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1. Manual de GoogleFORMULARIO Área de Calidad de la Agencia de FP del País Vasco. Iñaki Biguri Zarraonandia 03/09/2011 2011 2. 2 Manual de Google-FORMULARIO Pág.…
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  • 1. Manual de GoogleFORMULARIO Área de Calidad de la Agencia de FP del País Vasco. Iñaki Biguri Zarraonandia 03/09/2011 2011
  • 2. 2 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia gFORMULARIO MANUAL de GoogleFORMULARIO Contenido 1. INTRODUCCIÓN A Google-FORMULARIO ......................................................................... 3 2. ACCEDER A GOOGLE DOCS................................................................................................ 3 3. CREAR UN FORMULARIO................................................................................................... 4 4. TIPOS DE PREGUNTA 4.1. Texto................................................................................................................... 5 4.2. Texto de párrafo ................................................................................................. 5 4.3. Tipo test.............................................................................................................. 5 4.4. Casilla de verificación ......................................................................................... 5 4.5. Elegir de una lista................................................................................................ 6 4.6. Escala .................................................................................................................. 6 4.7. Cuadrícula........................................................................................................... 6 4.8. Encabezado de sección....................................................................................... 6 4.9. Salto de página ................................................................................................... 6 5. EJEMPLO. CREACIÓN DE UN FORMULARIO....................................................................... 7 5.1. Resultado del Formulario ................................................................................... 12 6. MODIFICACIÓN DEL FORMULARIO. OTROS ELEMENTOS 6.1. Diseño estético (Tema: Plain)............................................................................. 13 6.2. Enviar .................................................................................................................. 13 6.3. Ver respuestas (Resumen y Hoja de cálculo) ..................................................... 14 6.4. Más acciones (Insertar y Modificar confirmación)............................................. 15 6.5. Enlace al formulario web.................................................................................... 15 7. COMPARTIR Y GESTIONAR LOS DATOS ............................................................................. 16 8. COMPARTIR Y CREAR AVISOS. 8.1. Compartir el documento .................................................................................... 18 8.2. Publicar como página web.................................................................................. 19 8.3. Definir reglas de notificación.............................................................................. 20 8.4. Exportar .............................................................................................................. 21
  • 3. 3 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 1. INTRODUCCIÓN A Google-FORMULARIO Una de las herramientas de Google Docs es su formulario. Se trata de crear un documento para la recogida de datos, ya sea de forma personalizada o anónima. Recordamos que Google Docs es un paquete ofimático, de carácter gratuito, que nos ofrece los siguientes tipos de documentos: Documento (de texto), Presentación, Hoja de cálculo, Formulario y Dibujo. También disponemos de un apartado llamado “Colección” que sirve para organizar los documentos anteriores al modo de carpetas. Para poder crear un formulario de Google Docs, es necesario disponer de una cuenta en Google. En nuestras organizaciones, utilizar formularios online (con un enlace directo o mediante un envío por correo electrónico), puede significar un gran ahorro en el tiempo de gestión y en la recogida de datos. Podemos utilizarlos para encuestas de satisfacción, evaluaciones de actividades, valoraciones, memorias, informes departamentales, recogida de opiniones, etc. 2. ACCEDER A GOOGLE DOCS Previamente tendremos que tener una cuenta en Google, es decir una cuenta de correo electrónico con Gmail. Crear la cuenta y registrarnos no es complicado y son operaciones parecidas a otras aplicaciones. Al entrar en nuestra cuenta de Gmail, en la parte superior, aparece una barra (como la imagen de al lado), donde aparece: Calendar, Docs, Fotos, etc. Habrá que pinchar sobre Docs para poder acceder al paquete ofimático que Google ofrece de forma gratuita. Al entrar aparece el menú de Google Docs. Tenemos dos opciones de trabajo: crear y utilizar documentos propios de Google o bien subir documentos propios creados con OpenOffice o Microsoft Office. En el caso de que optemos por trabajar con documentos subidos, debemos saber que Google nos da un espacio limitado, 1GB, mientras que si utilizamos documentos de la aplicación, Google no contará el espacio que ocupan nuestros documentos.
  • 4. 4 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 3. CREAR UN FORMULARIO Para crear un documento, habrá que pinchar sobre la pestaña “Crear nuevo” y elegir la opción que deseemos. Las posibilidades son: Documento, Presentación, Hoja de cálculo, Dibujo, Colección y Desde la plantilla. En nuestro caso, elegiremos “Formulario”. Aparece la siguiente pantalla y empezamos el diseño del formulario. Título del formulario Habrá que dar título al formulario. Este título será el mismo del documento. Información del formulario En algunos formularios conviene hacer una explicación sobre el tema del formulario, para qué servirán los datos o bien, indicar instrucciones de utilización. Preguntas para el formulario Por defecto aparecen dos preguntas. En todos los casos habrá que dar un “título a la pregunta”. Si se necesita, habrá que poner un “texto de ayuda” para facilitar al usuario la contestación de la pregunta. Además habrá que elegir el “tipo de pregunta”. Tipo de pregunta Existen siete tipos de preguntas. Más adelante se explican con detalle. Habrá que pinchar en la flecha para desplegar las posibilidades y elegir el tipo de pregunta deseado. Los tipos de preguntas son: • Texto • Texto de párrafo • Tipo test • Casilla de verificación • Elegir de una lista • Escala • Cuadrícula
  • 5. 5 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia Pregunta obligatoria Debajo de cada pregunta nos encontramos con una casilla de aceptación para hacer que la pregunta sea obligatoria. Si seleccionamos esta casilla, cuando se deje de contestar esa pregunta, no la enviará y solicitará al usuario que complete el formulario. Finalizado Una vez que hayamos creado nuestra pregunta, habrá que pinchar sobre “Finalizado” para darla por acabada y poder pasar a otra pregunta. Ya hemos comentado que por defecto aparecen dos preguntas, si se quiere añadir más preguntas, habrá que pinchar sobre la opción “+ Añadir elemento”, situado en la parte superior izquierda. A la derecha de este botón, existe otro llamado “Tema: Plain” para modificar el tema. Sirve para dar un aspecto estético al formulario a partir de una gran cantidad (97) de plantillas. Es conveniente utilizar plantillas que sean “limpias”, que el propio diseño no entorpezca la realización del formulario. 4. TIPOS DE PREGUNTA Los siete tipos de preguntas que existen son: • 4.1. Texto Este tipo de pregunta sirve para recoger un texto corto del tipo de Nombre, Apellido, Correo electrónico, etc. • 4.2. Texto de párrafo Sirve para recoger un texto más largo, del tipo de “comentarios”, “observaciones”, es decir, aportaciones propias. • 4.3. Tipo test Este tipo sirve para coger UNA SOLA opción de las distintas posibilidades que se presentan. Un ejemplo podría ser: ¿cómo ha sido la reunión?, buena – regular – mala. Solo podríamos elegir una de las tres. • 4.4. Casilla de verificación La casilla de verificación se utiliza para coger VARIAS opciones de las distintas posibilidades que se presentan. Un ejemplo podría ser: ¿qué día te viene bien para la reunión?, lunes – martes – miércoles. La persona que vaya a contestar podrá elegir un solo día, o bien dos o bien los tres. Después de recoger los datos, servirá para ver qué día es el más apropiado para la reunión. • 4.5. Elegir de una lista Tendremos que proporcionar una lista de posibilidades. El usuario desplegará las posibilidades y elegirá una de las opciones que aparece en la lista. Es parecida a la de tipo test, se diferencia en el momento de recoger los datos.
  • 6. 6 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia • 4.6. Escala Ofrece una escala de valoración entre 0 y 10 para hacer cualquier tipo de valoración. También se pueden elegir otros límites, por ejemplo entre 0 y 5 o bien entre 1 y 5, etc. • 4.7. Cuadrícula Se trata de una matriz de doble entrada, una en la zona izquierda y otra en la superior. Sirve por tanto para recoger en una sola pregunta valoraciones de distintos apartados. EDICIÓN. A la derecha de cada pregunta, aparecen tres iconos. El primero es un lápiz y sirve para editar la pregunta. El segundo son dos hojas, sirven para copiar la pregunta, posteriormente se podrá editar y modificar una de ellas. La tercera opción, una papelera, y lógicamente es para borrar la pregunta. OTRO. Entre los elementos que aparecen en “+ Añadir elemento” y no son preguntas, tenemos el apartado para “otro“, donde encontramos: “Encabezado de sección” y “Salto de página”. 4.8. Encabezado de sección Para formularios un poco largos o complejos, podemos estructurar y organizarlos mejor por medio de los “encabezados de sección”. Se trata de una especie de título para las preguntas que van a continuación. Hay que poner el “texto de encabezado” (título de la sección), mientras que la “descripción” será opcional. Después habrá que desplazar este elemento al sitio que corresponda. No afecta a la recogida de datos. 4.9. Salto de página Este elemento es exclusivo para cuando los formularios sean excesivamente largos. Se estructurará, mediante páginas, para que sea más cómoda su realización. En el título de la página se ha puesto “Página 2”, pero se podría poner según la temática: datos personales, opiniones personales, etc. Habrá que crear tantas páginas como sean necesarias. Se detalla más adelante.
  • 7. 7 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 5. EJEMPLO. CREACIÓN DE UN FORMULARIO Como ejemplo, vamos a crear un formulario para ver el grado de satisfacción con la acogida, que se realiza al nuevo profesorado que se llega a un Centro Educativo. Título del formulario: Acogida al nuevo profesorado Información del formulario: El objeto de esta encuesta es hacer un seguimiento de la satisfacción del profesorado nuevo (un mes en el centro) y mejorar a partir de tus opiniones. Pregunta 1: Nombre y apellidos Tipo de pregunta 1: Texto Utilizaremos esta pregunta para recoger los datos del nombre y apellidos, aunque este tipo de formulario, en principio y si no se busca algún dato en concreto, convendría que fuera anónimo. Se trata por tanto de un ejemplo. Pregunta 2: Departamento al que perteneces Tipo de pregunta 2: Elegir de una lista Se van añadiendo opciones a partir de recuadro “Haz clic para añadir una opción”. Se ha editado las dos preguntas que venían por defecto. Tendríamos que añadir más preguntas, así que tendremos que pinchar sobre “+ Añadir elemento”, y elegir el tipo de pregunta.
  • 8. 8 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia Pregunta 3: Indica qué miembro del equipo directivo te ha recibido Tipo de pregunta 3: Tipo test Se van añadiendo opciones a partir de recuadro “Haz clic para añadir una opción”. Si necesitamos, podríamos dejar una casilla para “Otro”. El usuario tendrá que elegir esta opción y escribir su respuesta personal, ajena a las anteriores. Pregunta 4: Indica la documentación que te han aportado Tipo de pregunta 4: Casillas de verificación En este caso, el usuario podrá elegir más de una opción. Igual que en caso anterior, se van añadiendo opciones a partir del recuadro “Haz clic para añadir una opción”. Si necesitamos, podríamos dejar una casilla para “Otro”. En este caso, habrá que hacer clic sobre la opción añadir “Otro” a la derecha de la casilla. Como no es una opción lógica para esta pregunta, decidimos no seleccionar esta opción.
  • 9. 9 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia Pregunta 5: ¿Cómo te han recibido en el Departamento? Texto de ayuda: Valora del 1 al 10, cómo te has sentido acogido por tus compañeros Tipo de pregunta 5: Escala En este caso, se han introducido varios elementos distintos de los anteriores: • Primeramente se ha introducido un texto de ayuda para entender mejor la pregunta. • Después se ha elegido la escala. En este caso del 1 al 10. Para elegir el intervalo, se hace clic sobre los desplegables y se selecciona el intervalo para la escala. • Finalmente se da un valor al mínimo y al máximo. En nuestro caso, hemos elegido “muy mal” para el 1 y “muy bien” para el 10. El usuario deberá valorar, con un número, lo que se le pregunta. Esta opción es muy buena para poder sacar una valoración media entre todas las aportaciones recibidas, a partir de la recogida de datos en una hoja de cálculo y mediante la utilización de fórmulas apropiadas. Pregunta 6: Valora la calidad de la documentación aportada por el Instituto Tipo de pregunta 6: Cuadrícula
  • 10. 10 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia Este tipo de pregunta obliga a decidir sobre cómo queremos la cuadrícula. Tendremos que decidir sobre: • Número de columnas. Por defecto se proponen 5 columnas, aunque nosotros, para nuestro formulario, hemos elegido 3. • Etiqueta de columna. Se trata de dar valor a cada una de las columnas. Puede ser un valor numérico (1, 2 y 3) o bien textual (muy mala, regular y muy buena). • Etiqueta de fila. Se trata de dar nombre a los elementos que vamos a valorar. El usuario, en nuestro caso, dispondrá de una cuadrícula de tres filas (elementos a valorar) y tres columnas (valoraciones). Pregunta 7: ¿Cómo podríamos mejorar la acogida al nuevo profesorado? Tipo de pregunta 7: Texto de párrafo El usuario podría aportar ideas y comentarios no recogidos a través de las preguntas del formulario. 8. Encabezado de sección Anteriormente hemos visto que los encabezados de sección sirven para estructurar formularios complejos o largos. El ejemplo nuestro no lo es, pero para hacer la práctica creamos dos encabezados. El primero es para poner la zona de “Datos personales” y el siguiente es para “Datos sobre la Acogida”. El primero de los encabezados lo desplazamos (explicado en la página 17) a la zona de inicio del formulario mientras que el segundo, lo dejamos para que encabece los datos más relacionados con la acogida. 9. Salto de página Este elemento se debería utilizar exclusivamente cuando los formularios sean excesivamente largos. Se estructurará, mediante páginas, para que sea más cómoda su realización.
  • 11. 11 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia En el título de la página se ha puesto “Página 2”, pero se podría haber puesto: datos personales, opiniones personales, etc. En la pregunta “Tipo test”, hemos visto (aunque no se ha comentado) que a la derecha del tipo de pregunta hay un apartado, que por defecto está sin seleccionar, y se llama “Ir a la página según la respuesta”. De esta forma, podríamos utilizar el “Tipo test” para ir a páginas concretas y poder navegar por el formulario. Naturalmente esto se deberá utilizar cuando el formulario sea muy largo. El ejemplo de formulario estaría finalizado (sin saltos de página pero con encabezados de sección). De todas formas, todavía tenemos cosas que hacer. Mientras estamos creando nuestro formulario, este se va guardando cada poco tiempo, aunque una vez finalizado, habrá que hacer clic en “Guardar” para cerciorarnos que el formulario ha quedado guardado. Para ver cómo queda el formulario que acabamos de crear habría a la parte inferior del panel de edición del formulario. Después de “Aquí puedes ver los formularios publicados” aparece la dirección web del formulario. Hacemos clic sobre la dirección web o bien, copiamos toda la línea (la parte azul) y la pegamos en el navegador web. Realizada esta operación nos encontraremos el formulario que podemos ver en la página siguiente. Tendríamos que enviar esta dirección a todas las personas que queremos que cumplimenten el formulario.
  • 12. 12 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 5.1. Resultado de Formulario.
  • 13. 13 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 6. MODIFICACIÓN DEL FORMULARIO. OTROS ELEMENTOS En la pantalla de creación del formulario hay otros elementos importantes que no debemos olvidar, estos son: 6.1. Diseño estético (Tema: Plain). Cuando creamos nuestro formulario se hace en un estilo llamado “tema plano” pero la aplicación nos ofrece un montón (hasta 97 plantillas) de diseños estéticos. Para ver las posibilidades que me ofrece habrá que pinchar sobre “Tema: Plain” en la parte superior derecha y seleccionar la opción que más nos guste. Después de previsualizado, si nos gusta, hacemos clic sobre “Aplicar”. Elegimos Books Modern. 6.2. Enviar Después de creado el formulario, tendremos que mandárselo a una serie de personas para que lo realicen; utilizaremos “Enviar este formulario por correo electrónico”. Aparece una pantalla donde tendremos que poner las direcciones de correo electrónico de las personas que tienen que rellenar el formulario. Si los receptores del formulario tienen correo de Gmail, podrán recibir el formulario en el propio correo. De no ser así, recibirán un enlace.
  • 14. 14 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 6.3. Ver respuestas En la opción “Ver respuestas” encontramos un desplegable con dos acciones más: • Resumen. A partir de esta opción podremos encontrar un resumen, sencillo pero efectivo, de los datos aportados en las respuestas. • Hoja de cálculo. Se explicará en el apartado 7.
  • 15. 15 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 6.4. Más acciones En la pestaña “Más acciones” tenemos un desplegable con dos acciones: • Insertar. Ya hemos visto que el formulario se puede mandar por correo electrónico pero es muy interesante la opción que permite incrustar (embeber) el formulario en un Blog, una Web o una Intranet. De esta forma, el formulario estará público en todo momento. Nosotros decidiremos cuando recibimos respuestas y cuando no. Después de hacer clic en insertar, aparece un código (iframe) que tendremos que copiar y pegar en el blog o sitio web que deseemos. Habrá que copiarlo a través del editor HTML. • Modificar confirmación. Cuando un usuario rellena un formulario y le envía, la aplicación le devuelve un mensaje de agradecimiento, creado por defecto. Este mensaje lo podemos modificar en los términos que deseemos. Por ejemplo lo podríamos poner en Euskera y en Castellano, de la siguiente forma: Eskerrik asko zure laguntzagatik – Muchas gracias por tu colaboración. Además, si seleccionamos la casilla de “Publicar resumen de respuestas”, al aparecer el mensaje de gratitud, aparecerá un enlace al resumen de las respuestas recibidas hasta el momento. El mensaje que aparecerá será: 6.5. Enlace al formulario web Anteriormente se ha convocado que para acceder al formulario mediante la web, habría que copiar toda la dirección que aparece en la parte inferior de la pantalla de creación del formulario, o bien pinchar sobre el enlace a esta dirección web. En ambos casos puedo ir al formulario para ver cómo va quedando o bien para rellenar y contestar.
  • 16. 16 Manual de Google-FORMULARIO Pág. Iñaki Biguri Zarraonandia 7.
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