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INOVAR EM SAÚDE. Serviços Partilhados e as Tecnologias de Informação

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INOVAR EM SAÚDE Serviços Partilhados e as Tecnologias de Informação Oracle APPLICATIONS Day de Março de 2008 LOURDES HILL O como Serviços Partilhados O ing Internacional Sector Saúde A Solução do
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INOVAR EM SAÚDE Serviços Partilhados e as Tecnologias de Informação Oracle APPLICATIONS Day de Março de 2008 LOURDES HILL O como Serviços Partilhados O ing Internacional Sector Saúde A Solução do SUCH O que nos move 2 Quem somos 3 Missão Reassumindo a sua Missão de Origem Ser uma instituição sem fins lucrativos que visa promover a redução dos custos pelo aumento da qualidade e eficiência nos seus Associados e no SNS Plano Estratégico Visão Pressupôs uma Visão para o futuro Ser referência na área da Saúde como estrutura de Serviços Partilhados de elevada responsabilidade social Plano Estratégico Hoje Mais de 40 anos de actividade em Saúde e consequente Know-how especializado em processos, estruturas e requisitos dos prestadores de cuidados de Saúde; Competência Técnica, Experiência e Qualidade de Serviço reconhecidos genericamente pelos Associados; Cobertura geográfica a nível nacional; Áreas de actividade produtivas certificadas pela APCER; profissionais conhecedores das necessidades dos seus associados. Volume de negócios em 2007 de A nova organização 7 áreas todas operando sinergicamente no âmbito da logística interna das instituições prestadoras de saúde, satisfazendo necessidades comuns 7 Novas áreas de Serviços Partilhados No ano 2007, lançámos 3 novas unidades empresariais, em formato de Agrupamento Complementar de Empresas (ACE) Com parceiros especializados de âmbito internacional 8 Serviços Partilhados 9 Contextualização Quem Somos O Princípio dos Serviços Partilhados As melhores práticas definem que as funções de decisão (funções core) deverão estar afectas às áreas operacionais enquanto que as funções associadas a processos transaccionais (não core), responsáveis por grandes volumes e actividades repetitivas, têm uma grande potencialidade de serem elegíveis para integrar a USP. Áreas Operacionais Unidade de Serviços Partilhados Decisão Decisão Suporte à Decisão Reporting Processos Transaccionais Exemplos: Tomada de decisão; Definição de estratégias. Exemplos: Análises financeiras, proposta de estratégias, gestão de custos. Exemplos: Reports legais, fecho de contas, contabilidade analítica. Exemplos: Contas a pagar, contas a receber, contabilidade. 10 LIMITES VANTAGENS OBJECTIVO Quem Somos Modelos de organização alternativos CENTRALIZAÇÃO OUTSOURCING SERVIÇOS PARTILHADOS Maiores níveis de eficácia e produtividade Externalizar as áreas de competência não nuclear, permitindo a concentração nas actividades core Concentração nas actividades core Actividades não core confiadas a um parceiro - USP Racionalização de circuitos, normalização de processos, eliminação redundâncias Qualificação e especialização dos profissionais Propriedade dos meios Especialização nas actividades externalizadas Benefício de preço no arranque se o fornecedor trabalha em grande escala Objectivos contratualizados Acordos Níveis Serviços Escala e especialização Investimentos partilhados com outros Melhor informação gestão Redução de custos e controlo da sua evolução Escala esgotada no hospital Investimento suportado integralmente Dependente de consultadoria para desenvolvimento Difícil controlo da evolução dos custos ao longo do tempo Ausência de sinergias com outros hospitais Excesso de dependência em relação a terceiros Enfoque nos resultados Competências internas residentes nas pessoas que gerem os SLA Dependência em relação à USP 11 Motores de Desempenho e Custos Motores de desempenho Centralização, normalização, redesenho e automatização de processos Economias de escala e aumento de capacidade negocial junto de fornecedores Agregação de experiência e de competências - sinergias Organização horizontal e leve Sistemas de suporte e informação uniformes e transversais Normas e controles consistentes Monitorização e melhoria contínua do desempenho Gestão da relação com as entidades associadas/servidas Níveis de serviço contratualizados Utilização das melhores práticas de gestão Processos de governo robustos, transparentes e participados Custos Investimento - Sistemas de informação, espaço, equipamentos, mobiliário,. Pessoas - Recrutamento e selecção, formação, gestão da mudança,. 12 Benefícios Qualitativos Melhoria dos serviços prestados Abrangência e rigor da informação de gestão Maior controlo Focagem da organização nos processos em que é especialista e no serviço ao cliente Motivação dos colaboradores Gestão e difusão do conhecimento Quantitativos Redução do custo total dos produtos e serviços adquiridos Partilha dos custos de implementação e manutenção de soluções informáticas e redução dos custos de licenças e consumíveis Eliminação de redundâncias Libertação de espaços Redução dos outros custos operacionais e de estrutura 13 ing Internacional Sector Saúde ing Internacional Serviços Partilhados 6 casos analisados em cincos países Tenet s Patient Finantial Services Catholic Healthcare Partners SBS NHS Health Alliance Logaritme Eastern Health Shared Services Estados Unidos Estados Unidos Reino Unido Nova Zelândia Espanha Irlanda 15 Objectivos Constituição da USP O PRINCIPAL OBJECTIVO É PRESTAR UM MELHOR SERVIÇO Fonte: de USP s na área da saúde Processos com impacto Outros SI RH Sourcing, Procurement e Logística Financeira AS ÁREAS FINANCEIRA, COMPRAS E RECURSOS HUMANOS SÃO AS MAIS COMUNS EM SERVIÇOS PARTILHADOS Fonte: de USP s na área da saúde Adesão Serviços Partilhados Adesão Voluntária Adesão Obrigatória A APLICABILIDADE DOS SERVIÇOS PARTILHADOS É TRANSVERSAL À TIPOLOGIA DAS UNIDADES DE SAÚDE ADMITINDO-SE A ADESÃO VOLUNTÁRIA Fonte: de USP s na área da saúde Modelo de Governance O MODELO DE GOVERNANCE ENFATIZA A RELAÇÃO COM OS CLIENTES DOS SERVIÇOS PARTILHADOS Fonte: de USP s na área da saúde Serviço ao Cliente Relação entre a USP e Aderentes Mecanismos de contacto da USP com Aderentes Fonte: de USP s na área da saúde A MAIORIA DAS USP RELACIONA-SE COM OS CLIENTES POR CONTRATUALIZAÇÃO Fonte: de USP s na área da saúde A DEFINIÇÃO DE SLAs É A FORMA MAIS COMUM DE ARTICULAÇÃO COM OS CLIENTES DA USP 20 Modelo de Costing & Pricing Modelo de Pricing Método de recuperação dos custos Fonte: de USP s na área da saúde Fonte: de USP s na área da saúde A RECUPERAÇÃO DOS INVESTIMENTOS E A PROPORCIONALIDADE COM AS TRANSACÇÕES COM OS CLIENTES SÃO A BASE DO COSTING E PRICING 21 Tecnologia inovadora Ferramentas e tecnologias a investir pelas USP A MODERNIZAÇÃO TECNOLÓGICA É UMA DAS CARACTERÍSTICAS TÍPICAS DA USP Fonte: de USP s na área da saúde Previsões vs Realidade Payback Poupanças Fonte: de USP s na área da saúde Fonte: de USP s na área da saúde AS PREVISÕES DOS ESTUDOS DE VIABILIDADE SÃO NORMALMENTE MAIS PRUDENTES NA POUPANÇA E MAIS OUSADOS NO TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO E DE RECUPERAÇÃO DOS INVESTIMENTOS 23 Benefícios Económicos e Financeiros Economias de Escala 18% 4% 24% Eliminação de actividades duplicadas Automatização de actividades manuais 16% 16% 22% Simplificação processos/ normalização informação Maior controlo Mudança para local com menores custos salariais 24 Factores Críticos de Sucesso 1º 2º Fundamental, o compromisso da gestão de topo A prossecução de ganhos rápidos (quick wins) 3º O perfil adequado dos RH aos processos e à cultura de serviço ao cliente 4º 5º A existência de tecnologia e sistemas avançados adequados (ERP, help desk, ) A Comunicação da iniciativa e dos progressos aos clientes e aos colaboradores 25 Riscos da implementação Resistência cultural à mudança Implementação sofisticada especializada dos Sistemas de informação Subestimar o tempo de implementação: Tempo dispendido com formação acrescida Transição de RH Alinhamento do Executivo Adequação da tecnologia 26 A Solução do SUCH 27 Enquadramento Geral Solução O desenvolvimento recente de Sistemas de Informação robustos e facilmente escaláveis proporcionou a centralização e deslocalização de funções tradicionalmente operadas localmente, favorecendo o desenvolvimento de serviços partilhados nos domínios da gestão de recursos humanos, financeira ou compras e logística. O SUCH 3 estruturas empresarializadas que operam Central de Compras e Logística Centro de Processamento de Remunerações e Gestão de RH Centro de Processamento de Contabilidade e Finanças 28 Enquadramento Geral Serviços Partilhados são um processo exigente que requer uma plataforma robusta. Solução Como tal, o SUCH desenvolveu uma plataforma tecnológica única, capaz de suportar a sua oferta em Serviços Partilhados para o sector de Saúde. O SUCH implementa uma solução inovadora e integrada no sector da Saúde, aplicando as boas práticas e o know-how dos parceiros especializados. 29 Solução O Modelo assenta nas competências específicas de cada parceiro especializado. Para atingir os objectivos foi desenvolvida uma abordagem baseada na colaboração entre especialistas. Especialistas de Saúde 30 O Modelo de Negócio Solução 31 Serviços Tecnologia Partilhados Clientes COMPRAS CONTAS PESSOAS... Quem Somos Arquitectura do Negócio Instituições aderentes BPO Solução BPO - Business Process Outsourcing SaaS - Software as a Service Plataforma Tecnológica para Suporte aos Serviços Partilhados SaaS 32 Plataforma tecnológica dos SPS Solução 33 Solução Criação das USP Escolha de parceiros especializados que aportam competência e experiência provada com transferência de saber para os profissionais da USP. Determinação dos clientes que aderem no projectopiloto, com massa crítica suficiente para obter escala. Business Plan a 5 anos. Devolução dos ganhos aos clientes. Criação de Unidades Empresariais sem fins lucrativos - Agrupamentos Complementares de Empresas, ACE. 34 Príncipios gerais de operação Solução Fotografia real dos custos validada pelo aderente Relações contratualizadas: Contrato de adesão Níveis de Serviço definidos Facturação de acordo com a utilização Recuperação total do investimento em 5 anos 35 36 Serviços Planeamento Solução Monitorização Estratégia de compras Pagamento Negociação e contratação Gestão Armazéns e Distribuição Aprovisionamento 37 A Mais-Valia da nossa oferta BENEFÍCIOS COMPONENTES INSTRUMENTOS ESPECÍFICOS Custos unitários dos bens e serviços Uniformização dos preços Encurtamento dos prazos de pagamento Substituição/uniformização de referências Racionalização dos consumos Solução Redução de custos (eficiência) Custos operacionais Custos com stocks Profissionalização das funções Compras e Logística Agregação de stocks de segurança Gestão da cadeia de fornecimento Gestão de produtos à consignação Quebras de stocks Gestão de prazos de validade Qualidade (eficácia) Melhores práticas Melhoria contínua Gestão do desempenho Gestão da qualidade total Gestão contínua do contrato e do serviço ing Concentração nas actividades core Externalização de actividades de suporte Manutenção do controle Participação nos processos de especificação e nas decisões de contratação Contribuição para a definição do rumo estratégico e da fiscalização do ACE 38 Arquitectura 1 Os Serviços Partilhados 2 Somos COMPRAS Gestão do Cliente Sistemas Próprios Gestão Somos COMPRAS ERP Oracle (Hospitais, ARS,...) Informação da factura Tesouraria Contabilidade ERP Oracle (Hospitais) Regulação Ordem de pagamento Netdocs Banco Metacase ERP Oracle (SOMOS) Pagamento Netdocs Pagamento Sistemas Próprios Serviços Hospitalares Requisição Armazéns Hospitalares Pedido de encomenda Compras Hospitalares Encomenda Factura Compras Agregadas Encomenda Factura Fornecedores Distribuição Entrega Marketplace SOMOS Espaço da Somos COMPRAS Espaço físico pertencente às instituições prestadoras de saúde Entidade Externa 39 40 Serviços Tesouraria Planeamento e Preparação Orçamento Controlo Orçamental Solução Imobilizado Controlo de Gestão Contabilidade Analítica e Geral Gestão de Contratos 41 Modelo futuro HOSPITAL ARS ADERENTES TOMADA DE DECISÃO Planeamento e preparação Orçamento Contabilidade Geral Solução Definição da Estratégia Financeira Controlo Orçamental Controlo de Gestão Contas a Pagar Contas a Receber Execução Orçamental Gestão de Contratos Imobilizado Coordenação e Supervisão da Área Financeira Contabilidade Analítica Tesouraria PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS 42 Modelo futuro Serviços Partilhados HOSPITAL - ARS Modelo TOMADA DE DECISÃO Planeamento e preparação Orçamento Contabilidade Geral Definição da Estratégia Financeira Controlo Orçamental Controlo de Gestão Contas a Pagar Contas a Receber Execução Orçamental Gestão de Contratos Imobilizado Coordenação e Supervisão da Área Financeira Contabilidade Analítica Tesouraria PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS Direitos SUCH SUCH Serviço Serviço de de Utilização Utilização Comum Comum dos dos Hospitais Hospitais 43 43 Serviços Processamento de Remunerações Solução Formação Selecção e Recrutamento Avaliação de Desempenho Gestão de Contratos Gestão de Benefícios Alargamento oferta a médio prazo 44 Arquitectura Solução Aderentes Remunerações Finishing (impressão e envelopagem de recibos) Colaboradores Desenvolvimento de Recursos Humanos ESS (Employee Self Service) DGT Meta 4 45 O que nos move Libertação de 220 Milhões para os Cuidados de Saúde Solução ÁREA DE POUPANÇA Produtos e Serviços Adquiridos Produtos farmacêuticos Materiais de consumo clínico Poupança anual estimada Este valor equivale ao encargo anual do Estado com os cuidados continuados estimados necessários para de cidadãos com idade superior a 65 anos Outros 90 Movidos Total Funções de natureza administrat. Gestão Financeira RH (Proc. salários) Gestão de Frota ,2 2,6 Este valor equivale ao encargo anual do Estado com 180 médicos e 360 enfermeiros hospitalares Total 21 Total Geral 221 Valores em milhões de euros 47 Somos Serviços Partilhados em Saúde SPS Criar Valor e Gerar Escala Solução Movidos Manter controlo sobre a despesa Libertar fundos para a prestação de saúde e centrar os cuidados no CIDADÃO E SE Devolver poupanças aos Associados 48 Somos pela saúde. Estamos próximos Entrega Serviço Clientes Abordagem BPO As instituições de Saúde usam os processos definidos na Plataforma, com o apoio dos parceiros especialistas, com a garantia que vão obter os resultados esperados, sem as preocupações inerentes à evolução das práticas e da tecnologia. Níveis de Serviços definem a relação entre os actores. Os especialistas promovem o desenvolvimento das boas práticas e da tecnologia para entregar resultados competitivos em linha com as expectativas. Tecnologia Serviço Prestadores de Serviços Abordagem SaaS A Plataforma Tecnológica é suporte dos Serviços Partilhados oferecidos, nos domínios específicos. Níveis de Serviços definem a relação entre os actores. Os especialistas tecnológicos garantem qualidade e actualidade do software e sistemas, necessários ao bom desempenho dos prestadores de serviços especializados.
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