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Banco_de_Dados,_Sistemas_de_Informação_e_Auditoria_em_RH.pdf

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Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em RH Autores: Ana Carolina Caldas, Bruno Bitencourt, Iure Braidy, Juliana Tourinho, Patrícia de Moura e Tadeu Santa Bárbara. Resumo: O presente artigo foi elaborado no intuito de trazer um maior esclarecimento quanto à verdadeira importância dos temas abordados – Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em Recursos Humanos. No decorrer do mesmo, conceituaremos cada um desses itens, demonstrando o que é relevante para cada empresa cont
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  Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em RH Autores: Ana Carolina Caldas, Bruno Bitencourt, Iure Braidy, Juliana Tourinho, Patrícia de Moura e Tadeu Santa Bárbara. Resumo: O presente artigo foi elaborado no intuito de trazer um maior esclarecimento quanto à verdadeira importância dos temas abordados – Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em Recursos Humanos. No decorrer do mesmo, conceituaremos cada um desses itens, demonstrando o que é relevante para cada empresa conter em relação aos mesmos. O estudo de caso realizado foi elaborado para demonstrar com maior clareza a teoria estudada e a prática em uma empresa. Palavras-chave: banco de dados, sistemas de informação e auditoria em recursos humanos. Introdução Este presente trabalho abordará os seguintes temas: banco de dados, sistema de informação e auditoria. Banco de dados é um conjunto de informações relacionadas entre si, referentes ao mesmo assunto, organizadas de uma forma bastante prática para que o usuário obtenha as informações facilmente. O Sistema de Informação é o gerenciamento do fluxo de dados na organização. Tem como objetivo principal auxiliar no planejamento, implementação e controle dos processos, no caso específico do trabalho de Recursos Humanos. Entretanto, a auditoria é a verificação das políticas e práticas do pessoal da organização e tende a analisar a conformidade das mesmas. É conduzida por uma pessoa tecnicamente preparada, que emite um parecer sobre o processo analisado. Foi realizado um estudo de caso, no qual foi escolhida uma empresa do ramo do varejo, de srcem holandesa e fundada no século XIX. Veio para o Brasil na década de 70, em São Paulo. Além de ser uma das grandes empresas varejistas, também trabalha com produtos e serviços financeiros. Banco de Dados O banco de dados “pode ser considerado como uma coleção de dados inter-relacionados, representando informações sobre um domínio específico”, ou seja, sempre que for possível agrupar informações que se relacionam e tratar de um mesmo assunto, pode-se dizer que temos um banco de dados. Os dados servem de base para a formação de juízos e resolução de problemas, porém só tem maior importância quando estão classificados, armazenados e relacionados, permitindo a obtenção de informação. Os objetivos de um sistema de banco de dados são o de isolar o usuário dos detalhes internos do banco de dados (promover a abstração de dados) e promover a independência dos dados em relação às aplicações, ou seja, tornar independente a aplicação, a estratégia de acesso e a forma de armazenamento. O banco de dados é responsável pelo armazenamento e acumulação de dados devidamente codificados e tem como principal objetivo a transmissão das informações desejadas.   2 Banco de dados de RH Um banco de dados de Recursos Humanos pode ser classificado como um conjunto de dados armazenados, organizados e relacionados logicamente e que seja referente às pessoas internas e externas da organização e esteja ligado à Gestão de Pessoas. Algumas informações desejadas que devem conter em um banco de dados de recursos humanos são: ã Avaliação de desempenho – demonstrar com base nas competências que os cargos exigem uma avaliação individual ou geral dos funcionários, armazenando uma série histórica das competências e do desempenho. ã Administração de Treinamento – informar as necessidades de treinamentos com base no perfil do cargo, selecionar os participantes, ajudar na definição do orçamento. ã Avaliação e pesquisa – informar a eficácia dos treinamentos com base em pesquisas de opiniões, demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, com pesquisa de Clima Organizacional, entre outros. ã Provisão de pessoal – Visualizar currículos cadastrados, fazer triagem de candidatos por perfil estabelecido, mostrar agenda de entrevistas, fazer acompanhamento do processo de seleção. De acordo com Chiavenato (2000, p. 466), o exemplo de banco de dados de RH pode ser visto na figura abaixo: Entrada de Dados   Saída de Informações Banco de Dados Cadastro de Pessoal Cadastro de Cargos Cadastro de Seções Cadastro de Remuneração Cadastro de Benefícios Cadastro Médico   3 Banco de dados na empresa Quando saímos da teoria e vamos para a prática, em relação a esse assunto, conseguimos observar a sua importância para, por exemplo, a obtenção do resultado esperado dentro de uma empresa, seja em vendas, em treinamento de pessoal, em desenvolvimento organizacional, etc. Um banco de dados, quando bem elaborado e utilizado, pode levar uma empresa a possuir algo que certamente irá diferenciá-la das concorrentes no mercado. A empresa estudada utiliza-se do seu banco de dados para armazenar e acumular dados que, após serem processados, irão facilitar o controle e gerenciamento dos seus clientes (internos e externos) e fornecedores. Em relação ao RH, a empresa possui cerca de 15000 associados nas suas mais de 100 lojas espalhadas pelo Brasil e um departamento de RH centralizado (atualmente encontra-se em processo de mudança e terceirização), o que dificulta ainda mais o controle dos seus funcionários e eleva a necessidade de possuir um banco de dados eficiente. As lojas atuam ligadas a uma matriz administrativa. No entanto, todo o processo de seleção e recrutamento de pessoas, até o cargo de auxiliar de cliente sênior, é feito pela própria loja ou por uma empresa de RH terceirizada. As lojas são responsáveis pelo cadastramento dos funcionários junto a sua ocupação pela atualização e correção dos pontos eletrônicos, pela criação do seu próprio banco de dados de currículos, para que, em momentos que exista necessidade de aumentar o quadro, consiga rapidamente selecionar as pessoas e suprir a carência existente. A empresa tem uma carência no que se refere a ter um banco de dados de avaliação de desempenho, pois possui apenas uma avaliação dos funcionários, que é feita anualmente, o que talvez, pela rotatividade das pessoas, acaba por perder talentos para outras empresas. No entanto, já está sendo construído um banco de dados com uma nova formulação de avaliação de desempenho, o que certamente irá auxiliar a empresa no treinamento e desenvolvimento dos seus funcionários. Outra carência que existe na empresa é a de não formular pesquisas de opiniões. Sem conseguir demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, por exemplo, enfrenta dificuldades na relação empresa-associados, pois não identifica o grau de concordância e discordância para as suas práticas de gestão de RH. Por conseguinte, não tem como monitorar o impacto das mudanças eventualmente implantadas. Em relação aos custos e as receitas, as lojas possuem um banco de dados completo com todos os custos e receitas para que, ao serem processados, consigam sinalizar eventuais desvios nos objetivos da empresa. A empresa ainda trabalha com os seguintes bancos de dados: cadastro de cargos, cadastro de seções, cadastro de benefícios, cadastro de remuneração, dados sobre candidatos, sobre cursos e atividades de treinamento, dentre outros. É válido ressaltar que a empresa possui um excelente banco de dados dos seus clientes (externos), onde   4 constam todos os registros de compra e pagamento destes, fazendo com que possa ser utilizado na obtenção de informações valiosas quando for, por exemplo, lançar uma coleção. O processamento desses dados é feito nas seguintes formas: manual, pois uma parte desse processamento é feita através de talões ou fichas sem auxílio de máquina de escrever ou de microcomputadores; semi-automático, pois possuem características de processamento manual ligadas às de processamento automático, onde utiliza-se da máquina programada para determinado conjunto complexo de operações que desenvolve totalmente a seqüência de operações, sem que haja intervenção humana entre um ciclo e o seguinte. A importância do Banco de Dados O Banco de Dados de Recursos Humanos é uma poderosa ferramenta para a empresa, pois com um banco de dados bem implantado e integrado os gestores serão capazes de tomar decisões mais adequadas. O sucesso de um programa de Recursos Humanos depende basicamente de como o sistema é planejado e desenhado. Um Banco de Dados de RH tem que ser capaz de prover informações gerenciais para subsidiar decisões da administração, bem como suas metas e objetivos. Também se espera que ele disponibilize informações estratégicas para a área de RH e que tenha uma fácil visualização e utilização por parte dos usuários. Atualmente o Banco de Dados de RH deixou de ser utilizado apenas pelo administrativo e passou a ser uma ferramenta indispensável a vários membros de uma organização. Ele dá um suporte aos gerentes de linha e aos funcionários, permitindo a visualização de desempenho e escolha de melhores decisões; e ao administrativo, redução dos custos e tempo de processamento da informação. Sistemas de Informações Um sistema de informação gerencial (SIG) tem como principal objetivo auxiliar a tomada de decisões do administrador. Para tal, a informação deve ser colhida, processada e armazenada. A tomada de decisão vem com o conhecimento oportuno gerado pelo sistema de informação. Esse conhecimento é gerado através de dados trabalhados. Segundo Chiavenato (1997, p. 108), dados são apenas índices, uma manifestação objetiva, passível de análise subjetiva. Informações são dados classificados, armazenados e relacionados entre si que permitem que a mesma seja gerada, sendo ambas necessitadas de processamento. O processamento de dados é, então, o grande responsável pela transformação dos dados em informações. De acordo com Chiavenato (1997, p. 109), existem três tipos de processamento: a) Manual – através de fichas, talões, etc., sem auxílio de máquinas. b) Semi-automático – ainda há características dos sistemas manuais, porém já existe uma máquina para auxiliar as operações. c) Automático – o processo é totalmente automatizado, geralmente auxiliado por máquinas, sem a necessidade da intervenção humana.

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Aug 10, 2017
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