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Artigo5 dinâmicas de implementação de software open source numa b universitária

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  • 1. Dinâmicas de implementação de software open source numa Biblioteca Universitária: o caso do ISCTE-IUL Maria João Amante Bruno Guimarães Marçal ISCTE-IUL – Instituto Universitário de Lisboa ISCTE-IUL – Instituto Universitário de Lisboa Avenida das Forças Armadas Avenida das Forças Armadas 1649-026 Lisboa 1649-026 Lisboa Tel: 217903082 Tel: 217903082 E-mail: maria.amante@iscte.pt E-mail: bruno.marcal@iscte.ptRESUMO Assim, a hipótese de adotar uma solução open sourceAs Bibliotecas Universitárias assumem um papel ganhou força, fundamentalmente após a realização dosfundamental no modelo de funcionamento das primeiros testes sobre a aplicação Koha contemplando-instituições de ensino superior cabendo-lhes assegurar e se as funcionalidades já existentes e a possibilidade depromover o acesso à informação, contribuindo para a concretizar alguns desenvolvimentos específicos queconstrução de um contexto de aprendizagem ativo permitissem atingir o patamar de qualidade de serviçofundamental para o sucesso e excelência no ensino. pretendido.À sua função aglutinadora no processo de gestão de PALAVRAS-CHAVE: Open Source, Koha, Sistema deacesso ao conhecimento estão associados um conjunto Gestão Integrada de Bibliotecas, Bibliotecasde serviços que, em grande parte, dependem de soluções Universitárias.informatizadas, facilitando o processo de interação comos utilizadores promovendo a sua autonomia na ABSTRACTrealização de diversas tarefas respondendo, assim, às Academic libraries perform an essential role on theexigências e necessidades dos atuais estudantes do higher education institutions functioning model as theyensino superior. have to ensure and promote information access, contributing to the construction of an active learningA tomada de decisão relativamente à adoção de soluções environment, indispensable for teaching success andtecnologicamente inovadoras é condicionada pelos extreme goodness.constrangimentos financeiros sentidos pela maioria dasinstituições de ensino superior em Portugal podendo To its agglutinating function in the management processvetar por completo a implementação de plataformas of knowledge access a set of services is associatedfundamentais para elevar a qualidade dos serviços which, on their majority, depend of informaticsprestados. solutions, enabling the interaction with the users promoting their autonomy in the fulfillment of severalO ISCTE-IUL debateu-se com a necessidade de tasks answering, in this way, to higher educationsubstituir o sistema de gestão integrada da sua biblioteca student’s demands and needs.garantindo que o custo total do projeto bem como osencargos futuros eram compatíveis com as reais The decision making process concerning the adoption ofpossibilidades da instituição. Realizou-se um technologically innovative solutions is conditioned bylevantamento das necessidades efetivas e definiu-se um financial constraints felt by the majority of theconjunto de pressupostos técnicos a ser contemplados na Portuguese higher education institutions completelyfutura solução. Seguiu-se uma prospeção de mercado preventing the implementation of fundamental platformspara aferir quais as alternativas que poderiam ser in order to raise the rendered services quality.elegíveis tendo em conta as suas características técnicas,funcionais e correspondente encargo financeiro. ISCTE-IUL library felt the need of replacing its library integrated management system assuring that the totalConstatou-se que as aplicações proprietárias que cost of the project as the future charges wherepoderiam responder às necessidades e expectativas compatible with the institutions real possibilities. Ageradas para uma implementação desta natureza needs survey was carried out and a set of technicalatingiam valores proibitivos quer numa fase inicial de demands that should be considered in the future solutioninstalação quer nos contratos de manutenção a pagar were defined. This was followed by a market research innuma base anual. order to identify and compare the alternatives that could be considered taking in account their technical and functional characteristics and financial charge.
  • 2. We realized that proprietary solutions that could answer o que é mudado (a estrutura organizacional, ato the needs and expectations generated by an tecnologia ou as pessoas), as condições segundo asimplementation of this nature reached prohibitive values quais a mudança ocorre e a vontade das pessoas paraeither on an initial installation phase either in the aceitarem a mudança. Assim, a introdução de qualquermaintenance contracts to be paid on an annual basis. tipo de mudança numa organização é um processo complexo e faseado. O processo inicia-se com aConsidering the above mentioned difficulties the identificação de um problema. Em seguida, procuram-hypotheses of the adoption of an open source solution se descobrir as causas do mesmo. Estando estasbecame stronger, mainly after the execution of the first identificadas, é iniciada a mudança. São entendidostests with the application Koha, considering the already como motivos necessários para uma organização iniciarexisting functionalities and the possibility of carryingout some specific developments that would allow the um processo de mudança os seguintes:intended degree of service quality.  insatisfação com a situação existente;  perceção da existência de uma alternativa queKeywords: Open Source, Koha, Sistema de Gestão permite melhorar a situação existente;Integrada de Bibliotecas, Academic libraries.  perceção de que a transição da situação atual (entendida como insatisfatória) para a desejada (solução) pode ser gerida. (MITCHELL eINTRODUÇÃO LARSON JR., 1982).As bibliotecas universitárias, enquanto organizações,devem conhecer o mercado em que operam e estruturar Qualquer mudança, mesmo a planeada, envolve umaos seus serviços de acordo com as necessidades dos dimensão de incerteza e de risco. Sobre este assuntoseus utilizadores. Numa época marcada pela explosão existe extensa literatura que poderíamos referir. Existemdos recursos eletrónicos de informação e por mudanças também estratégias que nos permitem diminuir essaconstantes em vários domínios, cujos impactos se fazem incerteza e risco: desde a recolha de informação, análisesentir nas instituições de ensino superior e nas suas de soluções possíveis, planeamento da mudança,bibliotecas, esse conhecimento deve ser prospetivo e a envolvimento dos participantes no processo, entreforma de atuação proactiva. Por este motivo, é outras.importante tomar em consideração o que é hoje umabiblioteca do ensino superior contemplando, MITCHELL e LARSON JR. (1982) aconselham umanomeadamente, as tendências e as influências que a metodologia para a implementação da mudança commodelam. êxito:  a motivação para a mudança deve ser geradaNeste contexto, deve ser atribuída uma importância entre os indivíduos que a devem realizar;particular às TIC na medida em que estas alteraram ostrês eixos nos quais assentam as profissões da  a fase de transição deve ser gerida de forma ainformação: os contentores de informação, isto é, os assegurar que o controlo é mantido durante edocumentos (information containers), os meios pelos após a mudança;quais podem ser comunicados (a transmissão digital de  as dinâmicas políticas da situação necessitaminformação) e os instrumentos utilizados para a sua de ser geridas de forma a apoiarem a mudança.gestão (dos catálogos, entendidos como bases de dadosde metadados utilizados para aceder aos documentos, Quanto ao primeiro aspeto, a motivação das pessoas,passamos ao acesso ao texto integral). O papel podemos considerar alguns tipos de procedimentos quefundamental da biblioteca como meio de acesso da contribuem para obter o seu apoio. São eles:comunidade ao registo do conhecimento não mudou,  a participação – as pessoas que desenvolverãomudaram sim as expectativas dos nossos utilizadores. a mudança ou que por ela serão afetadasAssim, quer a simplificação de rotinas a desenvolver precisam de ser envolvidas através da suapelos utilizadores no seu contato com a biblioteca quer participação no processo pois esta geraa oferta de novos serviços pressupõe a utilização de compromisso em vez de simples cumprimentoplataformas tecnológicas que, através da sua utilização, de orientações superiores. Compromissocontribuam para elevar a qualidade dos serviços implica motivação para apoiar uma mudança eprestados. “As bibliotecas universitárias e os seus trabalhar para garantir que ela funcione.profissionais assumem, assim, a responsabilidade de  a comunicação – a comunicação do que se vaiaproveitar os avanços da tecnologia e de os rentabilizar passar encoraja o entendimento: é poucoem benefício dos seus utilizadores, sobretudo, através provável que as pessoas possam apoiarda prestação de novos serviços.” (AMANTE e qualquer tipo de mudança sem que a conheçamSEGURADO, 2010, 2). Na mesma linha de ou compreendam.pensamento, FERNÁNDEZ-CUESTA (2005) defende  as recompensas suplementares – isto é,que “La incorporación de las nuevas tecnologias de la transmitir às pessoas que a mudança acarretaráinformación y de la comunicación en el desarrollo de recompensas suplementares para todos.los servicios bibliotecarios debe reforzar la orientacióninicial hacia el usuário y la comunidade…” (p. 45). Quanto ao segundo aspeto, a fase de transição, é verdade que a mudança interrompe o fluxo normal dosDINÂMICAS DE MUDANÇA acontecimentos numa organização. Dependendo do tipoQuando falamos de mudança devemos considerar a de mudança, as fontes de informação ou os canais deexistência de alguns aspetos principais nela envolvidos: comunicação podem, de alguma forma, perder-se. As
  • 3. fronteiras da autoridade e da responsabilidade podem  integrar desenvolvimentos feitos internamentetambém tornar-se confusas. Assim, a melhor forma de (casos da gestão de aquisições e da gestão dolidar com estes problemas é evitar que eles aconteçam, empréstimo interbibliotecas);o que pode ser conseguido através de um planeamento  permitir novos desenvolvimentos, isto é, quecuidado e antecipado da mudança. Sobretudo deve revelasse possibilidades de expansão paraexistir um período de difusão de informação sobre o que acolher exigências novas.se vai passar com enfoque particular nos benefícios queserão obtidos. Nesta linha, não menos importante era a necessidade de encontrar um parceiro estratégico que tivesse asO último aspeto consiste na obtenção de apoios para a competências técnicas e a credibilidade necessárias paramudança. Isto significa que são necessários grupos que dar garantias de que a implementação e o suporteapoiem a mesma o que se poderá conseguir através do técnico seriam os mais adequados estabelecendo-se,compromisso ou da negociação. Porque a mudança desta forma, uma relação que se pretendia sólida enuma organização é geradora de resistência torna-se, duradoura.em muitos casos, um assunto mais político do quetécnico. Assim, as pessoas devem ser envolvidas no Uma vez reunidos estes dois pressupostos, ou seja, aprocesso, desde o seu planeamento, por forma a escolha de uma solução informática que satisfazia asaumentar o seu compromisso com a iniciativa de necessidades sentidas e que se enquadrava no planomudança. orçamental previamente definido, bem como a eleição de um parceiro para a sua execução, todo o processo decorreu com grande naturalidade e sem sobressaltos,Podemos ainda recorrer a informação que pessoas ou gerando-se uma boa dinâmica de trabalho entre todos osorganismos que tenham desenvolvido processos elementos que participaram neste projeto.semelhantes ou iguais ao que queremos desenvolverestejam disponíveis para partilhar. Desta forma Pelo exposto e tomando em consideração as dimensõespodemos evitar erros que outros tenham já cometido. anteriormente mencionadas no tocante ao processo deMas a verdade é que nem sempre tal é possível mudança, a instalação e implementação do Sistema parasimplesmente porque não existe (ou não conhecemos) Gestão Integrada de Bibliotecas Koha, analisado numacasos semelhantes ao nosso. No caso em apreço, dimensão interna, seguiu um conjunto de fases/etapasprocessos de implementação do Sistema de Gestão planeadas a que obedece qualquer projeto de mudança eIntegrada para bibliotecas Koha. inovação organizacional. Envolveu uma dimensão técnica operacional e uma dimensão comportamental eImporta também desenvolver uma visão comum sobre o de mentalidades, não menos importante.que se pretende alcançar, tornar os procedimentostransparentes, garantir o controlo de qualidade e planear Constituiu uma oportunidade para motivar um conjuntoos recursos humanos e financeiros envolvidos. Assim, a de pessoas, para as agregar em torno de uma ideia deimplementação de um Sistema de Gestão Integrada para algo cuja concretização era importante, não apenas paraBibliotecas nos SID (Serviços de Informação e a Biblioteca, mas para toda a comunidade académicaDocumentação) do ISCTE-IUL pressupunha uma ISCTE-IUL. Traduziu-se em momentos de grandedimensão técnica/operacional e uma dimensão satisfação acompanhados por alguns (poucos!) decomportamental e de mentalidades não menos perplexidade.importante. A tecnologia facilita a dimensão Por ser importante para toda a Escola foi igualmentetécnica/operacional do projeto mas é necessário que as entendido como uma oportunidade para dar visibilidadepessoas estejam disponíveis para partilhar a informação ao trabalho desenvolvido pela Biblioteca e pelos seuse o conhecimento que criam (AMANTE e profissionais.SEGURADO, 2010, 3-4). Analisado numa dimensão externa, constituiu umaContudo, a mudança impunha-se, entre outros, pelos oportunidade para trabalhar em colaboração com umaseguintes aspetos: empresa prestadora de um serviço mas que estava  necessidade de estar mais perto dos igualmente comprometida com o sucesso do projeto. utilizadores; Constituiu uma oportunidade de aprendizagem conjunta  necessidade de poupar tempo na execução de em que ninguém sabia tudo e a descoberta podia ser alguns procedimentos; partilhada. Implicou formas de trabalhar novas,  necessidade de conceder maior autonomia aos nomeadamente, em rede e, por isso, traduziu-se na utilizadores; necessidade de confiança e de compromisso entre os  necessidade de prestar serviços através de participantes no projeto. funcionalidades que o sistema anterior não RECURSOS E METODOLOGIA DE TRABALHO possuía; Uma vez definida a aplicação que viria substituir a  necessidade de obter informação de apoio à então plataforma de gestão integrada da Biblioteca e a gestão através do Sistema. empresa que iria efetuar a sua implementação, algumasAssim, o Sistema a eleger devia: questões de ordem prática começaram a ser delineadas  responder a um conjunto de exigências quer entre as quais a identificação dos recursos humanos que em termos técnicos quer funcionais; seria necessário alocar ao projeto, a metodologia de  ser financeiramente suportável quer em termos trabalho, a forma de comunicação adotada por todos os de encargos imediatos quer futuros; envolvidos e, por fim, os requisitos técnicos entendidos como essenciais para que a instalação da solução
  • 4. decorresse de acordo com os objetivos preconizados. plataformas e sistemas de informação já existentes na instituição.O projeto contou com o empenho de diversosprofissionais, quer por parte do ISCTE-IUL como Esta etapa do processo permitiu igualmente estabelecer,também da empresa que efetuou a instalação da de uma forma muito objetiva, uma comparação diretaaplicação. O facto das equipas envolvidas se com outras soluções, validar a fiabilidade do sistema e,encontrarem geograficamente dispersas não constituiu não menos importante, aferir a sua facilidade deum obstáculo assinalável tendo os trabalhos decorrido utilização fazendo antever a rapidez na assimilação decom grande fluidez e com grande espírito de entreajuda. processos, requisito muito importante, não só por parteEmbora as tarefas atribuídas a cada equipa estivessem dos técnicos dos SID mas também por parte dabem definidas, a preocupação em garantir que os comunidade ISCTE-IUL em geral.processos não eram estanques foi uma constantepermitindo trabalhar de forma articulada, sustentada e Por forma a tirar o máximo partido desta plataforma decom maior nível de confiança por parte de todos os demonstração, e porque tal se revelaria sempreintervenientes. necessário na instalação de qualquer solução (independentemente da decisão a adotar), foi efetuadaDa parte dos SID, não havendo ninguém dedicado em uma recolha de informação interna o que permitiuexclusivo ao projeto, mas privilegiando todas as tarefas parametrizar o Koha moldando-o às regras deque a ele diziam respeito, estiveram constantemente funcionamento preconizadas no regulamento internopresentes uma técnica e a direção destes serviços. Da definido pela instituição para a sua Biblioteca.parte dos SI (Serviços de Informática) podemosdestacar a presença pontual de quatro elementos, um de De entre a informação recolhida destacamos ossistemas, que realizou a instalação dos servidores onde seguintes elementos: tipos de utilizadores e seusfoi alojada a aplicação e as respetivas bases de dados, atributos; tipos de documentos; políticas deum de redes, que garantiu o controlo de acessos à empréstimo; sanções e multas; relatórios de usoaplicação/servidor de acordo com o pretendido tanto a corrente; modelos de talões, cotas e códigos de barras;nível interno como externo, um elemento da equipa de exportação dos registos bibliográficos no formatodesenvolvimento, responsável pela criação dos web XML; diversos elementos gráficos; assim como oservices que permitem a ligação do Koha com o sistema código de todas as páginas e respetivas bases de dadosde informação central da instituição e, por fim, um (PHP/MySQL) das aplicações já existentes nos SIDelemento que funcionou como coordenador de projeto para gestão do EIB e das encomendas de obras, paraarticulando as operações entre todos os intervenientes. além da elaboração de uma descrição do seuA comunicação processou-se privilegiadamente com funcionamento.recurso a uma lista de distribuição de correio eletrónicorevelando-se uma forma muito eficiente de manter A exportação dos registos bibliográficos foi feita atodos os elementos interventivos e atualizados partir dos módulos de catalogação (base bibliográfica) erelativamente ao estado de desenvolvimento das várias de gestão de publicações periódicas (registos kardex) dotarefas em curso. Ocasionalmente, quando se impunha a Bibliobase. Foram realizadas sucessivas exportações etomada de decisões mais complexas ou quando o análises aos ficheiros gerados com o intuito de filtrarvolume de assuntos a discutir era particularmente pequenas irregularidades contidas nos registosacentuado, foram agendadas reuniões com recurso ao (nomeadamente duplicação do número de registo), queSkype ou audioconferências. foram sendo corrigidas no Bibliobase. Desta forma, os ficheiros utilizados para a importação final no KohaFASES DO PROJETO cumpriam os padrões de rigor desejados, sendo que estePodemos identificar diversas fases ao longo do período procedimento constituiu igualmente uma oportunidadede tempo que mediou o acesso a um servidor para melhorar a qualidade e fiabilidade da informaçãoaplicacional de testes onde foram avaliadas as contida na base de dados bibliográficos.potencialidades da ferramenta até ao dia em que foioficialmente apresentada à comunidade ISCTE-IUL. A informação referente aos leitores não foi exportadaApós a adjudicação da instalação foram necessários do antigo sistema da Biblioteca uma vez que seaproximadamente seis meses para garantir que a considerou vantajoso realizar uma importação direta doferramenta se encontrava em conformidade com os sistema de informação central do ISCTE-IUL. Destapadrões de qualidade e fiabilidade desejados pelos SID. forma, todos os utilizadores ativos na instituição passaram a
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