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PRC SST 001 Procedimiento para el control de documentos y registros 20190921 59321 1sfimbx

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1. Objeto Establecer controles necesarios, para la elaboración, modificación, anulación, y aprobación de los documentos que integral el Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo-SG-SST de la empresa LAZARO SOFTWARE S.A.S. 2. Alcance El
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    Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: PRC-SST-001 Procedimiento para el control de documentos y registros Versión: 000 Fecha: 05/09/19  Página 1 de 6  Dirección: Cra 4D No. 38-65 B/MAGISTERIO 1. Objeto Establecer controles necesarios, para la elaboración, modificación, anulación, y aprobación de los documentos que integral el Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo-SG-SST de la empresa LAZARO SOFTWARE S.A.S. 2. Alcance El procedimiento para el control de documentos y registros aplica para todos los documentos del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo-SG-SST de la empresa LAZARO SOFTWARE S.A.S.  desde la detección de la necesidad de elaborarlo o modifícalo hasta su difusión, administración y/o anulación. 3. Generalidades Toda información que la empresa LAZARO SOFTWARE SAS , con base en sus procesos y funcionamiento será debidamente documentada y archivada; bajo la protección de un responsable quien se encargará de su custodia y su debido uso, pero a disposición de las áreas que lo requieran. Los documentos del SG-SST solo estarán a disposición de la organización LAZARO SOFTWARE SAS , su divulgación y uso sin el debido consentimiento del responsable o encargado de su custodia .su manejo por fuera de la organización acarreara multas impuestas por la ley. Se mantendrá una copia virtual para uso y protección de los documentos físicos, manejada por la persona responsable del SG-SST.    Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: PRC-SST-001 Procedimiento para el control de documentos y registros Versión: 000 Fecha: 05/09/19  Página 2 de 6  Dirección: Cra 4D No. 38-65 B/MAGISTERIO 3.1. Definiciones Documento controlado:  Documento cuya distribución debe ser realizada cuando se presentan cambios. Este tipo de documento se encuentra normalmente en el (las) área (s) que requieren del documento para realizar sus actividades. Documento del sistema de gestión:  Es todo medio escrito o electrónico para transferencia de información que guarda correspondencia con el Listado de Documentos del Sistema de Gestión. Documento no controlado:  Documento utilizado como medio de consulta de información a las áreas que no tienen responsabilidad directa sobre las actividades descritas . Documento obsoleto : Es el formato que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia. Flujograma:  Representación esquemática que muestra en forma secuencial todos los pasos de una actividad, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples: Listado maestro de documentos:  Listado de documentos donde se refleja el estado de revisión de los documentos. Listado maestro de registros:  Listado de registros donde se refleja el estado de revisión de los registros. Manual del sistema de gestión : Describe el Sistema de Gestión adoptado por la entidad. Procedimiento : El procedimiento es una sucesión ordenada de pasos que refleja la ejecución de un proceso o actividad: en el mismo, se establece la responsabilidad de quien ejecuta la acción, dónde, cómo y cuándo la ejecuta.    Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: PRC-SST-001 Procedimiento para el control de documentos y registros Versión: 000 Fecha: 05/09/19  Página 3 de 6  Dirección: Cra 4D No. 38-65 B/MAGISTERIO Registros:  Documentos donde consta que se ha realizado determinada actividad indicando los datos obtenidos en la ejecución de la misma. Los registros de Calidad son la evidencia escrita de los procesos y registro de resultados. 4. Documentos y referencias   ISO 9001 de 2015   Decreto 1072 de 2015   Listado maestro de documentos 5. Desarrollo   5.1. Elaboración de documento Los documentos relacionados con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo contaran con los siguientes requerimientos: 5.1.1. Encabezado Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: Nombre del documento.   Versión: Fecha: Página ___ de ___ Logo Institucional. Nombre del Sistema de Gestión. Nombre del documento.    Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: PRC-SST-001 Procedimiento para el control de documentos y registros Versión: 000 Fecha: 05/09/19  Página 4 de 6  Dirección: Cra 4D No. 38-65 B/MAGISTERIO Código del documento. Versión del documento. Fecha de aprobación del documento. Número de página. 5.1.2. Pie de pagina El siguiente pie de página se incluirá al final de todos los documentos, y contará con los siguientes requerimientos:    Fuente Arial numero 10 Elaborado: Revisado: Aprobado: Cargo: Fecha: Cargo: Fecha: Cargo: Fecha: Código: Se especifican las iniciales de quien elaboró, revisó y aprobó, cada uno con su cargo y respectiva fecha, por último, se relaciona el código del documento. Legitimidad: Todos los documentos dispondrán de un título adecuado a su contenido y serán redactados en  fuente Arial numero 12 Las márgenes para los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo contaran con margen de 3 cm. 5.2. Codificación de los documentos Para los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la empresa LAZARO SOFTWARE SAS      Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Código: PRC-SST-001 Procedimiento para el control de documentos y registros Versión: 000 Fecha: 05/09/19  Página 5 de 6  Dirección: Cra 4D No. 38-65 B/MAGISTERIO Responsable del por el mantenimiento y control de este procedimiento Responsable del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo-SG-SST de la empresa LAZARO SOTWARE S.A.S. Responsable de la ejecución de este procedimiento : Responsable del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo-SG-SST de la empresa LAZARO SOTWARE S.A.S . 5.3. CONTROL DE CAMBIOS Cuando un documento cambie de versión, será identificado con un sello de documento obsoleto. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACION Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo SG-SST-XXX Procedimientos PRC-SST-XXX Programas PRG-SST-XXX Políticas PLT-SST-XXX Formatos FT- SST-XXX Reglamentos REG-SST-XXX Instructivos INS-SST-XXX Manuales MAN-SST-XXX Planes PLA- SST-XXX
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