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Manual do usuario openerp 7

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1. Manual de Usuário OpenERP Tutorial Ilustrado Básico de Uso Fábio Martinelli Rodrigues webmaster@zupy.com.br pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013 www.zupy.com.br Licenciado sob…
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  • 1. Manual de Usuário OpenERP Tutorial Ilustrado Básico de Uso Fábio Martinelli Rodrigues webmaster@zupy.com.br pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013 www.zupy.com.br Licenciado sob os termos da licença http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/
  • 2. Agradecimentos Akretion www.akretion.com Raphael Valyi @rvalyi Renato Lima @renatonlima Pelo excelente trabalho com a liderança da localização Brasileira do OpenERP, treinamentos sobre a ferramenta e inúmeras contribuições no Fórum da Comunidade, manutenção do site e contribuições OpenSource OpenERP S/A - www.openerp.com Pelo Software de Gestão Open Source Comunidade OpenERP Brasil www.openerpbrasil.org OpenERP Brasil Team https://launchpad.net/~openerp-brazil-team Fórum do Google Groups openerp-brasil@googlegroups.com www.zupy.com.br
  • 3. Sistema integrado de gestão empresarial (ERP) Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc). Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios. www.zupy.com.br
  • 4. A Importância do ERP nas Corporações Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. www.zupy.com.br
  • 5. Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ● Eliminar o uso de interfaces manuais ● Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) ● Otimizar o processo de tomada de decisão ● Eliminar a redundância de atividades ● Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado ● Reduzir as incertezas do Lead time ● Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa ● Reduzir o tempo dos processos gerenciais ● Redução de estoque www.zupy.com.br
  • 6. Desvantagens do ERP Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ● A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; ● Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; ● Dependência do fornecedor do pacote; ● Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; ● Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho; ● Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos; www.zupy.com.br
  • 7. Fatores Críticos de Sucesso Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são: ● Envolvimento do Usuário ● Apoio da direção ● Definição clara de necessidades ● Planejamento adequado ● Expectativas realistas ● Marcos intermediários ● Equipe competente ● Comprometimento ● Visão e objetivos claros ● Equipe dedicada ● Infraestrutura adequada ● Constante qualificação da equipe usuária www.zupy.com.br
  • 8. O OpenERP O OpenERP é o sistema de gestão empresarial (ERP) Open Source que mais cresce no mundo atualmente se destacando por sua arquitetura elegante, pelo uso de ferramentas ágeis de desenvolvimento e pela sua flexibilidade extraordinária para customizações. O Open ERP é a solução em gestão empresarial mais completa e flexível, com vários casos de sucesso nos mais diversos segmentos de negócios, afirmando assim sua eficiência. E o mais surpreendente, e um dos principais motivos deste sucesso, é que se trata de um projeto open source que conta com desenvolvedores espalhados pelo mundo; um projeto grandioso que vem vencendo desafios e promovendo uma verdadeira revolução. O OpenERP atende a vários segmentos de negócios em diversos países e agora está chegando no Brasil. www.zupy.com.br
  • 9. OpenSource / Código Aberto A definição do Open Source foi criada pela Open Source Iniciative (OSI) a partir do texto original da Debian Free Software Guidelines (DFSG) e determina que um programa de código aberto deve garantir: Distribuição livre A licença não deve restringir de nenhuma maneira a venda ou distribuição do programa gratuitamente, como componente de outro programa ou não. Código fonte O programa deve incluir seu código fonte e deve permitir a sua distribuição também na forma compilada. Se o programa não for distribuído com seu código fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo seja via rede ou com custo apenas de reprodução. O código deve ser legível e inteligível por qualquer programador. Mais Informações: http://pt.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_aberto www.zupy.com.br
  • 10. Manual de Usuário Este manual pretende ser um guia simples e visa demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns, do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em seu dia a dia. Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade. Não visa em momento algum fornecer informações técnicas ou informações para instalação, implementação ou parametrização do Software. www.zupy.com.br
  • 11. A Interface Tela de Login www.zupy.com.br
  • 12. Acesso aos aplicativos principais: CRM, Vendas, Compras, Contabilidade, Projetos, RH, etc... Acesso aos itens de Menu específicos do Aplicativo selecionado Dados do Usuário atual e acesso ao email Busca e Filtros Interface Nas próximas telas será apresentado os itens comuns em todo o programa, essa é a estrutura básica para a navegação e uso Novas Informações / Ações Necessárias Sempre que houver alguma novidade em um item que você esteja acompanhando, será exibido um número no item do menu, você pode clicar para ter acesso rápido ao item www.zupy.com.br
  • 13. Caixa de Busca Instantânea Ao digitar será exibido automaticamente os resultados da busca instantânea Pode ser pesquisado apenas por pedaços das palavras, sílabas, o sistema busca por qualquer trecho, no início, meio e fim da palavra Filtros Selecionados Ao clicar no " x " exclui o filtro selecionado O Triângulo abre o menu de Filtros e Agrupamento O " x " irá desmarcar todos os filtros selecionados Irá agrupar as informações de acordo com as opções selecionadas Exibirá somente as informações correspondentes aos critérios selecionados www.zupy.com.br
  • 14. Alterna o Modo de Visualização Navega entre as páginas ou registros Quantidade de registros Caixa de Pesquisa Estilos de Visualização Kanban - Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes... Lista - O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios Formulário ou Página - Exibição completa dos dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar Calendário - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes. Nota: Nem todas as opções de visualização estão disponíveis em todas as telas e itens de menu, dependem exclusivamente a que se referem as informações e podem ser alternadas entre elas. www.zupy.com.br
  • 15. Visualização Kanban Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes... Cada modo de visualização tem suas vantagens e desvantagens, depende realmente do tipo de informação que se deseja ter em geral www.zupy.com.br
  • 16. Visualização Listagem O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios As informações podem ser ordenadas pelos campos clicando no nome do item, como data, estágio, por exemplo para ordenar pelo nome do cliente clique aqui www.zupy.com.br
  • 17. Formulário ou Página Exibição completa de todos os dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro Campos com fundo Azul são obrigatórios www.zupy.com.br
  • 18. Exibição de Gráficos Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar Você pode alterar o formato do gráfico clicando neste ícone www.zupy.com.br
  • 19. Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar www.zupy.com.br
  • 20. Calendário por Mês - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes. É possível exibir apenas informações de usuários específicos selecionando aqui Escolha se deseja ver por Dia, Semana ou Mês Acesso ao dia de hoje ou navegar pelos dias Acesso rápido a um dia específico Você pode alterar a data de um evento diretamente pelo item no calendário www.zupy.com.br
  • 21. Calendário exibição por Semana Você pode criar um novo evento clicando diretamente em um dia em branco no calendário, ou acessar detalhes, editar e excluir um registro existente www.zupy.com.br
  • 22. Calendário exibição por Dia Os registros estão ordenados pelo horário que será realizado a próxima ação, muito útil para reuniões e ligações, também é possivel definir lembretes e o sistema informará antes de um evento ocorrer www.zupy.com.br
  • 23. Exibição de um item de Oportunidade vista em modo Página Breadcrumb Para navegação entre as páginas visitadas, com acesso fácil as telas anteriores Botões de Ação Aqui é possível executar diversas ações que irão alterar o estado da oportunidade, dar continuidade no fluxo de trabalho entre outras coisas Botão de Edição e Criação Também permite salvar e cancelar o registro atual quando estiver editando Barra de Estágio Exibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio Mais opções Links para ações e menus relacionados ao item Botões de Ação e Barra de Estágio www.zupy.com.br
  • 24. Mais Opções Fornece acesso a outros itens e ações relacionados ao registro atual, como ver as faturas, acessar os contratos, duplicar ou excluir o item Links mais comuns para itens relacionados ao cliente atual www.zupy.com.br
  • 25. Conversação No final de cada documento existe um formulário com o histórico de conversação e acompanhamento sobre o item atual, você pode registrar qualquer evento Acompanhamento Você pode acompanhar para ser avisado sobre alterações em estágios específicos do documento e adicionar mais pessoas na conversa www.zupy.com.br
  • 26. CRM - Gestão de Relacionamento com o Cliente Customer Relationship Management (CRM) Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter- relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa. O CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas: ● Automatização da gestão de marketing ● Automatização da gestão comercial, dos canais e da força de vendas ● Gestão dos serviços ao cliente Uma das atividades da Gestão do Relacionamento com o cliente implica registrar os contatos por si realizados, de forma centralizada. Os registros não dependem do canal de comunicação que o cliente utilizou (voz, fax, e-mail, chat, SMS, MMS etc) e servem para que se tenham informações úteis e catalogáveis sobre os clientes. Qualquer informação relevante para as tomadas de decisões podem ser registradas, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatórios de gestão. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management www.zupy.com.br
  • 27. CRM - Relacionamento com o Cliente Acessar através do item Vendas no Menu Principal O Fluxo de Trabalho segue uma sequência lógica através dos menus do OpenERP, sendo cada passo um item no menu ● Clientes Agenda de Endereços, possui empresas, contatos, clientes e fornecedores, e informações de telefones, emails e outras, ● Prospectos Primeiro contato com um futuro cliente ● Oportunidades Oportunidades de negócio com um cliente, aqui é definido o funil de vendas, da qualificação ao fechamento ● Cotações Pedido de venda provisório, enviando ao cliente para aprovação, pode ser alterado ● Pedidos de Venda Pedidos confirmados, prontos para ser faturados ● Contratos Gestão de Contratos com o cliente, toda a compra ou serviço prestado pode ser vinculado a um contrato Solicitações Controla as interações com o cliente, como questões, dúvidas, reclamações e qualquer tarefa que requer uma interação com o cliente, como cobranças, retirada de pagamentos Ligações Telefônicas Aqui ficam registradas o histórico de ligações efetuadas, bem como a agenda de ligações futuras, essas informações são vinculadas ao cadastro do cliente Para criar um Novo Cliente www.zupy.com.br
  • 28. Como Cadastrar um Cliente? Vá em Vendas > Clientes > Criar 1- Selecione se o Cadastro é de uma empresa ou não Pode ser enviada o logotipo ou foto do cliente 2- Insira o nome fantasia da empresa. Lembrando que o nome deve ser simples, deve ter a inicial em letra maiúscula e o restante minúsculo. Preposições devem ser em letras minúsculas. 3- Insira o CEP do local Se não souber procure no Google ou nos Correios, é importante o CEP correto para padronizar as informações e evitar erros 4- Clique em Pesquisar CEP. Após isso, o sistema localizará o endereço através do CEP. Importante! Antes de criar um cliente verifique se ele já não se encontra cadastrado! Preencha o máximo de informações possíveis quanto mais completo o cadastro melhor. O sistema valida as informações de CNPJ e CPF portanto devem ser válidos Escolha as Tags que definem o cliente Acrescente as informações adicionais como nº de telefone e email. Lembrando que o número de telefone deve ser padronizado dessa forma: (xx) xxxx-xxxx. Muito importante Colocar o Site Correto, acesse para ver se abre e é o do cliente Após preencher todas as informações Clique no botão Vermelho Salvar www.zupy.com.br
  • 29. No Final da Página aparece essas abas Clique no botão Criar Para adicionar os contatos da empresa Vai abrir essa tela, preencha as informações e salve Repita para todas as pessoas de contato da empresa Importante salvar email e telefone se tiver Escolha o Vendedor e a Equipe de Vendas Referência: é o Código do cliente dentro da empresa Data de Cadastro Marque se for um fornecedor Opt-Out se o cliente não aceita receber mala-direta por email www.zupy.com.br
  • 30. www.zupy.com.br CRM - Tela do Cliente Cadastrado Dados da Empresa Informações de Endereço Informações de Contato Acesso aos itens do Cliente Acesso a informações complementares e históricos, Pessoas de Contato no Cliente Clicando nas abas abrira logo abaixo informações específicas de cada uma
  • 31. Prospectos (Leads) Um prospecto representa um cliente em potencial com o qual ainda não estabelecemos um relacionamento comercial, ou mesmo uma nova solicitação de um cliente existente. No entanto um prospecto contém informações valiosas para aproveitar oportunidades de vendas futuras. No entanto o erro mais comum é que tal informação acaba não sendo registrada em lugar algum e se perde, ou mesmo quando registrada pode ser difícil rastrear as atividades para este prospecto, pois a informação não está a mão quando se precisa. Você pode obter prospectos de diversas fontes: ● Um email recebido ● Listas de empresas ● Cartões de Visitas ● Um telefonema solicitando mais informações ● Um formulário no próprio site ● Campanhas de Marketing O prospecto é uma opção de Pré-Venda e poderá ser convertido a um cliente ou uma oportunidade, mas precisa ser qualificado www.zupy.com.br
  • 32. O prospecto pode ser convertido em uma oportunidade clicando aqui Será apresentada esta tela aonde você informará se deseja criar uma nova oportunidade ou mesclar com uma oportunidade existente E aqui você poderá Criar um Novo Cliente ou relacionar a oportunidade a um cliente existente www.zupy.com.br
  • 33. Oportunidades Enquanto o prospecto representa o primeiro contato com o cliente, a ser qualificado, a Oportunidade representa um contrato em potencial. Cada oportunidade precisa ser tratada individualmente, fazendo a qualificação, agendando ligações, dando acompanhamentos, negociando com o cliente e definindo a posição nos estágios em que elas se encontram dentro do funil de vendas, até a conclusão do negócio. O OpenERP fornece inúmeras ferramentas e opções para facilitar esse acompanhamento, e integração com o sistema de emails, estoque, manufatura, faturamento, etc www.zupy.com.br
  • 34. Visão Geral das Oportunidades em Kanban Você pode adicionar Estágios da oportunidade Pode ser criada uma nova oportunidade de forma completa definindo todas as opções, ou Criar rapidamente para completar depois clicando no " + " Nome da Oportunidade Quantidade de Itens no Estágio Você pode Dobrar, Desdobrar, Editar ou Excluir a Coluna Nome do Cliente Mensagens e Seguidores Data da Próxima Ação Se estiver em vermelho é por que foi ultrapassada Ao passar o mouse sobre a oportunidade aparecerá este ícone para opções como Editar ou Alterar a cor de fundo do painel Foto do Vendedor responsável pela oportunidade Valor da Oportunidade É possível alterar o estágio da oportunidade apenas movendo o painel para uma outra coluna A Estrela serve como sinalizador visual É possível alterar a cor de fundo dos painéis para um controle próprio www.zupy.com.br
  • 35. Oportunidade em Modo Formulário Barra de Estágio Exibe o estágio do registro atua
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