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A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos

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A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos - Parte 1 I - Entrevista para descrição de cargo Exigências da tarefa Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informações e os processos gerenciais da empresa, o entrevistador deverá processar muitas informações e resumi-las a um volume gerenciável de dados relevantes. Para preparar boas descrições de cargo, é necessário o entendimento dos interrelacionamentos importantes entre as diversas áreas da empresa. Esse entendimento pe
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  A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos - Parte 1I - Entrevista para descrição de cargo   Exigências da tarefa Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informações e osprocessos gerenciais da empresa, o entrevistador deverá processar muitasinformações e resumi-las a um volume gerenciável de dados relevantes.Para preparar boas descrições de cargo, é necessário o entendimento dos inter-relacionamentos importantes entre as diversas áreas da empresa. Esseentendimento permitirá fazer análises dos processos gerenciais e como elesinterferem na maneira como cada área está organizada, em termos de estruturade cargos.Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações quenão se conformam com as nossas expectativas. É necessário captar não só o queestá explícito, mas também o que está implícito nas declarações das pessoas queestamos entrevistando para elaborar descrições de cargo.A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial pararefletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistadorquanto o entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma formasistemática. A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passamdespercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poderálevantar questões importantes, tanto para a descrição do cargo como para oaprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerandoos objetivos e estratégias da empresa. Experiência prévia do entrevistador O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prévio sobre determinados cargospara facilitar o processo de análise e descrição de cargo. Essa experiência nãoelimina a necessidade de validar suas informações junto ao ocupante do cargo ouaos superiores deste. Lista de verificação para entrevistas com gerentes, coordenadores,supervisores Para melhor conhecimento de cada área da empresa, é interessante começar asdescrições de cargo pelos cargos de gerência. Quando o entrevistador tem umconhecimento global de cada área, a descrição dos demais cargos torna-se maisfácil. Exemplos de perguntas genéricas para cargos deGerência/Coordenação/Supervisão  Você pode pedir inicialmente ao entrevistado para lhe dar uma visão geral docargo, em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, umhistórico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos últimos anos pode seresclarecedor. Você pode perguntar, por exemplo, que tipo de modificaçõesimportantes ocorreram nas atribuições, nos objetivos, nas condições de trabalho,no organograma, nas responsabilidades do cargo? Perguntas típicas para iniciar e desenvolver a entrevista: Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcançar?Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla?(Esta pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrirtodas as atribuições do cargo).Qual a participação do seu cargo na definição de políticas, objetivos, normas eprocedimentos para sua área?Como são estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seucargo?Como é feito o planejamento, o acompanhamento e as correções dos planos eobjetivos do seu trabalho?Como você planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dosmembros da sua equipe?Quais as principais complexidades do seu cargo?Quais os principais desafios do seu cargo? Você poderia dar uns dois ou trêsexemplos de objetivos que sejam desafiantes porém não impossíveis?Que tipos de obstáculos ou de oportunidades exigem o máximo de sua habilidadepara atingir seus objetivos?Qual a autonomia do seu cargo em relação a movimentação de pessoal,mudanças na organização, mudanças em cargos da sua área, métodos detrabalho etc.?Qual a autonomia do seu cargo em relação a despesas, investimentos?Qual a autonomia do cargo em relação a formação de sua equipe (seleção,treinamento, desenvolvimento etc.)?Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatórioem relação aos objetivos estabelecidos para o seu cargo?Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativospara o seu cargo?  Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descreverou medir o seu desempenho? Exemplos de perguntas específicas por área de atuaçãoÁrea de Recursos Humanos Quais as características relevantes da força de trabalho utilizada pela empresa?Quais as responsabilidades e autonomia do cargo em relação às políticas, normas,ou procedimentos, no que se refere a:- recrutamento e seleção;- administração salarial;- treinamento e desenvolvimento;- movimentação de pessoal em geral;- assistência e serviços a funcionários.Existe algum tipo de planejamento de longo prazo de que o cargo participe?Como é feito o recrutamento e seleção de pessoal?Como são integrados os novos funcionários?Como são administrados os salários de cada nível da organização? Que informaçõesde mercado são utilizadas?Existem sistemas formais para administração de cargos e salários? Comofuncionam?Como funciona o programa de treinamento e desenvolvimento de recursoshumanos? É feito algum planejamento?Existe um plano/programa de promoções ou sucessões? Como funciona?Existe uma política de aumentos por mérito? Como funciona?Existe um programa de avaliação de desempenho? Como funciona?Como funcionam os procedimentos para desligamento de funcionários? Área de Vendas Como é organizada a área de vendas a nível nacional/ regional/local?Quais são as principais regiões atendidas?Quais os produtos vendidos e seus principais concorrentes?Qual a situação da empresa em termos de participação de mercado?  Como é feito o plano de vendas? Como são estabelecidos os objetivos?Como e quando são feitas campanhas/promoções de vendas?Existe alguma situação de sazonalidade para venda de algum produto? Quecircunstâncias de mercado podem beneficiar ou prejudicar as vendas?Como são determinados os preços? Quem pode alterar listas de preços e dardescontos?Como são determinadas as margens de lucro?Como é o recrutamento das equipes de vendas?É proporcionado treinamento específico para o pessoal novo na área?Como são desenvolvidos os incentivos para as equipes de vendas?Como é feito o acompanhamento sobre o progresso e resultado dos trabalhos dasequipes?Que tipos de relatórios, análises, previsões são feitos? Área de Compras / Suprimentos Quais as características dos produtos comprados? Como são classificados osmateriais comprados (matéria-prima, material de embalagem, material improdutivoetc.)?Quantos fornecedores existem em média para os principais itens comprados?Como é feito o planejamento de compras? Qual a participação das demais áreas daempresa nesse processo?Como são selecionados os fornecedores?Como são especificados os produtos a serem comprados? Qual o papel de outrasáreas da empresa nesse aspecto?Como são desenvolvidos novos fornecedores?Quais as autonomias para negociação de preços, prazos, etc.?Como são controlados os estoques? Existe uma política definida?Como são tratadas as situações de contingência (mudanças bruscas em programasde produção, perspectiva de falta de mercadoria no mercado, aumentosextraordinários de preços etc.)?
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