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Ata de Reunião para Análise Crítica do Sistema de Gestão da Qualidade da FDSM

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FACULDADE DE DIREITO DO SUL DE MINAS Av. Dr. João Beraldo, 1075 Centro Pouso Alegre MG Fone: (35) Fax: (35) Ata de Reunião para Análise Crítica do Sistema de Gestão da Qualidade da FDSM Reunião nº Tipo: Hora: Local: 1º de 2014 Ordinária 13h Diretoria Descrição da reunião Em 21 de fevereiro de 2014, sexta-feira, às 13h, na sala da Diretoria, realizou-se reunião da Direção da FDSM, sob a condução do representante da direção, Prof. Carlos A. Conti Pereira, conforme procedimento estabelecido no Manual da Qualidade (2.9 Análise Crítica pela Direção, p. 10), com o objetivo de analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade como um todo. Prof. Rafael Tadeu Simões agradeceu o comparecimento de todos e deu a palavra para Prof. Carlos Alberto Conti Pereira que informou sobre o andamento e status das ações realizadas após a última reunião de análise crítica e o resultado da auditoria de manutenção, ocorrida em novembro de Entradas para a análise crítica: 1. Resultados de auditorias Prof. Carlos Alberto Conti Pereira informou que a auditoria externa de manutenção foi realizada entre os dias 04 e 06 de novembro de 2013, com a participação do Sr. Gilberto de Souza do ABS, entidade certificadora da FDSM, na condição de auditor líder e passou a leitura do relatório no trecho intitulado Comentários gerais : Pode-se verificar durante auditoria o grande envolvimento, comprometimento dos colaboradores em manter e melhorar o SGQ, além do comprometimento da Alta Direção com o SGQ. Após análise da documentação, verificação dos registros e entrevistas com os colaboradores, pode-se concluir que o S.G.Q encontra-se implementado, monitorado e mantido, estando voltado para melhoria contínua dos processos e serviços. O Sistema de Gestão da Qualidade da FDSM cumpre com os requisitos exigidos pela NBR ISO 9001:2008, logo fica a recomendação pela manutenção da certificação. Prof. Carlos Alberto Conti Pereira ressalta que isso é o resultado do conjunto entre um sistema de gestão da qualidade maduro e o estabelecimento de objetivos e metas claras para todos os envolvidos, norteados pela confiabilidade do ensino e credibilidade da instituição. E complementa dizendo que trabalho em equipe, voltado para a melhoria contínua, nada mais é do que o grande diferencial da FDSM. Assim com base no relatório apresentado, que segue como anexo (ver item 13) e análise das oportunidades para melhorias concluiu-se: Sobre o item aprimorar a verificação do requisito violado em auditoria interna : não é viável a sua unificação em função da necessidade de monitoramento de cada ação corretiva gerada. Como há setores pertencentes a diferentes processos, consequentemente com gestoras diferentes, haverá prazos, responsáveis e ações diversas. Assim, o acompanhamento deverá ser independe. Sobre o item aprimorar o monitoramento dos planos de ações, para melhor controle do que já foi encerrado e eficaz e dos que estão sendo implementados : a implantação do novo sistema do SGQ permitirá avaliação do quesito para decisão da ação a ser tomada posteriormente. 2. Realimentação do cliente Na sequência realizou-se a análise do relatório fornecido pela Ouvidoria da FDSM para as demandas 2013 em comparação com 2012: A) Perfil do Demandante Perfil dos Participantes Acadêmico Colaborador 9 19 Comunidade 9 29 Ex-aluno 8 4 Direção 1 0 Total Considerações: Em 2013, no perfil acadêmico foi considerado alunos da Graduação, da Pós-graduação, do Marcato e do Mestrado. Em 2012, houve uma demanda da direção. Assim, realizando o comparativo entre os perfis equivalentes, temos: B) Formas de recebimento das demandas Em relação às formas de recebimento das demandas, continua prevalecendo as recebidas por e pelo link da Ouvidoria em proporções aproximadas. C) Categoria das demandas Categoria 2012 % 2013 % Denúncia 1 1% 0 0% Elogio 16 8% 24 10% Informação 47 24% 77 32% Reclamação 71 36% 85 35% Solicitação 43 22% 33 14% Sugestão 17 9% 22 9% Total Em 2013, ocorreu um aumento de 23,58% no número das demandas. Através da tabela acima e do gráfico a seguir pode-se notar que no ano de 2013 houve: Aumento de 2% no número de elogios e 8% nos pedidos de informações; Queda de 1% no número de reclamações e de 8% nas solicitações. As sugestões permaneceram com a mesma porcentagem (9% das demandas) e não houve denúncias. D) Demandas por mês Em 2013, abril foi o mês com maior registro de demandas (32). Em 2012, o mês com maior número de demandas foi agosto (23). E) Situação das demandas Análise: Após a análise de todos os dados compilados, conclui-se que a credibilidade do sistema de gestão da qualidade da instituição está evidenciada em função do expressivo aumento de demandas encaminhadas no ano de Política da Qualidade Após análise do seu conteúdo percebeu-se que a política já é parte do cotidiano entre os envolvidos, está inserida na rotina de trabalho de cada colaborador. Assim sendo, não demanda revisão. 4. Desempenho de processo e conformidade do produto Verificar em reunião específica os indicadores da qualidade, quando será possível a verificação de desempenho do processo. Conformidade do produto: ver itens 5 e 6 a seguir. 5. Situação das ações preventivas e corretivas Constam na data de hoje 05 ações corretivas e 18 ações preventivas abertas no sistema. 6. Acompanhamento das ações de análises críticas anteriores Foram tratadas de maneira específica ao longo deste documento. 7. Mudanças que podem afetar o sistema de gestão da qualidade Determina-se a exclusão do AN 01 IT 010 PQ 03 Projeto Pedagógico 2009 da IT 010 PQ 03 Projeto Pedagógico, em virtude do encerramento do curso anual. Nomeia-se Vanderléia Maria Teodoro Ferreira como gestora do processo da pósgraduação, em substituição a gestão provisória de Natália Carvalho Campos Reis. Atuação a iniciar em março de Assim, determina-se a atualização do documento PQ 04 Processo Ensino Pós-Graduação. Como primeira atribuição providenciar o esboço da Instrução de Trabalho do Mestrado, para, após análise, inclusão no processo pós-graduação e demais documentos envolvidos, depois das auditorias internas e de manutenção de Já incluir a caixa Mestrado no organograma e nesta revisão do manual. Determina-se a exclusão da IT Analista de Processos do Organograma Institucional e do procedimento de qualidade, em virtude de se tornar parte integrante da instrução de trabalho dos usuários, sendo por eles atualizados quando necessário. Além disso, alteração no organograma nas caixas ASCOM e Tecnologia da Informação que sai da Coordenadoria de Apoio e Aquisições para Coordenadoria Financeira. Resultados Saídas da análise crítica 8. Recomendações para melhoria Sobre a auditoria interna, estabelece-se entre os meses de setembro e outubro de E para auditoria de manutenção da empresa certificadora ABS Quality Evaluations pretende-se entre novembro e dezembro de Melhoria da Eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade e seus processos A atualização do software de gestão da qualidade está em processo de cadastramento. Assim, determina-se que os dois softwares de gestão ainda permaneçam disponíveis até a total migração dos documentos. 10. Melhoria do serviço em relação aos requisitos do cliente O Núcleo de Extensão, localizado junto aos setores de Atividades Complementares e Monografias, desloca-se para um setor específico denominado Extensão e Projetos, sob a responsabilidade da Profa. Ana Carolina e equipe do antigo Curso Marcato. Isto para aperfeiçoar os serviços e aproveitamento dos nossos alunos e convidados. 11. Necessidade de recursos Melhorar a infraestutura de logística e internet para atender as demandas da instituição. Aperfeiçoar os serviços prestados via internet através do portal do aluno. Oferecer opções de atividades acadêmicas através de ambiente virtual (Ensino à distância EAD). 12. Assinaturas Nada mais havendo a tratar, o Sr. Diretor agradeceu a presença de todos dando por encerrada a reunião da qual foi lavrada esta ata. Alta Direção Rafael Tadeu Simões Diretor Carlos Abel Guersoni Rezende Vice-diretor Luiz Otávio de Oliveira Rezende Presidente da Fundação Sul Mineira de Ensino Leonardo de Oliveira Rezende Coordenador do Curso Representante da Direção: Carlos Alberto Conti Pereira Gestoras de Processo Andréia Maria de Rezende Silva gestora do processo suporte Cristiane Aparecida Morais gestora processo comercial Lucinéia Martins Barros gestora do processo sistema de gestão da qualidade Natália Carvalho gestora do processo graduação e pós-graduação 13. Anexo Relatório de Auditoria No: QE /12-S Nome da Empresa: FACULDADE DE DIREITO DO SUL DE MINAS Pessoa de Contato: Mr. Carlos Conti Telefone: Data do Relatório: Datas da Auditoria: Duração da Auditoria: «2.5» auditor day(s) Norma(s) : ISO 9001:2008 Número Total de Colaboradores verificado no local: 132 Código(s) IAF/ NACE: 37/80.3 Escopo de Certificação: GRADUATE AND POST GRADUATE EDUCATION PROGRAMS IN THE LAW AREA PROGRAMAS DE GRADUAÇÃO E PÓS-GRADUAÇÃO NA ÁREA DE DIREITO. Membro(s) da equipe auditora Gilberto de Souza - Lead Auditor, Recomendação da Equipe Auditora(s): Fase II / Expansão de Escopo / Transferências: Aprovado Em Aberto Monitoramentos: Continuação Continuação Sujeita a Ação Corretiva Análise da Certificação Auditorias de Renovação: Reaprovado Reaprovado Sujeito a Ação Corretiva Análise da Certificação Requerida Auditoria de Follow-up? Recomendação da Duração: Data Proposta: Sim Não Resultados da Auditoria: No Total. de Não-Conformidades 0 No. de N/C s Maiores No. de N/C s Menores Para Auditorias de Renovação e Monitoramento de Certificação Sim Não Existe alguma não-conformidade repetida de auditoria(s) anterior(es)? Há alguma alteração ou há alteração recomendada que afete o Escopo Certificado? (Se sim, preencher a seção referente a alterações na página 2) A equipe auditora recomenda alguma alteração na duração da próxima auditoria para verificar ações corretivas resultantes de não conformidades identificadas? (Requerido para o programa de certificação ISO/TS 16949) Se a alteração for recomendada, registre a duração recomendada Sim Não Datas Propostas para a próxima auditoria Data de Início Data de Encerramento 05/11/ /11/2014 Mudanças que afetam o escopo de certificação Instruções: 1. Entrar em contato com o escritório do ABS-QE para aprovação antes de proceder qualquer alteração 2. Consultar o Procedimento QE-OPS-305 para Expansões de Escopo 3. Marcar Sim na página 1 do relatório de auditoria para indicar alterações identificadas Alteração significativa na descrição do escopo Alteração / Inclusão / Remoção de site(s) Alteração da razão social/propriedade da empresa Mudanças na linha de Produto Aumento / Redução no Número de Colaboradores Outras: Não é necessário entrar em contato com o escritório do ABS-QE para o seguinte: Aumento ou Diminuição no Intervalo / Frequência de Modificação de Atividades Auditorias Aumento ou Diminuição na duração da auditoria com base Alterações - OEM Supplier Code no histórico de desempenho do cliente (aplicável p/ ISO TS 16949) Modificação / Inclusão de NACE Code Detalhes da alteração: Recebimento do Relatório da Auditoria Um relatório de auditoria escrito (draft ou final) que incluiu a descrição de todas as nãoconformidades, oportunidades para melhorias, e recomendações da equipe auditora foi fornecido à organização na Reunião de Encerramento. Este relatório foi recebido pela Organização Se o Relatório Final não foi deixado com o cliente ao final da auditoria, favor informar a data em que foi encaminhado ao cliente: Relatório Final Draft Conclusões da Equipe Auditora a respeito da eficácia do Sistema de Gestão: Com base nos resultados da auditoria, a equipe auditora concluiu que o Sistema de Gestão estava efetivamente implementado e mantido de acordo com os requisitos definidos. Com base nos resultados da auditoria, a equipe auditora concluiu que o Sistema de Gestão estava efetivamente implementado e mantido de acordo com os requisitos definidos, exceto como observado nas não-conformidades. Com base nos resultados da auditoria, a equipe auditora concluiu que o Sistema de Gestão não estava efetivamente implementado e mantido de acordo com os requisitos definidos. A recomendação da equipe auditora é pela Análise da Certificação. Para Auditorias de Renovação e Monitoramento da Certificação (Remover no caso de auditorias Iniciais) O uso das logomarcas do(s) Acreditador(es) e do ABS QE estava em conformidade com as Regras de Uso das Logomarcas estabelecidas pelo ABS QE, Inc. (Se a resposta for Não, veja comentários na seção Comentários Gerais ) Sim Não Houve mudanças significativas no gerenciamento executivo da organização? (Se a resposta for Sim, veja comentários na seção Comentários Gerais ) Houve mudanças significativas no sistema de gestão certificado? (Se a resposta for Sim, veja comentários na seção Comentários Gerais ) Comentários Gerais: A auditoria externa de manutenção da certificação, ocorreu no período de 04 à 06/11/2013, conforme combinado entre o escritório do ABS-QE e a organização Faculdade de Direito do Sul de Minas (FDSM), durante auditoria foram avaliados os processos: Comercial, Assessoria de Comunicação, Graduação e Sistema de Gestão da Qualidade. Pode-se verificar durante auditoria o grande envolvimento, comprometimento dos colaboradores em manter e melhorar o SGQ, além do comprometimento da Alta Direção com o SGQ. Após análise da documentação, verificação dos registros e entrevistas com os colaboradores, pode-se concluir que o S.G.Q encontra-se implementado, monitorado e mantido, estando voltado para melhoria contínua dos processos e serviços. O Sistema de Gestão da Qualidade da FDSM cumpre com os requisitos exigidos pela NBR ISO 9001:2008, logo fica a recomendação pela manutenção da certificação. Locais Auditados: -Av. Dr. João Beraldo, Pouso Alegre-MG-Brasil Exclusões (Aplicável para SGQ) Sim Não A organização excluiu algum requisito da norma de seu Sistema de Gestão? (verificar exclusões e justificativas como descritas no Manual do SGQ) Requisito Excluído Validação dos Processos de Produção e Fornecimento de Serviço Justificativa para Exclusão Não aplicável aos serviços educacionais, que podem ser acompanhados, monitorados, avaliados e modificados durante sua realização, de tal forma que os objetivos planejados possam ser atingidos. Processos Terceirizados Sim Não A organização terceirizou processos? Listar os processos terceirizados: Se sim, a organização implementou controles adequados sobre os processos terceirizados? Não Auditado Interação entre os Processos (Aplicável somente para SGQ) Sim Não A organização incluiu uma descrição da interação entre os processos do Sistema de Gestão no Manual? Os processos e suas interações estão descritas na página 08/13, no Manual da Qualidade MQ 001 Rev03. Os Processos que compõem o Sistema são: Gestão da Qualidade; Comercial; Suporte; Graduação e Pós Graduação. Turno Hora de Início do Turno Hora de Término do Turno Diurno 07:30 h 18:00 h Auditoria de Todos os Turnos Sim Não Todos os turnos foram auditados? Se todos os turnos não foram auditados justifique o porquê de não terem sido auditados: Requisitos Legais & Outros Requisitos Sim Não A organização identificou os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis? * Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) * Portarias do MEC. Análise Crítica pela Direção: Sim Não Análises Críticas pela Direção atendem a todos os requisitos da Norma e o processo de Análise Crítica pela Direção está efetivamente implementado Auditorias Internas Sim Não Auditorias Internas foram efetivamente implementadas e em conformidade com os requisitos da Norma Ações Corretivas e Preventivas Sim Não Ações Corretivas e Preventivas foram efetivamente implementadas e em conformidade com os requisitos da Norma Verificação de Ações Corretivas para Não-Conformidades de Auditorias Anteriores : Audit. No. Cláusula No. Item No. Evidência(s) da Efetiva Implementação (Marcar N/A se não houve N/C) Ação(ões) Corretiva(s) ainda em processo para a(s) não-conformidade(s) nº.: Ação(ões) Corretiva(s) NÃO efetiva(s) para a(s) não-conformidade(s) nº.: Não-Conformidades: A auditoria foi baseada em amostragem randômica e, portanto, podem existir não-conformidades que não tenham sido identificadas. Instruções: Encaminhar respostas para as não-conformidades ao ABS-QE dentro de 60 dias do último dia da auditoria. para: Planos de Ação Corretiva devem incluir: 1. a. ações de contenção / correção, b. resultados da investigação da causa raiz, c. ações para eliminar a causa raiz e prevenir a sua reocorrência e d. datas previstas para a implementação e. Para Sistemas de Gestão Multi-site as ações corretivas devem considerar a extensão a todos os sites sob o Sistema de Gestão Certificado. 2. Evidência objetiva de implementação - requerida a ser submetida sob as seguintes circunstâncias: a. Todas as não conformidades identificadas em auditorias ISO/TS 16949; b. Todas as não conformidades incorridas durante as auditorias de Recertificação, Fase 2, Transferência de Certificação e Expansão do escopo das normas Aeroespaciais AS 9100 NBR AS 9110 AS 9120; c. para todas as Não Conformidades Maiores identificadas em todos os demais programas Audit. No. Cláusula No. Item No. Descrição da Não-Conformidade (Requisito, Não-Conformidade, Evidência) Requisito: Não-Conformidade: Evidência: Requisito: Não-Conformidade: Evidência: Requisito: Não-Conformidade: Evidência: Categoria M - Maior I - Menor Processo de Apelação - ABS QE: Qualquer cliente pode contestar qualquer decisão tomada pelo ABS QE e registrar uma reclamação contra essa decisão. Tal reclamação deve ser feita por escrito e será submetida a procedimento do ABS QE para tratamento de apelações e disputas- QE-CRT-400. As apelações devem ser apresentadas no prazo de 10 dias úteis a partir da emissão do relatório. A apresentação, investigação e quaisquer decisões sobre as apelações não resultarão em quaisquer ações discriminatórias contra o apelante Processos / Áreas Auditadas: Processo (QMS): Processo Comercial Métricas de Desempenho: Inscrições e Matrículas no Vestibular 2013, após avaliação do indicador, o mesmo não apresenta uma meta estabelecida, a organização entende que o número de inscrições para o vestibular já atingiu a capacidade máxima, atualmente o indicador está sendo usado para monitoramento. Nº de InscrIções no Vestibular Nº Inscritos/ pagos Nº Alunos matriculados Entradas: Receber as solicitações dos clientes (escolas), receber a relação de alunos que assistiram as palestras nos anos anteriores, receber os alunos do ensino médio para mostrar a faculdade, receber as solicitações dos alunos via telefone, via , fale conosco (no site). Saídas: Atender as solicitações dos clientes, cadastrar os dados dos alunos na planilha, responder as dúvidas dos clientes, ligar para os vestibulandos para informar a classificação e período de matrícula, Divulgar os Cursos de Pós Graduação e Extensão para os alunos concluintes. Documentos / Registros: IT-AN 06 IT 003 PQ 01 Manual de Acesso de Inscrição no Vestibular. IT 003 PQ 01 Vendas Relações Públicas. AN 01 IT 003 PQ 01 Cadastro de Potenciais Clientes para Graduação Notas de Auditoria: Durante auditoria foi acompanhado o atendimento aos alunos, via telefone, ou pelo site, verificado a comunicação com o cliente via , aluno Rafael, motivo do contato: dificuldade de realizar a inscrição no vestibular pelo site; orientado o candidato sobre a tratativa do problema, via . O processo comercial controla as escolas que serão visitadas pela FDSM para divulgação do curso. Atualmente a FDSM, dispõem 170 vagas para o curso noturno e 80 vagas para o curso diurno. Verificada a Palestra na Escola Estadual Monsenhor José Paulino; Cidade: Pouso Alegre; Público: Alunos do 3º Ano do Ensino Médio; Relatório a respeito da visita: Positivo Histórico da visita: Evidenciado através de fotos, todas as visitas nas escolas são devidamente fotografadas. Processo encontra-se bem implementado, monitorado e mantido, pode-se verificar uma grande
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