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MANUAL BDPI CADASTRAMENTO DA PRODUÇÃO NA BIBLIOTECA DIGITAL DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DA USP Versão preliminar

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UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP MANUAL BDPI CADASTRAMENTO DA PRODUÇÃO NA BIBLIOTECA DIGITAL DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DA USP Versão preliminar 2014 UNIVERSIDADE
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UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP MANUAL BDPI CADASTRAMENTO DA PRODUÇÃO NA BIBLIOTECA DIGITAL DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DA USP Versão preliminar 2014 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Reitor: Prof. Dr. Marco Antonio Zago Vice-Reitor: Prof. Dr. Vahan Agopyan SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS CONSELHO SUPERVISOR DEPARTAMENTO TÉCNICO Bibliotecária Mariza Leal de Meirelles Do Coutto EQUIPE DA BIBLIOTECA DIGITAL DA PRODUÇÃO INTELECTUAL (BDPI) Bibliotecários: Célia Regina de Oliveira Rosa (Coord.) Erinalva da Conceição Batista Tiago Rodrigo Marçal Murakami Sibele Silva de Fausto Analista de Sistemas: Jan Leduc de Lara Técnicos Doc. e Informação: Angelo Eduardo F. Batista Lilian Ribeiro Marli do Nascimento A. Sousa SUMÁRIO APRESENTAÇÃO REPOSITÓRIO Desenvolvimento da BDPI METADADOS Metadados Dublin Core Metadados Dublin Core Acrescentado ao DSpace Metadados USP Metadados LOM (Objetos Educacionais) Metadados IMS (Acessibilidade) ESTRUTURA DA BDPI Unidades USP Departamentos Tipologias Itens INSERINDO ITENS Workflow Submissão Submetendo: Artigo e materiais de revistas científicas Submetendo : Comunicações em eventos Submetendo: Livro e capítulo de livro Revisão Publicação ALTERANDO UM ITEM APÓS PUBLICAÇÃO Status do Item Arquivos do Item Metadados do Item MAPEAMENTO Mapeando o item... 73 6.2 Excluindo Mapeamento COLEÇÕES COM REGISTROS DE IMPORTAÇÕES (SEM COMUNIDADE ) Movendo Itens da Coleção Sem Comunidade REDES SOCIAIS ESTATÍSTICAS E METRIAS ALTERNATIVAS Estatística de Uso Altmetric Impact Story BUSCA REFERÊNCIAS APÊNDICES APRESENTAÇÃO Este manual tem a finalidade de instruir as equipes das bibliotecas responsáveis pelo cadastramento da produção na Biblioteca Digital da Produção Intelectual da Universidade de São Paulo (BDPI), sobre normas de submissão, edição, publicação final e busca para recuperação de dados, além de orientar os usuários do repositório institucional no esclarecimento das dúvidas. Recomenda-se a leitura completa desse manual antes do início das submissões, revisões e publicações. A BDPI é o instrumento oficial da Universidade para reunir a produção intelectual, de acordo com a Resolução 6444 de 22 de outubro de , que dispõe sobre diretrizes e procedimentos para promover e assegurar a coleta, tratamento e preservação da produção intelectual gerada nas Unidades USP e pelos Programas Conjuntos de Pós-Graduação, bem como sua disseminação e acessibilidade para a comunidade. 1 URL: 1 REPOSITÓRIO Repositórios digitais, também denominados bibliotecas digitais, possuem infraestrutura de banco de dados capaz de armazenar coleções de documentos em meio eletrônico. Repositórios gerenciam a produção intelectual de uma instituição pelo armazenamento, organização, preservação, recuperação e disseminação permitindo aumento na visibilidade e oferecendo novas formas de avaliação da produção científica pela facilidade de acesso, formando dados de uso dedicados à análise dessas informações na internet. O repositório institucional de uma universidade é um conjunto de serviços que a universidade oferece aos membros de sua comunidade, visando ao gerenciamento e disseminação dos materiais digitais criados pela instituição e pelos membros de sua comunidade (LYNCH, 2003). Nesse contexto a Biblioteca Digital da Produção Intelectual - BDPI, repositório institucional da Universidade de São Paulo, oferece o acesso livre e organizado à produção científica da Universidade. 1.1 Desenvolvimento da BDPI O projeto de desenvolvimento do repositório institucional USP foi iniciado por uma equipe de professores e bibliotecários, somados às bibliotecas piloto das unidades: ECA, EACH e FMVZ e recursos provenientes de edital FINEP/PCAL/XBDB Nº 001/2009, além de apoio para desenvolvimento do sistema no software DSpace, v.1.7, com o piloto do projeto disponibilizado em 2011 com cerca de 1200 registros. A partir de 2011 é redesenhado, na versão do DSpace, para lançamento oficial em 22 de outubro de 2012, com conteúdo indexado atingindo artigos. É denominado Biblioteca Digital da Produção Intelectual (BDPI) e definido como repositório institucional da USP pela resolução de 22 de Outubro de 2012, que trata da política de informação da USP. Em 2013, a BDPI traz novas implementações e atualização de recursos a partir da migração para a versão 3.1 do DSpace e é aberta à comunidade para auto-arquivamento por autores USP e para os responsáveis pela produção nas Bibliotecas. Em abril de 2014, a BDPI é atualizada para a versão 4.1 do DSpace. 2 METADADOS Os metadados consistem em um conjunto de elementos com semântica padronizada que possibilitam representar as informações eletrônicas e descrever recursos eletrônicos de maneira bibliográfica. Devido a sua característica de aplicação na área bibliográfica e a simplicidade de uso, o formato de metadados eleito para utilização do DSpace é o padrão Dublin Core (DC). A versão qualificada possui 15 elementos básicos e mais 35 elementos de refinamento. O DC fornece dados necessários para descrever, identificar, processar, localizar e recuperar documentos disponíveis na Internet. Na BDPI são utilizados os seguintes metadados: metadados Dublin Core que foram acrescentados ao DSpace; metadados USP criados para suprir questões específicas da Universidade; metadados LOM (Learning Object Metadata) direcionados à área de educação para atender a descrição dos registros de objetos educacionais; metadados IMS (Instructional Management Systems) para questões de acessibilidade. No momento, a norma AACR-2 poderá ser utilizada para o preenchimento dos metadados. Lembramos que os metadados possuem exemplos de preenchimento. 2.1 Metadados Dublin Core Dublin Core 2 é um esquema de metadados que visa descrever o conteúdo intelectual do documento para identificação e descoberta: recursos da web, registros bibliográficos, objetos de aprendizagem (vídeos, sons, imagens, textos, sites na web). O padrão Dublin Core inclui dois níveis: Simples e Qualificado. O padrão Dublin Core Simples inclui quinze elementos, o Qualificado inclui três elementos adicionais (Audiência, Proveniência e Detentor de Direitos); assim como um grupo de refinamentos de elementos (também chamados qualificadores) que refinam a semântica dos elementos de maneira que sejam úteis nas descobertas de recursos. 2 Quadro 1 Exemplo metadados DC Rótulo Instituição Data de publicação Local de publicação Metadado dc.contributor dc.date.issue dc.publisher.city 2.2 Metadados Dublin Core Acrescentado ao DSpace Além do padrão Dublin Core, o DSpace utiliza metadados DSpace Dublin Core Types Registry que ampliam as possibilidades de identificação de um registro. Quadro 2 Exemplo metadados DC Types Registry Rótulo Tipo Metadado Identificação da URL acrescentado ao DC identifier.url Tipologia acrescentado ao DC type.category Versão do objeto acrescentado ao DC type.version 2.3 Metadados USP Os metadados Esquema USP foram criados para atender especificidades da Universidade. Quadro 3 Exemplo de metadados USP Rótulo Tipo Metadado Descrição País Esquema USP Publisher.país identificar o nome do país Descritores USP Esquema USP Subject.vcusp identificar os termos do vocabulário controlado USP 2.4 Metadados LOM (Objetos Educacionais) O Learning Object Metadata - LOM, é um padrão de metadados especificado pelo Learning Technology Standards Comitee do Institute of Electrical and Electronics Engineers IEEE, com o objetivo de especificar um conjunto mínimo de atributos necessários para a correta descrição de um recurso eletrônico de fins educacionais (objetos de aprendizagem). Quadro 4 Exemplo de metadados LOM Rótulo Tipo Metadado Descrição Tamanho do vídeo LOM size Tempo de duração do vídeo/áudio LOM duration Versão mínima LOM minimumversion Tipo de tecnologia LOM type Nome da tecnologia LOM name Informar o tamanho do vídeo. Ex.: MB Informar o tempo de duração do vídeo. Ex: 04:30 Informar a tecnologia específica necessária para o uso do recurso. Informar o tipo de tecnologia necessária para uso do recurso. Informar o nome da tecnologia necessária para uso do recurso. 2.5 Metadados IMS (Acessibilidade) Metadados utilizados para identificar recursos de acessibilidade que estejam disponíveis no item. Quadro 5 Exemplo de metadados IMS Rótulo Tipo Metadado Descrição Descrição em áudio IMS AccessForAll audiodescription Legenda IMS AccessForAll captiontype Apresentação do conteúdo diferenciado sendo ele uma alternativa em áudio. Informar se existe legenda tendo referência direta com o conteúdo principal. Acessibilidade IMS AccessForAll accessibility Informar se há acessibilidade. 3 ESTRUTURA DA BDPI A Biblioteca da Produção Intelectual da USP está estruturada em: Comunidades - correspondem às Unidades USP ; Subcomunidades - correspondem aos departamentos de cada Unidade USP; Coleções - correspondem às tipologias (Artigos, Eventos e Livros) inseridas dentro de cada Departamento. Itens - correspondem aos próprios documentos com dados do registro e o PDF, quando disponível. 3.1 Unidades USP Na estrutura da BDPI, as comunidades são formadas pelas Unidades USP. O número entre colchetes, na frente da sigla da Unidade USP, corresponde ao número de itens existentes naquela unidade. Figura 1 Unidades USP e itens existentes na BDPI. 3.2 Departamentos As subcomunidades são representadas pelos departamentos de cada Unidade USP. O número entre colchetes, na frente da sigla do departamento, corresponde ao número de itens existentes em cada departamento da Unidade USP. Além dos departamentos de cada Unidade USP, existe a subcomunidade denominada Outros departamentos, para inserção de autores USP que não pertençam a nenhum departamento daquela unidade, por ex.: pós-graduandos com produção publicada sem a coautoria do docente. Figura 2 Subcomunidade Outros departamentos para inserção de produção de autores USP que não pertençam a nenhum departamento da unidade. 3.3 Tipologias As coleções são formadas de acordo com os tipos de itens apresentados na BDPI. Em cada subcomunidade, encontram-se as 3 (três) coleções da BDPI: Artigos e materiais de revistas científicas A coleção de artigos e materiais de revistas científicas reúne todos os textos publicados nas diversas partes que compõem as revistas científicas: artigos originais, artigos de revisão, atualização de artigo, resenha, editorial, carta, entrevista, pré-release e resumo. Livros e capítulos de livros A coleção reúne livro e capítulo de livro. Comunicações em eventos A coleção reúne trabalhos publicados em anais de eventos e apresentações realizadas durante eventos (apresentação oral, palestra, pôster, painel, resumo). Figura 3 Tipo de produção na coleção. Vídeo-aulas A coleção reúne vídeo-aulas. Para cadastro de vídeo-aulas, a biblioteca poderá encaminhar a solicitação aos cuidados da equipe gestora da BDPI para 3.4 Itens O item é o documento individualmente considerado que compõe uma coleção. Para cada item existe um conjunto de metadados correspondentes. A BDPI apresenta o item nos formatos resumido, simples e completo. Formato resumido apresenta informações de título, autor e início do resumo. Ao clicar no título temos informações no formato simples. Figura 4 Formato resumido do item. Formato simples apresenta título, autores, endereço eletrônico do item na BDPI, data de publicação, fonte, resumos, link para o SFX 3, link do arquivo PDF, link para métricas alternativas quando o item possuir DOI, Unidades USP/Departamentos correspondentes ao item. Obs.: O endereço eletrônico do item na BDPI é formado pelo endereço da BDPI (http://www.producao.usp.br), seguido de: /handle/bdpi/número do registro do item correspondente gerado pelo sistema, formando a expressão no exemplo abaixo. Ex.: No formato simples é possível editar o item, isto é, alterar dados de localização, arquivos e metadados do item. No lado direito da tela, clicar em Contexto e a seguir em Editar este item. Figura 5 Formato simples do item. 3 SFX: Sistema resolvedor de links OpenURL, oferece às bibliotecas uma solução para a precisa ligação entre as crescentes fontes de informação eletrônicas mantidas pelas bibliotecas. Formato completo apresentação de todos os metadados preenchidos durante o processo de submissão e revisão do item. Contribuidor(es) UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Autor(es) Horimoto, Andrea R. V. R. Oliveira, Camila M. Giolo, Suely R. Soler, Julia P. Andrade, Mariza de Krieger, Jose E. Pereira, Alexandre C. Data Imprenta BMC MEDICAL GENETICS, LONDON, v. 13, n. 9, JAN 30, 2012 ISSN URI de acesso Resumo Background: The purpose of this study was to estimate the genetic influences on the initiation of cigarette smoking, Patrocínio Sao Paulo Research Foundation (FAPESP) [2010/ , 2007/ ] Idioma (ISO) Eng Editor BIOMED CENTRAL LTD Este item é parte BMC Medical Genetics Direitos OpenAccess Assunto (outros) CARDIOVASCULAR RISK-FACTORS Título Genetic analyses of smoking initiation, persistence, quantity, and age-at-onset of regular cigarette use in Brazilian Tipo Article Detentor dos Copyright BIOM DOI / URL de acesso Tipo - categoria original article Tipo - versão publishedversion Cidade de LONDON Autor externo [Horimoto, Andrea R. V. R.; Oliveira, Camila M.; Krieger, Jose E.; Pereira, Alexandre C.] Univ Sao Paulo, Lab Genet & Volume 13 País de Reino Unido Remissiva do Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) Internacionaliza Internacional Arquivos neste Item Nome:wos pdf Tamanho:213.2Kb Visualizar/Abrir Formato:PDF Descrição:publishedVersion Este Item aparece no(s) seguinte(s) Tipo(s) de Produção(ões) Artigos e Materiais de Revistas Científicas - IME/MAE [156] Departamento de Estatística - IME/MAE Artigos e Materiais de Revistas Científicas - FM/Outros [1437] Outros departamentos - FM/Outros Artigos e Materiais de Revistas Científicas - FM/MCP [393] Departamento de Cardio-Pneumologia - FM/MCP Métricas Alternativas Apresentar o registro simples Figura 6 Formato completo do registro. 4 INSERINDO ITENS Para cadastrar um item é necessário estar conectado à BDPI: e possuir o perfil de depositante de acordo com o workflow da BDPI (ver 4.1). Recomenda-se usar o navegador Google Chrome. Para conectar-se, use o mesmo login e senha de sistemas.usp.br. O acesso à coleção da unidade deverá ser solicitado pela biblioteca, aos cuidados da equipe gestora da BDPI pelo IMPORTANTE Para evitar duplicação de registros, buscar o item na BDPI antes da submissão. Se o item já estiver publicado, mapear (ver 6.1) o mesmo para sua Unidade. Se houver necessidade de alteração do conteúdo, solicitar à Unidade USP responsável pela publicação ou inserção do registro bibliográfico. 4.1 Workflow O workflow representa as etapas para descrição do item de acordo com os perfis do usuário na BDPI: submissão, revisão e publicação. Submissão : o depositante cadastra o item; Revisão : o revisor verifica as informações do depositante e completa os metadados; Publicação : o bibliotecário confere todas as informações e aprova o registro para publicação na BDPI. Descrição dos perfis existentes na BDPI: depositante, revisor e publicador. Depositante: o usuário tem permissão para submeter itens de produção científica: Selecionar o tipo de produção onde deseja submeter o item; Marcar a(s) opção(ões) que se aplica ao depósito em questões iniciais; Detalhar o tipo de material: autor, título original, título traduzido, título da revista, volume, número, página inicial-final, data de publicação, país de publicação, cidade de publicação, DOI, URL, idioma, resumo, palavra-chave, versão da revisão por pares, agência de fomento, prêmios, notas, tipos de acesso, detentor dos direitos autorais; Informar configurações sobre o acesso; Carregar e descrever o(s) arquivo(s); Revisar a submissão; Adicionar licença Creative Commons, se existir no documento; Conceder a licença de distribuição não-exclusiva; Encaminhar a submissão para o processo de revisão; O depositante receberá automático informando sobre a submissão revisada disponível na produção ou sobre a existência de problemas. Revisor: o responsável pela tarefa tem permissão para aceitar ou rejeitar o item submetido e editar as informações dos metadados para checagem e correção: Editar as informações inseridas na submissão pelo depositante; Pegar a tarefa; Revisar, corrigir e completar os metadados do registro submetido; Abrir o arquivo anexo e conferir o conteúdo do mesmo de acordo com o registro do item; Se existir divergências no tipo de produção, rejeitar o item. Um automático é enviado ao responsável pela submissão, informando o motivo da rejeição e incluindo sugestões de alterações para nova submissão; Se o registro estiver correto, aprovar o item. O registro revisado será encaminhado ao publicador, para publicação. Publicador: o bibliotecário é responsável pela edição final dos metadados e pode rejeitar ou aprovar o item. Conferir as submissões revisadas; se necessário efetuar correção através da edição de metadados; Se o registro estiver correto, selecionar confirmar depósito para publicação; Atender e orientar eventuais dúvidas dos depositantes (docentes, alunos de pós-graduação e servidores), quanto aos recursos da BDPI; Encaminhar ao DT/SIBi dúvidas que não podem ser resolvidas na biblioteca, com tela e descrição do problema para o 4.2 Submissão Para efetuar uma submissão é necessário estar conectado à BDPI pela URL e possuir o perfil de depositante conforme workflow. Recomendase usar o navegador Google Chrome. Clicar ao lado do nome no canto superior direito da tela, em submissões e, a seguir, em iniciar uma nova submissão para começar o processo de cadastro de um novo item na base. O autoarquivamento na BDPI possibilita que a submissão ou depósito seja feito pelo próprio autor do documento: docente, aluno de pós-graduação ou funcionário. Para isso, a Biblioteca ou o próprio autor do documento poderá solicitar à equipe da BDPI acesso à coleção da unidade em que possui vínculo ativo Figura 7 Início da submissão. Selecionar um tipo de produção: é necessário saber o tipo de material que será cadastrado, bem como unidade e departamento a que pertence (artigo e materiais de revistas científicas, comunicações em eventos, livro ou capítulo de livro). Obs.: Se o item apresentar autores da mesma unidade e departamentos diferentes, escolher apenas um departamento; o outro será mapeado após a publicação do registro, conforme descrito no item 6.1. Após essa etapa, siga o fluxo de submissão detalhado em submissão do item a seguir: questões iniciais, descrição do item, carregar arquivo(s), revisar dados do item, atribuir licença Creative Commons e atribuir licença de uso na BDPI. Figura 8 Fluxo de submissão do item Submetendo: Artigo e materiais de revistas científicas Selecionar o tipo de produção artigos e materiais de revistas científicas, unidade/departamento. Figura 9 Tipo de produção, unidade, departamento. Figura 10 Tela de início do processo de submissão do item. O processo de submissão do item apresenta um Workflow com oito etapas de descrição do item: questões iniciais, descrever, acessar, carregar, revisar, atribuir licença Creative Commons, licença e completar. QUESTÕES INICIAIS As Questões iniciais apresentam dois tópicos: Múltiplos títulos: se o item apresentar títulos traduzidos ou equivalentes, selecionar esta opção; Publicado: se o item estiver publicado, selecionar esta opção. Obs.: A opção múltiplos títulos apresenta o metadado outros títulos. A mesma estará disponível na etapa Descrever, somente após seleção. A opção publicado apresenta os metadados de volume, número e página. A mesma estará disponível somente após seleção. Figura 11 Opções questões iniciais do item a ser submetido. DESCREVER Essa etapa apresenta a maioria dos metadados pertinentes à descrição do item, exceto outros que estarão disponíveis somente no perfil do revisor. Ex.: Vocabulário Controlado USP. Os metadados da etapa de submissão são: Tipo do material: já vem preenchido de acordo com o tipo do material escolhido em selecione um tipo de produção. Figura 12
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