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1371-11 Anexo 1.2_Modelo de Manual de Procedimentos 8 ago_final (1).pdf

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Ministério Público Federal Produto 6.1 – 1º Relatório de Monitoramento da Implantação 1 Modernização da Gestão Anexo 1.2 Modelo para elaboração de manual de normas e procedimentos dos Administrativa processos organizacionais do MPF Rio de Janeiro, 8 de agosto de 2011 1
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  Proposta de Prestação de Serviços FGV Projetos Nº xxx/xx 1   Modernização da Gestão Administrativa Ministério Público Federal Produto 6.1  –  1º Relatório de Monitoramento da Implantação 1 Anexo 1.2 Modelo para elaboração de manual de normas e procedimentos dos processos organizacionais do MPF Rio de Janeiro, 8 de agosto de 2011    Este Relatório contém informações confidenciais. Caso você não seja a pessoa autorizada a recebê-lo, não deverá utilizá-lo, copiá-lo ou revelar o seu conteúdo. ECN Nº 1371/11  –  Pjto 119/10   2 Sumário Sumário ......................................................................................................................................... 2 1. Base conceitual sobre Manuais ........................................................................................... 3 1.1 Definição ............................................................................................................................ 3 1.2 Objetivos ............................................................................................................................ 4 1.3 Requisitos essenciais ....................................................................................................... 4 1.4 Limitação ........................................................................................................................... 5 1.5 Conteúdo ........................................................................................................................... 6 2. Conteúdo dos Manuais de Normas e Procedimentos dos Processos do MPF................. 7 2.1 Elementos pré-textuais ..................................................................................................... 7 2.2 Elementos textuais ............................................................................................................ 8 2.3 Elementos pós-textuais .................................................................................................. 10 3. Referências Bibliográficas ................................................................................................. 11 Apêndice 1  –   Template   para os Manuais ................................................................................... 12 Apêndice 2  –   Template   de Instruções de trabalho ................................................................... 33      Este Relatório contém informações confidenciais. Caso você não seja a pessoa autorizada a recebê-lo, não deverá utilizá-lo, copiá-lo ou revelar o seu conteúdo. ECN Nº 1371/11  –  Pjto 119/10   3 1. Base conceitual sobre Manuais 1.1 Definição Pode-se compreender Manual como o documento que reúne informações de forma sistematizada acerca de determinado assunto, de forma a ser um facilitador do funcionamento da organização, por servir como um orientador. O manual pode ser um conjunto de políticas ou normas, procedimentos, atividades, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos profissionais que atuam em uma determinada organização. Os principais tipos de Manuais podem ser divididos em:   Da Organização: estabelece a estrutura organizacional e suas atribuições. Em algumas organizações é denominado de Regimento Interno;   De normas e procedimentos: estabelece as normas e procedimentos utilizados na organização para uma determinada finalidade, explicitando como as atividades devem ser desenvolvidas;   De políticas e diretrizes: estabelece as políticas e diretrizes da organização que devem servir como guias na tomada de decisão ao alcance dos objetivos organizacionais;   De gestão de pessoas (ou do servidor): estabelece orientações gerais sobre a organização, indicação de direitos e deveres para conhecimento dos profissionais que forem atuar na empresa; e   De finalidade múltipla: pode ser elaborado contendo mais de um dos aspectos apresentados anteriormente. Considerando o exposto, no caso do Ministério Público Federal - MPF  os manuais são de normas e procedimentos dos processos, pois deverão conter “como fazer” as atividades relacionadas, de modo a padronizar o trabalho e servir como instrumento para execução do trabalho.    Este Relatório contém informações confidenciais. Caso você não seja a pessoa autorizada a recebê-lo, não deverá utilizá-lo, copiá-lo ou revelar o seu conteúdo. ECN Nº 1371/11  –  Pjto 119/10   4 1.2 Objetivos Os manuais de normas e procedimentos dos processos são importantes fontes de informação sobre a organização e apresentam como principais objetivos os seguintes:   Fixar critérios e padrões da forma de fazer os processos organizacionais;   Uniformizar a terminologia técnica e administrativa utilizada na organização;   Normatizar as atividades, métodos e formulários utilizados;   Garantir a execução correta dos processos, independentemente das alterações políticas, gerenciais e administrativas;   Evitar equívocos sobre a interpretação de como deve ser feito algum procedimento do processo;   Contribuir na ambientação e treinamento de novos servidores, bem como dos antigos que assumem novas funções;   Contribuir para a eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; e   Servir como instrumento efetivo e contínuo para consulta e orientação aos profissionais da organização. 1.3 Requisitos essenciais O Manual deve ter uma redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível. Portanto é indispensável que o redator do Manual considere sempre a visão do leitor, procurando evitar linguagem rebuscada ou de difícil entendimento por aqueles que não dominam a linguagem técnica da área sobre a qual o manual instrui, ou seja, o manual deve ser redigido partindo do pressuposto de que o leitor não conhece do assunto e que é o meio para ensiná-lo. O Manual deve conter divisões e subdivisões que facilitem a compreensão e o uso do texto. O leitor deve ter clareza dos passos a seguir para atingir os resultados almejados pela atividade realizada. Neste sentido, clareza e objetividade no registro dos procedimentos são primordiais na elaboração do Manual. Um Manual bem elaborado cumpre apenas parte de sua função na organização. Além disto, deve-se ter muita atenção também com a divulgação e comunicação do mesmo. Estes momentos
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