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Como Elevar a Produtividade Em Um Escritório de Arquitetura

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  Como elevar a produtividade em um escritório de arquitetura Por  Juliana Nakamura AU - Edição 242 - Maio/2014   Produzir mais em menos tempo é um dos sonhos de consumo do mundo contemporâneo !o caso especia dos escrit#rios de ar$uitetura% produti&idade si'ni(ca conc uir os pro)etos com e(ci*ncia% dentro dos prazos acordados% e manter um +om ,uo de tra+a ho% su(ciente o +astante para manter a empresa em e$ui .+rio (nanceiro !a prtica% azer isso re$uer um 'rande esorço de 'estores e .deres de pro)etos para criar um c ima or'anizaciona prop.cio  produção  precisotam+ém manter% a todo o momento% o en'a)amento e o en&o &imento dos mem+rosda e$uipe para $ue todos% )untos% açam o +arco andar PLANEJAR SIM 3uem est preocupado em e e&ar a produti&idade de&e% antes de tudo% e a+orar um+om p ane)amento 5 pro+ ema é $ue p ane)ar e sistematizar nem sempre são ati&idades ami iares para os ar$uitetos% cu)a natureza do tra+a ho est muito mais re acionada  criati&idade do $ue ao cumprimento de p anos e metas mais ri'oroso% comenta a ar$uiteta 6era 7a8ari Mas não h outra sa.da $uando se tem c ientes $ue +uscam resu tado% t*m escopos de(nidos e prazos de entre'a% continua a ar$uiteta% $ue tem escrit#rio em Porto A e're  P ane)amento e or'anização de&em ser encarados como a iados% e nunca como amarras  criação% deende 9ernanda 7annoni% consu tora em 'estão ocada em empresas prestadoras de ser&iços E a ep ica $ue a produti&idade est diretamentere acionada ao processo :como azer; e s pessoas :$uem az; A a ta de processosmapeados e contro ados 'era retra+a ho e perda de tempo E o tempo dos pro(ssionais é o recurso mais caro de um escrit#rio de ar$uitetura% a erta a consu tora COMO A!ER 9ernanda cita $uatro aç<es prticas $ue podem a)udar a e iminar 'ar'a os  produti&idade A primeira de as é mapear os processos de produção atuais do escrit#rio =o o$ue todos os ,uos de tra+a ho no pape  Em se'uida% ana ise riamente e com certo distanciamento os pontos $ue podem ser aprimoradosMude o ,uo dos processos &isando  me hor produti&idade e retire dos pro(ssionais mais eperientes ser&iços $ue possam ser rea izados por mão de o+ra menos eperiente A ideia é $ue% com isso% e es possam produzir mais ser&iços de a to &a or a're'ado !ão é incomum &ermos ar$uitetos titu ares ou super&isores azendo tra+a hos de +o> ou secretria% como atendimento te e?nico% ida a +ancos etc @sso é desperd.cio% re&e a 9ernandaesenhe% imp emente e contro e o mapa de processos idea para as caracter.sticas do ne'#cio Por (m% iste as pessoas e o $ue e as azem de me hor =om +ase nessas inormaç<es% procure rea ocar os pro(ssionais de acordo com suas compet*ncias e preer*ncias PRO #$I%I A E PELO RALO Para o ar$uiteto Marce o Bosset% a dica é prestar +astante atenção nas etapas $ue mais consomem tempo no dia a dia de um escrit#rio de ar$uitetura A compati+i ização dos pro)etos é uma de as% especia mente por$ue sua rea ização não depende apenas do nosso esorço% a erta epender da a'i idade de outros parceiros muitas &ezes pode ser um pro+ emaCe'undo Marce o% a estraté'ia para minimizar os danos% nesses casos% é se antecipar e tentar tra+a har com mar'em no crono'rama 3uando é de nossa responsa+i idade% procuramos contratar as empresas parceiras o mais cedo poss.&e  Dam+ém &a e dar preer*ncia a parceiros $ue cumprem prazos% su'ere o ar$uiteto MAIS O&JE$I%I A E !o dia a dia% a produti&idade em um escrit#rio de ar$uitetura aca+a tendo estreita re ação com o dom.nio% pe os pro(ssionais% de cada uma das etapas $ue comp<em o tra+a ho - estudo de &ia+i idade% estudo pre iminar% antepro)eto% pro)eto e'a e pro)eto eecuti&o 5 pereito conhecimento das entradas e sa.das de cada etapa é undamenta   isso $ue de(ne o $ue de&emos produzir em cada momento e aonde de&emos che'ar ao (na das etapas% pontua 6era 7a8ariPara a ar$uiteta% manter uma e$uipe ocada em resu tados é outra medida importante% ainda mais e&ando-se em consideração $ue os ar$uitetos são% por natureza% pessoas deta histas Cem o+)eti&os de(nidos e oco no resu tado% podemos passar um m*s pensando em mincias% como no pezinho da mesa aui iar E o processo não anda% eemp i(ca% ressa tando $ue% em um escrit#rio de ar$uitetura% o o+)eti&o de&e ser rea izar o me hor pro)eto poss.&e sempre &incu ado ao tempo dispon.&e  SE'MEN$A()O  Der oco em um se'mento% especia ização e eperi*ncia tam+ém podem azer a dierença $uando se +usca produti&idade Entender o ne'#cio do c iente e compreender suas necessidades a)udam a e&itar retra+a hos $ue minam a  produti&idade do escrit#rio !o nosso caso% tra+a hamos h 14 anos com ar$uitetura comercia e pro)etos para &are)o% como shoppin' centers% redes de o)as%hipermercados e hote aria Ce ti&ermos $ue pro)etar uma resid*ncia amanhã% certamente e&aremos muito mais tempo do $ue a 'uém $ue s# se dedica a essa tipo o'ia de pro)eto% compara 6eraPara poupar tempo% muitos escrit#rios optam por di&idir suas e$uipes por etapa de pro)eto% ormando especia istas $ue azem me hor e mais rpido ati&idades com as $uais tenham maior a(nidade Em outros casos% o me hor é criar 'rupos $ue atendam determinado per( de pro)eto ou c iente% do in.cio ao (m% e a. o 'anho se d pe a ami iaridade com o tipo de produto (na % su'ere 9ernanda 7annoni ESCON$RA()O PRO #$I%A As 'randes corporaç<es ) sa+em $ue am+ientes de tra+a ho saud&eis e a'rad&eis tendem a azer com $ue as pessoas tra+a hem mais e izes% contri+uindo para $ue se)am mais produti&as Em um escrit#rio de ar$uitetura% conse'uir um c ima or'anizaciona e&e não é di.ci % e&ando-se em conta o per( das e$uipes% na maioria% pessoas )o&ens e criati&as Mas um +om am+iente de tra+a ho não si'ni(ca c ima de esta As pessoas precisam sa+er $ue t*m responsa+i idades e prazos a cumprir% em+ra Marce o BossetPara manter todos no mesmo ritmo% &a e recorrer  rea ização de reuni<es semanaispara &eri(car o andamento dos pro)etos !o nosso caso% como sentamos um de rente para o outro% esse acompanhamento aca+a se dando na +ase da con&ersa diria% comenta Marce oA descontração% a iada a uma c ara de(nição de responsa+i idades e produti&idade esperada% é o am+iente mais ade$uado ao pro(ssiona de ar$uitetura% acredita 9ernanda Ce'undo a consu tora% uma iderança e(caz 'arante o e$ui .+rio entre umam+iente a'rad&e e descontra.do% o+)eti&os atin'idos e satisação de todos os en&o &idosPara isso% é undamenta $ue os co a+oradores sai+am c aramente o $ue é esperadode es% rece+am os recursos ade$uados para eecução% eed+acFs positi&os ou oportunidades de me horia ao on'o da rea ização dos tra+a hos 5 e$ui .+rio e a produti&idade serão determinados pe a $ua idade da iderança% inc usi&e $uanto  capacidade de esco her as pessoas certas para o ne'#cio% comenta a consu tora * dicas para ser mais produtivo +, $en-a o .oco na tare.a principal  6a orize seu tempo !ão perca tempo com deta hes $ue podem ser de e'ados a outras pessoas /, a0a coisas que voc1 n2o 3osta de .a4er  Mas $ue precisam ser eitas% como or'anizar dados% atua izar p ani has ou di'itar re at#rios 3uanto mais competente &oc* or nessas tareas% mais rapidamente se  i&rar de as 5, N2o dei6e o per.eccionismo paralisar seu tra7al-o  @sso é muito comum entre ar$uitetos !ão pense no seu tra+a ho como a 'o $ue depende de um nico e simp es deta he  o con)unto da o+ra $ue de(nir sua reputação 8, N2o tente .a4er tudo ao mesmo tempo  Mesmo diminuindo sua car'a de tra+a ho% azer uma coisa de cada &ez &ai a)ud- o a azer me hor 9, #tili4e: todos os dias: a lista de tare.as  Drata-se de um dos mais anti'os :e e(cientes; recursos para contro e de produti&idade ;, $en-a al3u<m para co7rar seus resultados Mesmo $ue &oc* se)a o titu ar do escrit#rio% con&ém de(nir a 'uém para $uem &oc*tenha de prestar contas diariamente Por eemp o% permita $ue sua secretria co+rea (na ização de tareas de sua rotina *, %eri=que suas redes sociais somente no =nal do dia  A menos $ue sua ati&idade pro(ssiona ei)a o contato permanente com seus ami'os e se'uidores nas redes sociais% considere essa ati&idade com distração 9onteG etra.do e adaptado do arti'o 11 dicas para aumentar a produtividade em 2014 % do consu tor Hnio Padi ha  
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