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Optical | Ficha de Prescrição de Contactologia

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FICHA DE PRESCRIÇÃO DE CONTACTOLOGIA Para proceder à criação de uma nova prescrição de contactologia deve preencher a seguinte ficha: O número da…
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FICHA DE PRESCRIÇÃO DE CONTACTOLOGIA Para proceder à criação de uma nova prescrição de contactologia deve preencher a seguinte ficha: O número da prescrição será introduzido automaticamente após gravar a prescrição. A data é também introduzida e assumida pela data atual, no entanto pode alterá-la, diretamente na caixa ou através do Calendário. Deve indicar o cliente, caso já esteja criado na tabela pode introduzir o número ou aceder à tabela através do botão Pesquisa, onde pode selecionar o pretendido. E deve indicar também o médico, caso já esteja criado na tabela pode introduzir, por exemplo, o primeiro o último ou apenas a inicial do nome, assim o sistema apresenta a lista com as opções disponíveis, e pode escolher o pretendido. Caso se engane pode removê-lo clicando no sinal x. Pode também fazer a seleção através da tabela. No caso do cliente ou médico ainda não estarem criados na tabela, ao aceder às tabelas correspondentes pode criá-los através do botão Novo. Onde é apresentada uma nova ficha que deve preencher e no final gravar. Encontra também o botão Duplicar Documento através do qual pode duplicar prescrições já gravadas. Desta forma pode alterar apenas os dados que sejam necessários e gravar a nova prescrição. A seguir encontra o botão Notas, através do qual pode acrescentar todo o tipo de notas. Ao clicar no botão é apresentada uma nova janela onde pode introduzir as notas e no final clicar em Confirmar. A qualquer momento pode alterar as notas. Caso existam notas associadas o botão passa da cor azul para a cor vermelho. Do lado direito pode definir o estado da prescrição, selecione através da caixa de seleção. Caso o estado ainda não esteja definido, pode fazê-lo, escreve o nome do OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 1 estado e o sistema automaticamente acrescenta à tabela de estados. Indique também se estamos perante uma prescrição Interna ou Externa, com um clique na opção pretendida. No separador Olhos Direito e Esquerdo deve introduzir os valores correspondentes à prescrição das lentes, deve indicar os dados do antigo RX, caso se aplique, os dados do novo RX e das lentes, tanto para o olho direito como para o esquerdo. Ao introduzir a prescrição para o olho direito, pode clicar no botão Copiar e assim o sistema copia os dados do olho direito para a prescrição do olho esquerdo. Caso não pretenda utilizar os dados do antigo e do novo RX pode ocultar essa informação. Para isso aceda à opção Utilitários Configurações Dados da Empresa, no separador Layouts selecione a opção Contactologia: Omitir Antigo RX e Novo RX e grave. Todos os campos, exceto no eixo e diâmetro, podem ser movimentados por múltiplos de 0,25 com a utilização das teclas subir/descer do teclado. A seguir deve indicar as lentes prescritas. Caso já estejam definidas na tabela pode introduzir a referência da lente ou aceder à tabela através do botão Pesquisa e fazer a seleção da lente. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 2 Ao aceder à tabela encontra um conjunto de filtros que pode efetuar, nomeadamente pelo tipo de lente, marca, modelo, cor e descrição. E pode filtrar também pelo raio, diâmetro, esfera, cilindro e eixo da lente. Pode utilizar todos os filtros, apenas alguns, e se pretender aceder à tabela completa deve deixar os campos em branco. Ao indicar filtros, o sistema apresenta apenas as lentes que se encontram dentro dos parâmetros introduzidos. A seguir clique em Selecionar, assim é apresentada a tabela de lentes e pode selecionar a pretendida. Caso as lentes ainda não estejam criadas clique em Novo, será apresentada uma nova ficha que deve preencher e Gravar. Após selecionar uma lente pode utilizar o botão Copiar para acrescentar uma lente igual no campo em baixo. No entanto pode definir em cada linha a quantidade da lente, e automaticamente o sistema faz o cálculo do valor total. Pode indicar até quatro lentes por prescrição de optometria. Inicialmente são apresentados os campos para as quatro lentes, mas ao clicar no botão pode esconder duas lentes. Ao introduzir cada lente, automaticamente, é apresentado o valor correspondente, que pode alterar. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 3 Pode também acrescentar artigos diversos à prescrição. O sistema assume por defeito o tipo diversos, assim deve apenas introduzir a referência do artigo ou aceder à tabela, através do botão Pesquisa, para fazer a seleção. Pode indicar até quatro artigo diversos diferentes, e pode também indica a quantidade de cada artigo. Ao indicar as lentes, assim como os artigos diversos, os valores correspondentes são introduzidos automaticamente de acordo com os dados das fichas, no entanto pode alterá-los. O valor SubTotal da prescrição é também calculado e introduzido automaticamente. Pode introduzir o desconto a aplicar sobre a prescrição, tanto em percentagem como em valor, e assim o Total é calculado. No separador Entidade pode indicar, caso se aplique, uma entidade ao qual o cliente esteja associado e exista uma comparticipação e o número de utente para identificação perante a entidade. Encontra também a opção para a indicação da campanha. Assim, caso a prescrição do cliente esteja associada a alguma campanha, deve fazer a indicação, de forma a que, posteriormente, possa analisar os resultados. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 4 No separador Ordem de Serviço pode alterar o estado da prescrição. Ao gravar uma prescrição automaticamente o seu estado é assumido como Pendente, no entanto, quando tal situação se altere deve alterar para Concluído. Deve indicar quem executou o pedido, assim como a data e hora. No separador Outros pode indicar o nº de caixa, a guia de remessa associada, a montagem e algumas notas/observações que considere importantes. O utilizador a secção são introduzidos automaticamente pelo sistema. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 5 No separador Faturação os campos relativos aos documentos de compra e venda, assim como as datas correspondentes, após a faturação da prescrição, são preenchidos automaticamente pelo sistema. Através do botão Visualizar Documento pode consultar os documentos de compra e venda. No campo estado pode verificar o estado da prescrição. Assim, quando uma prescrição é faturada passa para o estado OK, quando o documento de venda é anulado passa para o estado ANULADO e quando existe emissão de um documento retificativo, temos a indicação dos dados da nota de crédito/débito. Após proceder ao preenchimento da ficha de prescrição deve clicar no botão Gravar que encontra no menu do lado direito. Nesse menu pode também Anular uma prescrição e também criar uma Nova. A seguir encontra um conjunto de atalhos, nomeadamente as opções Imprimir, Encomendar e Faturar. No botão Imprimir pode proceder à impressão da prescrição. Através do botão Encomendar acede à opção Compras onde pode efetuar uma encomenda ao fornecedor, em que os dados das lentes são assumidos automaticamente, tem apenas de indicar o fornecedor. No botão Faturar pode proceder à faturação da prescrição, caso a prescrição já tenha sido faturada, o sistema apresenta a mensagem Esta prescrição já foi faturada!. Ao clicar no botão é apresentada a seguinte janela. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 6 Deve indicar por quem está a ser faturada a prescrição, o sistema assume o utilizador que tem sessão iniciada. Indique também a data e hora, algumas notas que considere importantes e o tipo de documento para faturar. No final clique em Gravar. Assim, é apresentada a opção Vendas já com todos os dados introduzidos, nomeadamente o tipo de documento, cliente e linhas de artigos. Após confirmar todos os dados deve Gravar o documento. OPTICAL – Ficha de Prescrição de Contactologia Página 7
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