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Módulo EDAM Setembro de 2016 CONFIDENCIAL ESSILOR 2016 Todos os direitos reservados Somente para uso interno. Não divulgue, não copie e não distribua.

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Módulo EDAM Setembro de 2016 MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS Melhorar vidas através da visão Respeito às leis e aplicaçãodos mais elevados padrões. O respeito às leis e aos regulamentos públicos é uma
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Módulo EDAM Setembro de 2016 MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS Melhorar vidas através da visão Respeito às leis e aplicaçãodos mais elevados padrões. O respeito às leis e aos regulamentos públicos é uma obrigação de todos nós. Relações humanas baseadas nos nossos princípios. O respeito dos nossos princípios em nossas relações humanas é um elemento fundamental para alcançarmos os nossos objetivos. Usar os nossos recursos de maneira responsável e consciente. Responsabilidade, consciência e desenvolvimento sustentável devem guiar o uso dos recursos da Empresa. MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS VALORES ESSILOR INOVAÇÃOabrange todos os aspectos da empresa: tecnologia, fabricação, vendas e serviços. Inovação para promover o acesso à saúde visual das pessoas é o que direciona o nosso desenvolvimento. DIVERSIDADEe o valor que atribuímos às diferenças são forças que enriquecem nossa experiência humana. TRABALHO EM EQUIPE melhora a performance da Empresa e nos permite manter uma dinâmica de evolução permanente. RESPEITO E CONFIANÇA estão no centro das nossas relações humanas e promovem o comprometimento de todos. ESPÍRITO EMPREENDEDOR que se reflete no estímulo à iniciativa e ao empoderamento, características da Essilor. MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS DICAS PARA UMA BOA REUNIÃO/TREINAMENTO Escute com atenção, evitando conversas paralelas. Mantenha o foco na pessoa que está falando e solicite a palavra. Esclareça suas dúvidas, mesmo que pareçam óbvias. Desligue o telefone. Caso esteja esperando uma ligação essencial, utilize o modo silencioso. Atenção ao horário de início e término da reunião. Participe! Aproveite! Índice I) Abertura do Treinamento II) Estrutura CSC III) Introdução Automidia IV) Escopo do CSC V) Detalhamento dos Processos Abertura do Treinamento Índice OBJETIVO Apresentar visão macro das atividades sob responsabilidade da área de Recebimento Fiscal. Apresentar os processos, principais mudanças e regras de negócio. Capacitar os colaboradores na utilização das ferramentas necessárias. PÚBLICO-ALVO Colaboradores da EDAM. DURAÇÃO 2 horas Estrutura CSC Estrutura CSC CSC Marcelo Breyer Gerente 68 Processos e Indicadores André London Gerente Operação de Pessoal (RH) Leonor Ambrósio Supervisora Financeiro Terceiro Ramos Supervisor Contabilidade Andreia Camargo Supervisora Fiscal Claudia Silva Supervisora 12 Cadastros Maurício Santos Gerente 9 Central de Atendimento Supervisor TBD 8 Administração de Empregados Adiantamentos e Reembolsos Ativo Fixo Obrigações Fiscais Cadastro de Fornecedores Central de Atendimento Benefícios Pagamentos Contabilidade Recebimento Fiscal Cadastro de Produtos Melhoria Contínua Folha de Pagamento Recebimentos Gestão de Relatórios Cadastro de Clientes Indicadores Conciliação Pessoal Líder Gerente do CSC Estrutura CSC CSC Marcelo Breyer Gerente 68 Processos e Indicadores André London Gerente Operação de Pessoal (RH) Leonor Ambrósio Supervisora Financeiro Terceiro Ramos Supervisor Contabilidade Andreia Camargo Supervisora Fiscal Claudia Silva Supervisora 12 Cadastros Maurício Santos Gerente 9 Central de Atendimento Supervisor TBD 8 Administração de Empregados Adiantamentos e Reembolsos Ativo Fixo Obrigações Fiscais Cadastro de Fornecedores Central de Atendimento Benefícios Pagamentos Contabilidade Recebimento Fiscal Cadastro de Produtos Melhoria Contínua Folha de Pagamento Recebimentos Gestão de Relatórios Cadastro de Clientes Indicadores Conciliação Pessoal Líder Gerente do CSC Introdução Automidia Introdução Automidia Catálogo Principal 1) Ao acessar o Automidia, o cliente possuirá a visão de todas as opções disponíveis para abertura de chamado. 2) As possibilidades de abertura de chamados deverão respeitar o perfil de acesso de cada usuário. 3) Os cardápios do CSC Fiscal estão distribuídos nas opções: 1) - Fiscal 2) - Contas a Pagar Introdução Automidia Fiscal 1) Ao clicar no ícone Fiscal, é possível verificar todos os itens disponíveis para abertura de chamados que seguirão para a equipe CSC Fiscal. 2) Alguns itens do cardápio fiscal contam com subitens, como nos casos de Dúvidas, Entrada de Nota sem Pagamento, Liberação NI (Nota Manual), Reversão de nota fiscal e Solicitações. 3) Para acessar os subitens basta clicar no botão desejado. Introdução Automidia Fiscal Dúvidas 1) Na opção Dúvidas, o solicitante terá duas possibilidades de abertura de chamado: Dúvidas de Nota Fiscal e Legislação / Dúvidas sobre impostos. 2) Nota fiscal e Legislação são dúvidas relacionadas aos campos das notas, cálculos de impostos em geral ou de uma determinada NF, seja DANFE, nota de serviço ou até mesmo uma RPA. Dúvidas específicas na Legislação tributária. 3) Dúvidas sobre impostos, seria tributação em geral, incidência de impostos nas notas de entradas e saídas, impostos retidos na fonte e etc... Introdução Automidia Fiscal Entrada de Nota sem Pagamento 1) Ao clicar na opção Entrada de Nota sem Pagamento, 10 opções de chamados são exibidos: Compras Multi x EDAM, Devoluções, Entrada/Saída remessa conserto, Entrada de peça na garantia, Importações, Remessa Demonstração, Remessa Exposição, Remessas recebidas para troca, Simples Remessa e Transferência entre filiais(multi) Introdução Automidia Fiscal Entrada de Nota sem Pagamento Devoluções 1) Ao clicar na opção Devoluções, é possível acessar o subitem Devolução ao Fornecedor ou Devolução de Clientes. 2) No caso da devolução de clientes, há 2 opções: Entrada com NF do cliente ou nossa NF. No caso da nossa NF, todo processo será feito pela equipe da unidade(estoque), inclusive a emissão da nota fiscal de entrada. Introdução Automidia Fiscal Entrada de Nota sem Pagamento Importações 1) Ao clicar na opção Importações, 2 opções de chamados são exibidos: Ativo Fixo e Mercadorias / matéria-prima / uso e consumo. Escopo do CSC Escopo do CSC DIRF Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (2017) DCTF Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais Apuração Impostos Retidos na Fonte Apuração INSS Retido na Fonte RI Recebimento Integrado (Entrada de Notas Fiscais) Apuração IRPJ e CSLL ECF Escrituração Contábil e Fiscal DAM Declaração de Apuração Mensal (ICMS) SPED Fiscal (ICMS e IPI) SPED Contribuições (PIS e COFINS) DIA Declaração de Ingresso no Amazonas GI-ICMS (Guia de Informação das Operações e Prestações Interestaduais DCI Declaração de Controle de Internação para Zona Franca de Manaus Apuração de ICMS AM Apuração PIS e Cofins AM Desembaraço Eletrônico das NF s que Ingressam na Zona Franca de Manaus Declaração ISS Serviços Tomados Apuração ISS CEIPIM (Obrigação SEPLAN) Cadastro de Empresa com Incentivos do PIM Indicadores Econômicos Suframa Mapa de Produtos Químicos da Polícia Federal Taxa de Serviço Administrativo TSA Suframa Detalhamento dos Processos Ícones Informativos Atividade Manual Atividade Sistêmica GED C.M. Gestão Eletrônica de Documentos Processo de captura ou conversão de documentos físicos em eletrônicos. Seu principal objetivo é facilitar a organização e armazenamento de documentos, facilitar e agilizar a consulta e garantir a seguridade dos documentos. Case Management um processo colaborativo de avaliação, planejamento, facilitação e advocacia para opções e serviços para atender às necessidades de um indivíduo por meio de recursos de comunicação e disponível para promover resultados de custo-benefício de qualidade. Sistema ERP que reúne os processos Administrativos / Financeiros do grupo Essilor. Excel Processo. Subprocesso. Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Recebimento Integrado Recebimento de Nota Fiscal EDAM PRINCIPAIS MUDANÇAS Centralização do processo de recebimento integrado de notas fiscais de todas as unidades. Utilização da ferramenta de Case Management Automidia para envio das notas fiscais para o CSC. Arquivamento físico das notas fiscais originais será realizado em cada unidade de negócio. Recebimento Integrado Recebimento de Nota Fiscal EDAM REGRAS DE NEGÓCIO Será necessário anexar a nota fiscal na abertura de cada chamado. Os chamados deverão ser abertos respeitando o prazo máximo de 10 dias úteis do vencimento do documento. Os chamados deverão ser abertos já com a Ordem de Compra (OC) aprovada no Oracle. Em caso de ausência de OC aprovada, o chamado será retornado ao solicitante. Nos casos de pagamento via boleto, este também deverá ser anexado ao chamado juntamente à nota fiscal, caso não tenha deve ser enviado posteriormente ao CSC - Financeiro. As notas fiscais originais deverão ser armazenadas na própria unidade de negócio. Todas as notas referentes à compra de Ativo Fixo (material ou serviço) deverão possuir carimbo de ATIVO. Recebimento Integrado Recebimento de Nota Fiscal EDAM - Compra TOB Fornecedor Entregar mercadoria e Nora Fiscal Unidade Conferir mercadoria e nota fiscal recebidas C.M. Digitalizar Nota Fiscal Realizar abertura do chamado para pagamento de NF Aprovador C.M. Aprovar chamado CSC - Fiscal C.M. Analisar chamado Realizar o RI da NF Aprovar o RI da NF Finalizar o RI C.M. Encaminhar chamado de pagamento para equipe CSC Contas a Pagar Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (1/6) 1) Clicar na opção Contas a Pagar. Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (2/6) 1) Clicar na opção Pagamentos. Obs.: Este formulário está tendo alterações. Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (3/6) 1) Ao clicar na opção Pagamentos, 12 opções de chamados são exibidos: Adiantamento de despesas, Aprovação de pagamentos, Comprovante de pagamentos, Conhecimento de transporte, Pagamento Autônomo / Recibos / Aluguel, Pagamento de desembaraço aduaneiro, Pagamento de garantia, Pagamento de Nota Fiscal, Pagamento do TOB (Transitions do Brasil), Pagamento ITJC (Impostos, Taxas, Jurídico e Contribuições), Prestação de Contas e Reembolso de Despesas e Status de pagamento. Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (4/6) 1) Ao clicar na opção Pagamento da TOB, o formulário referente a este chamado será exibido. 2) Para realizar a abertura do chamado o usuário deverá preencher os campos do formulário com as informações pertinentes. 3) Após o preenchimento do formulário o usuário deverá clicar em Salvar para finalizar a abertura do chamado. 4) Em alguns casos será necessário anexar documento suporte para agilidade do chamado. 5) No caso da TOB, imprescindível o envio do CT-e que será agregado às NF s. Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (5/6) 1) O solicitante deverá preencher todos os dados do formulário e anexar o documento fiscal. 2) No chamado especificamente da TOB, é permitido anexar mais de uma nota. Inserir todas as notas correspondente a 1 conhecimento de transporte. Se houver mais notas relacionadas à outro conhecimento, um segundo chamado deve ser aberto. 3) A opção deste chamado será aberta para Multi e Edam. Compra TOB Realizar Abertura de Chamado (6/6) 1) Confirmação da abertura do chamado. 2) Nesse momento é importante observar a numeração do chamado aberto. Neste caso, o chamado CSC ) No canto superior direito é possível verificar o status do chamado Aguardando atendimento. Recebimento Integrado Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor RJ - Compra Nacional Fornecedor Entregar mercadoria e Nora Fiscal Unidade Conferir mercadoria e nota fiscal recebidas C.M. Digitalizar Nota Fiscal Realizar abertura do chamado para pagamento de NF Aprovador C.M. Aprovar chamado CSC - Fiscal C.M. Analisar chamado Realizar o RI da NF Aprovar o RI da NF Finalizar o RI C.M. Encaminhar chamado de pagamento para equipe CSC Contas a Pagar Compra Nacional Realizar Abertura de Chamado (1/5) 1) Clicar na opção Contas a Pagar. Compra Nacional Realizar Abertura de Chamado (2/5) 1) Clicar na opção Pagamentos. Compra Nacional Realizar Abertura de Chamado (3/5) 1) Ao clicar na opção Pagamentos, 12 opções de chamados são exibidos: Adiantamento de despesas, Aprovação de pagamentos, Comprovante de pagamentos, Conhecimento de transporte, Pagamento Autônomo / Recibos / Aluguel, Pagamento de desembaraço aduaneiro, Pagamento de garantia, Pagamento de Nota Fiscal, Pagamento do TOB (Transitions do Brasil), Pagamento ITJC (Impostos, Taxas, Jurídico e Contribuições), Prestação de Contas e Reembolso de Despesas e Status de pagamento. Compra Nacional Realizar Abertura de Chamado (4/5) 1) Ao clicar na opção Pagamento de Nota Fiscal o formulário referente a este chamado será exibido. 2) Para realizar a abertura do chamado o usuário deverá preencher os campos do formulário com as informações pertinentes. 3) Após o preenchimento do formulário o usuário deverá clicar em Salvar para finalizar a abertura do chamado. Compra Nacional Realizar Abertura de Chamado (5/5) 1) Confirmação da abertura do chamado com as perguntas e respostas do formulário expostas. 2) Nesse momento é importante observar a numeração do chamado aberto. Neste caso, o chamado CSC ) No canto superior direito é possível verificar o status do chamado Aguardando aprovação. Recebimento Integrado Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor RJ - Conhecimento de Transporte Fornecedor Entregar mercadoria e Nora Fiscal Unidade Conferir mercadoria e nota fiscal recebidas C.M. Digitalizar Nota Fiscal Realizar abertura do chamado para pagamento de NF Aprovador C.M. Aprovar chamado CSC - Fiscal C.M. Analisar chamado Realizar o RI da NF Aprovar o RI da NF Finalizar o RI C.M. Encaminhar chamado de pagamento para equipe CSC Contas a Pagar Conhecimento de Transporte Realizar Abertura de Chamado (1/5) 1) Clicar na opção Contas a Pagar. Conhecimento de Transporte Realizar Abertura de Chamado (2/5) 1) Clicar na opção Pagamentos. Conhecimento de Transporte Realizar Abertura de Chamado (3/5) 1) Ao clicar na opção Pagamentos, 12 opções de chamados são exibidos: Adiantamento de despesas, Aprovação de pagamentos, Comprovante de pagamentos, Conhecimento de transporte, Pagamento Autônomo / Recibos / Aluguel, Pagamento de desembaraço aduaneiro, Pagamento de garantia, Pagamento de Nota Fiscal, Pagamento do TOB (Transitions do Brasil), Pagamento ITJC (Impostos, Taxas, Jurídico e Contribuições), Prestação de Contas e Reembolso de Despesas e Status de pagamento. Conhecimento de Transporte Realizar Abertura de Chamado (4/5) 1) Ao clicar na opção Conhecimento de Transporte o formulário referente a este chamado será exibido. 2) Para realizar a abertura do chamado o usuário deverá preencher os campos do formulário com as informações pertinentes. 3) Após o preenchimento do formulário o usuário deverá clicar em Salvar para finalizar a abertura do chamado. 4) Neste chamado em específico, é permitido anexar mais diversos conhecimentos relacionados à 1 boleto, ou seja, 1 chamado por boleto e conhecimentos correspondentes. Conhecimento de Transporte Realizar Abertura de Chamado (5/5) 1) Confirmação da abertura do chamado com as perguntas e respostas do formulário expostas. 2) Nesse momento é importante observar a numeração do chamado aberto. Neste caso, o chamado CSC ) No canto superior direito é possível verificar o status do chamado Aguardando aprovação. Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Recebimento Integrado Entrada de Importação PRINCIPAIS MUDANÇAS Centralização do processo de recebimento integrado das importações. As solicitações de importação deverão ser realizadas através da ferramenta de Case Management Automídia. Utilização da ferramenta de Case Management Automídia para envio das importações para o CSC. Arquivamento físico das importações originais será realizado em cada unidade de negócio. Recebimento Integrado Entrada de Importação REGRAS DE NEGÓCIO Será necessário anexar os documentos de importação ( DI, Transporte Nacional e etc). Os chamados deverão ser abertos com as pré-notas disponíveis. Os chamados deverão ser abertos quando a mercadoria chega no estabelecimento e passa pela conferência. Os documentos originais deverão ser armazenados na própria unidade de negócio. Importação de ativo fixo deve possuir o carimbo de ATIVO. Recebimento Integrado Entrada de Importação Importação SOFTCOMEX Imputar informações de importação C.M. Realizar abertura do chamado Centro de Distribuição Realizar recepção da mercadoria Informar sobre mercadoria recebida e inspecionada no CD C.M. C.M. CSC - Fiscal Analisar chamado Realizar RI Encerrar chamado informando que o RI de importação foi concluido Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (1/6) 1) Clicar na opção Fiscal. Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (2/6) 1) Clicar na opção Entrada de Nota sem Pagamento. Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (3/6) 1) Ao clicar na opção Entrada de Nota em Pagamento, 10 opções de chamados são exibidos: Compras Multi x EDAM, Devoluções, Entrada/Saída remessa conserto, Entrada de peça na garantia, Importações, Remessa Demonstração, Remessa Exportação, Remessas recebidas para troca, Simples Remessa e Transferência entre filiais Multi. Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (4/6) 1) Ao clicar na opção Importações, 2 opções de chamados são exibidos: Ativo Fixo e Mercadorias / Matéria-prima / Uso e Consumo. Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (5/6) 1) Ao clicar na opção Ativo Fixo, o formulário referente a este chamado será exibido. 2) Para realizar a abertura do chamado o usuário deverá preencher os campos do formulário com as informações pertinentes. 3) Após o preenchimento do formulário o usuário deverá, anexar os documentos necessários para análise da solicitação por parte dos analistas e clicar em Salvar para confirmar a abertura do chamado. Entrada de Importação Realizar Abertura do Chamado (6/6) 1) Confirmação da abertura do chamado com as perguntas e respostas do formulário expostas. 2) Nesse momento é importante observar a numeração do chamado aberto. Neste caso, o chamado CSC ) No canto superior direito é possível verificar o status do chamado Aguardando atendimento. Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Recebimento Recebimento de Nota Fiscal Multi, EDAM e Brasilor -RJ Recebimento de Nota Fiscal (LaPas) Entrada de Importação Devolução ao Fornecedor Devolução de Cliente TRJ Transferência entre Filiais - Multi Remessas Recebidas para Troca Reversão de Nota Fiscal Recebimento Integrado Devolução ao Fornecedor PRINCIPAIS MUDANÇAS As solicitações de devolução deverão ser realizadas através da ferramenta de Case Management Automídia. Recebimento Integrado Devolução ao Fornecedor REGRAS DE NEGÓCIO O solicitante deverá anexar ao chamado a nota de compra do produto que está sendo devolvido. Nos casos de devoluções parciais, o item a ser devolvido deverá ser informado no chamado. Recebimento Integrado Devolução ao Fornecedor C.M. U
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