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A teoria dos arquivos e gestão de documentos

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A teoria dos arquivos e a gestão de documentos Ana Márcia Lutterbach Rodrigues Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Ciência da Informação pela UFMG, Funcionária do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. anamarcialr@hotmail.com Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir como eles podem orientar a elaboração de uma metodologia de gestão dos documentos de arquivo, bem como a identificação dos principais problemas a serem superados para o acesso à informação a
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                 1                0                2 A teoria dos arquivos e a gestão de documentos  Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir comoeles podem orientar a elaboração de uma metodologia de gestão dosdocumentos de arquivo, bem como a identificação dos principais problemas aserem superados para o acesso à informação arquivística. Palavras-chave :   Arquivo, Arquivologia, Gestão de documentos, InformaçãoRecebido em 24.08.2005 Aceito em 20.02.2006 Ana Márcia Lutterbach Rodrigues Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Ciência da Informação pelaUFMG, Funcionária do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte.anamarcialr@hotmail.comPerspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006  1         0          3           Introdução  A atividade denominada records management, srcinalmente cunhadaem inglês e posteriormente traduzida como gestão de documentos, não surgiuda prática ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administraçãopública. Jardim (1987) esclarece:[..] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidoscom a conservação e acesso aos documentos considerados de valorhistórico. A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de‘documento administrativo’, cujos problemas eram considerados daalçada exclusiva dos órgãos da administração pública que osproduziam e utilizavam 1 (p.36). A partir da segunda metade do século passado, há uma reorientaçãoda profissão dos arquivistas diante do volume documental produzido: entraem pauta, mais especificamente na América do Norte, de onde repercutepara os demais países ocidentais, a eliminação de documentos antes de seremrecolhidos para guarda permanente. É formulado o conceito de ciclo de vida  2 dos documentos de arquivo.Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu  Arquivos modernos – princípios e técnicas  no qual dedica toda a Parte II à  Administração de arquivos correntes  onde se encontram os capítulos: Controle da produção de documentos, Princípios de classificação, Sistemas de registro, Sistema americano de arquivamento  e Destinação dos documentos  . Com estapublicação abre-se a discussão sobre os arquivos correntes e a sua gestão.Isso não significa que, na prática, os arquivos correntes tenham passado aser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituiçõesarquivísticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivopermanente e com o objetivo primeiro de atender à pesquisa acadêmica.Essa tradição promoveria o distanciamento da prática da gestão dedocumentos arquivísticos da teoria dos arquivos.No Brasil, em 1991, a promulgação da Lei 8.159, que dispõe sobre apolítica nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suascompetências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento doarquivista com as questões relacionadas à gestão dos arquivos correntes, poisela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes é decompetência das instituições arquivísticas.Nessa perspectiva, pretende-se, aqui, identificar quais são os preceitosda arquivologia e o seu significado nos processos de gestão de documentosarquivísticos e as principais dificuldades para o acesso à informação arquivística. A arquivologia não é um corpo teórico consolidado. Existem abordagensdistintas tanto de um país para outro quanto de uma linha de pensamentopara outra. Como as dimensões desse artigo não permitem um aprofundamentoda discussão sobre essas tensões, tentar-se-á expor os principais conceitosprivilegiando a abordagem jenkinsoniana de Luciana Duranti.O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se à perspectivaschellenbergiana de que os documentos correntes são distintos dosdocumentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg 1 Na língua inglesa, apenas os documentosde guarda permanente são chamados de archives  , os de uso corrente recebem a denominação de records  . 2 O ciclo de vida dos documentos dearquivo é composto por três fases:corrente, intermediária e permanente. A passagem dos documentos de uma fasepara outra é determinada por uminstrumento denominado Tabela deTemporalidade que estabelece,referendando-se num processo deavaliação dos documentos, os prazos depermanência nas fases corrente eintermediária e a sua destinação final:eliminação ou recolhimento ao arquivopermanente. Há aqueles documentos quesó saem do âmbito do seu produtor quandoeste encerra suas atividades ou quando asaltera significativamente. Seriam osdocumentos que provam a sua existência e definem suas atividades além de outrosque contribuem para isso. Ana Márcia Lutterbach RodriguesPerspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006                 1                0               4 a propor que o valor secundário dos documentos, valor para a pesquisaacadêmica, deverá ser a referência nos processos de eliminação de documentos,por parte dos arquivistas, com vistas ao recolhimento para a guarda permanente. Jenkinson considera o arquivo de guarda permanente uma continuidadedo arquivo corrente, condenando a eliminação de documentos por parte doarquivista, pois esta atividade, segundo este autor, deve ficar a cargoexclusivamente do próprio produtor dos documentos. Jenkinson se orientapelo valor administrativo  e entende que os documentos nunca perdem o valorde informação e prova para o seu criador. O valor secundário dos documentosé acidental, como o próprio Schellenberg enxerga, e portanto ele não deveser referência para eliminações. Essa percepção conduz Jenkinson à formulaçãodas qualidades dos archives  de Imparcialidade e Autenticidade.Diferentemente de Jenkinson e Duranti, busca-se, aqui, considerar todo e qualquer arquivo, incluindo o produzido por pessoa ou família, e nãoapenas os administrativos e institucionais. Privilegiar a abordagem de Durantisignifica, acima de tudo, compreender o arquivo como evidência dos atos doseu criador, sendo os documentos a prova desses atos, sejam eles de umaentidade coletiva, pública ou privada, sejam de uma pessoa. Além disso, adota-se a perspectiva de Terry Cook, chamada de pós-custodial, que considera o arquivo além da sua materialidade, identificando aproveniência dos documentos mais nas ações que os geraram do que no localonde eles foram produzidos ou de onde foram recolhidos, conforme sepretende que ficará explícito ao longo da exposição que se segue.Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentosarquivísticos eletrônicos têm as mesmas características dos documentos tradicionais  . O que é arquivo  Ao longo da história, a conceituação de arquivo mudou em conformidadecom as mudanças políticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram;os arquivos são um reflexo da sociedade que o produz e o modo de interpretá-lo também acompanha as mudanças que ocorrem. Fatores tais como a finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados já foram considerados comodefinidores do arquivo e, hoje, não o são mais. Menne-Haritz (1994), porexemplo, aponta o surgimento dos documentos eletrônicos como o eventoque permitiu ao arquivista entender que o que o motiva a avaliar osdocumentos 3 não são problemas de espaço ou custo para o armazenamento,mas, segundo a autora, é a redundância de informações (p. 530). Assim, não há uma conceituação de arquivo que seja definitiva. Alguns autores, como Rousseau e Couture (1994, p. 284), têm definidoarquivo como um conjunto de informações  , e não como um conjunto de documentos  . Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjuntode informações, entende-se que o termo informação  não é esclarecedorquando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informaçãoarquivística não prescinde do seu suporte, mesmo que ele não seja passívelde leitura a olho nu. Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a Autenticidade da informação arquivística depende de um conjunto dereferências dentre as quais estaria o suporte que contém a informação. 3 Avaliação com vistas à eliminação de partedos documentos. A teoria dos arquivos e a gestão de documentosPerspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006  1         0          5          Elege-se aqui a seguinte definição: arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família  .Esquematicamente tem-se:O que é ação, no processo de realização da missão, passa a ser osujeito no processo de criação do arquivo.O arquivo é, então, o resultado de dois processos integrados. Oprocesso de produção e recepção de documentos resulta do processo derealização da missão 4 . Na perspectiva jenkisoniana, essa concepção do que éarquivo, ancorada na srcem dos documentos, torna-se referência para o tratamento do arquivo em suas três fases. Os princípios arquivísticos  A história da teoria dos arquivos começa em 1841, meio século após acriação dos Archives Nationales de Paris (Schellenberg, 1973, p. 4), com apublicação de algumas instruções aos arquivistas, onde aparece pela primeiravez o respect des fonds  . Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrição de um trecho das instructions pour la mise em ordre et le classement des archives départementales et communales  5  :  1º Rassembler les différents documents par fonds, c’est-à-dire formercollection de tous titres qui proviennent d’un corps, d’un établissement,d’une famille ou d’un individu, et disposer d’aprés un certain ordre lesdifférents fonds ;[...] 6 .E depois :    A l‘égard des fonds, il importe de bien comprendre que ce mode declassement consiste à réunir tous les titres qui étaient la propriétéd’un même établissement, d’un même corps ou d’une famille, etque les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pas êtreconfondus avec le fonds de cet établissement, de ce corps, de cette famille 7 . (p. 107). 4 A missão da entidade ou pessoa queproduz um arquivo seria tanto o resultadodas suas atividades quanto o seu objetivo. 5 “Instruções para a ordenação eclassificação dos arquivos departamentaise comunais (municipais).” 6 “Re-ajuntar os diversos documentos por  fundo, ou seja, formar coleção de todos os títulos que provêm de uma corporação,de uma instituição, de uma família ou deum indivíduo, e dispor, segundo uma certa ordem, os diversos fundos; [...]”. (Traduçãodo autor). 7 “Com relação aos fundos, importa bemcompreender que seu modo declassificação consiste em reunir todos os títulos que foram propriedade de uma mesma instituição, de uma mesma corporação ou de uma família, e que osregistros que apenas se relacionam a estesnão devem ser confundidos com o fundodessa instituição, dessa corporação, dessa  família”. (Tradução do autor). Ana Márcia Lutterbach RodriguesPerspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006 Entidade coletiva,pessoa ou família(sujeito)Funçõesatividades e tarefasMissãodefinida(ação)(resultado)(sujeito)Produção erecepção(ação)Conjunto dedocumentos(resultado)Processo de realização da missão    P  r  o  c  e  s  s  o    d  e  c  r   i  a  ç   ã  o    d  o   a  r  q  u   i  v  o
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