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Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo

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1. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO ARQUIVO Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB - 2014 2. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo…
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  • 1. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO ARQUIVO Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB - 2014
  • 2. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Agenda • Objetivos, problemática e enquadramento • A importância da gestão documental • Perspetiva sobre o enquadramento institucional • Planeamento, plano, enquadramento legal e normas • O arquivo e as TIC • Na prática: Usando o Dspace
  • 3. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Agenda • Na prática: Usando o Dspace  Criação do ambiente, permissões e workflow  Criação do registo e inserção de documentos  Papel/Digital – características e problemas  Análise de facilidades/vantagens X dificuldades/desvantagens • Explorando a web • Outras aplicações • Considerações finais
  • 4. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento Desafio? Problemáticas… http://www.youtube.com/watch?v=qMLYHa_8HYc
  • 5. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento Conhecimentos Competências GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL Valorizar conhecimento organizacional Apoio à decisão Matriz institucional
  • 6. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento CONCEITOS ARQUIVO – Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação. ARQUIVAR – Operação que consiste no acondicionamento dos documentos nas respetivas unidades de instalação de acordo com o plano de classificação previamente estabelecido. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema de organização dos documentos de um arquivo de acordo com as classes pré- determinadas, normalmente identificadas através de códigos numéricos ou alfa-numéricos.
  • 7. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento OBJETIVOS Documentar a memória histórica dos povos. Documentar a memória histórica das organizações. Conservar os documentos independentemente da forma e do suporte, atribuindo-lhes valor. Fornecem prova, ajudam a compreender o contexto. Úteis para o conhecimento da evolução da humanidade.
  • 8. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento FUNÇÕES RECOLHER CONSERVAR SERVIR Todo o processo de análise, transferência, aglutinação e incorporação dos documentos. Manter os documentos em condições de preservação tais que garantam a sua integridade plena. Disponibilizar em tempo útil, a informação ou o documento a quem dele necessite.
  • 9. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento TIPOLOGIAS Princípio da proveniência Arquivos públicos Produzidos por entidades públicas ou por pessoas coletivas de utilidade pública administrativa Arquivo privados Produzidos por entidades privadas Âmbito:  Nacional  Regional  Municipal Âmbito:  Pessoas coletivas de direito privado integradas no setor público  Pessoas singulares ou coletivas privadas
  • 10. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento AS TRÊS IDADES 1.ª IDADE /Arquivo corrente – Constituído por documentos ou conjuntos de documentos em uso corrente, frequentemente consultados, que devem ser conservados e arrumados em local de fácil acesso 2.ª IDADE / Arquivo intermédio – Constituído por documentos ou conjuntos de documentos relativos a processos concluídos, mas ainda suscetíveis de serem consultados ou reabertos. Possuem um caráter transitório. 3.ª IDADE / Arquivo histórico – Constituído por documentos ou conjuntos de documentos relativos a processos concluídos, previamente selecionados para preservação permanente em função do seu valor probatório ou informativo. Também conhecidos como Arquivos definitivos.
  • 11. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento CICLO DE VIDA VALOR DO DOCUMENTO Curto prazo  Convites  Livros de protocolo  Livros de ponto  Cartões de época Envelhecimento lento  Contabilidade  Gestão financeira  Gestão organizacional Conservação ilimitada  Atas  Alvarás  Escrituras 1 a 5 anos 5 a 30 anos Permanente A definição do ciclo de vida do documento permite eliminar documentos que deixam de ter valor ou, em alternativa, permite fazer a sua migração para outros suportes menos onerosos em termos de espaço.
  • 12. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA NUMÉRICA ALFA-NUMÉRICA CRONOLÓGICA CRONO-NUMÉRICA GEOGRÁFICA TEMÁTICA ETC.
  • 13. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento TABELA DE SELEÇÃO Tabela de seleção  Documentos a arquivar tendo em conta a sua idade e importância.  Especificação do local exato onde o documento vai ser colocado no contexto do arquivo.  Datas de validade dos documentos.  Especificação clara dos critérios utilizados.  Especificação clara dos materiais a conservar e a eliminar.  Identificação dos documentos, classificação, prazos e destino final. A Tabela de Seleção de Documentos deve ser elaborada em estreita colaboração com a entidade nacional para o efeito (DGLAB) e deve ser vertida em Portaria que pode ser anexada ao Regulamento do Arquivo da Instituição.
  • 14. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 POLISSEMIA… REDUNDÂNCIA…CONFUSÃO… DESCODIFICAÇÃO… Informação Documento Comunicação SINONÍMIA… Objetivos, problemática e enquadramento  Suporte “físico” do conhecimento.  Manifestação do conhecimento registado.  Registo da Informação.  O lado visível do Iceberg.  Talking things (Jantz, 2007)  Facto  Notícia  Dado de conhecimento  Pôr ao corrente  Conteúdo e natureza da mensagem  Troca entre indivíduos  Partilha de conhecimento  Partilha de informação  Ato de comunicar (confusão com informar)
  • 15. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 EFICIÊNCIA A importância da gestão documental EFICÁCIA QUALIDADE CULTURA ORGANIZACIONAL INFORMAÇÃO
  • 16. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Distribuição Sistemas de informação Armazenamento Processamento Recolha Apoio à tomada de decisão Controlo Planeamento Coordenação Análise A importância da gestão documental INFORMAÇÃO
  • 17. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 DOCUMENTO Nem tudo o que parece é! A importância da gestão documental
  • 18. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 • Classificação orgânica Agrupamentos por tipo Separação por vida • Controlo de processos Utilização Alimentação Seleção • Facilidade de acesso • Controlo de fraudes • Preservação da memória institucional • Poupar tempo • Gerir o espaço • A cada documento o seu lugar • Rapidez no acesso • Precisão na linguagem • Integração tecnológica • Preservação do documento • Tarefas distribuídas • Controlo automático GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL Organizacional Funcional DOCUMENTO A importância da gestão documental
  • 19. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Objetivos, problemática e enquadramento http://www.youtube.com/watch?v=qDrG7zqnHdM DOCUMENTO
  • 20. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Formal Informal Hierárquica Normalizada Peer to peer À medida Sistematizada Aleatória Informativa/Assertiva Grau de rigor A importância da gestão documental COMUNICAÇÃO Oficial …/…
  • 21. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 COMUNICAÇÃO Resultados Alguns pareceres Informações técnicas Requerimentos …/… + Formal + Formal Ordens Comunicações Despachos Diretivas Instruções Documentos de gestão …/… A importância da gestão documental
  • 22. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Cartas Fax Convites Ofícios Legislação Circulares Livros Revistas ---------- Páginas www E-mail Publicidade Redes sociais Correio Outros meios A importância da gestão documental COMUNICAÇÃO Todos os dias 24h/24h
  • 23. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 A importância da gestão documental Cartas Fax Convites Ofícios Regulamentos Circulares Livros Revistas ----------- Páginas www E-mail Redes sociais Correio Outros meios Todos os dias 356 dias/ano COMUNICAÇÃO
  • 24. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 A importância da gestão documental Outputs Documentos Registos Dados Conhecimento registado COMUNICAÇÃO
  • 25. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 A importância da gestão documental Agrupamento Localização fácil Arrumar melhor Comunicar melhor Ganho de tempo Transparência EFICIÊNCIA EFICÁCIA ACCOUNTABILITY De onde vimos Quem somos O que somos Para onde vamos COMUNICAÇÃO
  • 26. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 A importância da gestão documental  Principais conceitos sobre arquivo  Incidência na produção documental das instituições/organizações  Informação, Documentos e Comunicação: pilares na gestão documental  A gestão documental como meio de apoio à decisão  A importância da comunicação na instituição/organização  Reconhecimento dos outputs no processo  Ferramenta de apoio à decisão SISTEMATIZANDO
  • 27. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 O IPCB http://www.ipcb.pt/index.php/organizacao/organigramas Consult. em 17-11-2014. Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 28. Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 IPCB Sistemas Serviços Pessoas Organizações SISTEMAS SIGA SGQ MOODLE AVADOC NETTIME SG-VIATURAS BIBLIOBASE RCIPCB RTFCESA SERVIÇOS ACADÉMICOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS RECURSOS HUMANOS INFORMÁTICA BIBLIOTECAS MANUTENÇÃO …/… PESSOAS DOCENTES NÃO DOCENTES ESTUDANTES EXTERNOS STAKEHOLDERS INSTITUIÇÕES EMPRESAS ORGANIZAÇÕES … Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 29. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 IPCB Sistemas Serviços Pessoas Organizações SISTEMAS SERVIÇOS PESSOAS STAKEHOLDERS Informação Documentos Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 30. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Construindo a teia Organizando a malha Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 31. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 PESSOAS SERVIÇOS SISTEMAS Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 32. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Perspetiva sobre o enquadramento institucional PESSOAS SERVIÇOS SISTEMAS Suportes --- Tecnologias
  • 33. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 As pessoas As pessoas alimentam todos os sistemas. Fazem-no síncrona ou assincronamente. Gerem o seu ambiente de trabalho. Fornecem alimento para os restantes sistemas. Fazem-no de forma consciente ou automática. Baseiam-se em procedimentos, normas, legislação ou metas. Cumprem ordens. Definem prioridades. Criam a sua própria Perspetiva sobre o enquadramento institucional
  • 34. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Exemplos
  • 35. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Exemplos
  • 36. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Exemplos
  • 37. NA PRÁTICA Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 PC E-mail Diretorias Pastas Ficheiros assunto Redes Estante Dossiê Documento data tipo interesse obrigação dever proveniência usabilidade Plataformas Gaveta
  • 38. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Perspetiva sobre o enquadramento institucional NA PRÁTICA  O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS, DIVISÕES, SERVIÇOS E GABINETES PRODUZEM HÁ 34 ANOS GRANDES MASSAS DOCUMENTAIS. • O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS, DIVISÕES, SERVIÇOS E GABINETES HÁ 34 ANOS QUE PROCURAM ARRUMAR, ORGANIZAR E PRESERVAR OS SEUS DOCUMENTOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL. • OS COLABORADORES DOCENTES E NÃO DOCENTES ANDAM HÁ 34 ANOS A PRODUZIR, ARRUMAR, ORGANIZAR E PRESERVAR DOCUMENTOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL.
  • 39. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Perspetiva sobre o enquadramento institucional NA PRÁTICA
  • 40. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas A NECESSIDADE  Levantamento da situação em todo o IPCB (dimensão, tipologias, estado de preservação, necessidade de limpeza e tratamentos de expurgo).  Elaboração de um plano de ação sequencial e em função de necessidades claramente identificadas.  Definição de um cronograma para as ações a implementar.  Construção paralela da matriz documental de suporte a integrar no SGQ.  Elaboração do plano de classificação tendo em conta a orgânica institucional.  Preparação de uma tabela de seleção de documentos, tendo em conta a legislação atual e em colaboração com entidades competentes.  Formação em arquivística para alguns colaboradores, adequando o seu perfil funcional aos objetivos de constituição de um arquivo institucional.
  • 41. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas Levantamento da situação utilizando várias metodologias de recolha de informação sobretudo, observação com possibilidade documental (foto) e questionários aos colaboradores (serviços). Elaboração de um Plano de Classificação seguindo a matriz institucional ou outra (Orgânica, Temática, v.g.). Tabela de seleção – Imprescindível para o descarte. Definição de um local adequado em termos de espaço e características ambientais. Equipamento tecnológico adequado à digitalização e armazenamento de grandes quantidades de documentos. A NECESSIDADE
  • 42. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas Enquadramento legal: A NECESSIDADE Lei n.º 107/2001, de 30 de agosto de 2001, publicada no Diário da República nº 209, Série I . A, de 8 de setembro de 2001. Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, pp. 5808-5829. Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, publicado no Diário da República nº 19, Série I . A, de 23 de janeiro de 1993. Estabelece o regime geral de arquivos e património arquivístico, pp. 264-270. Decreto-Lei n.º 103/2012 de 16 de Junho – estabelece a orgânica da DGLAB Portaria 192/2012 de 19 de junho – estabelece a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livros, dos arquivos e das bibliotecas.
  • 43. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas A NECESSIDADE NORMAS ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística Norma de descrição desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos 2002 (trad.) Todos os documentos normativos disponíveis em: http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de- documentos/
  • 44. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas A NECESSIDADE http://arquivos.dglab.gov.pt/area-arquivos/legislacao/ MEF- Macroestrutura Funcional Lista consolidada Toda a informação sobre arquivos de Portugal está disponível em:
  • 45. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 Planeamento, plano, enquadramento legal e normas  Elevado sentido ético  Elevado sentido institucional  Alto valor profissional  Nível de responsabilidade superior pela preservação da memória institucional A NECESSIDADE
  • 46. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 O arquivo e as TIC PRESERVAÇÃO ACESSO CONSERVAÇÃO GUARDA ORGANIZAÇÃO DIGITAL FACILIDADE TECNOLOGIA
  • 47. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 TECNOLOGIA Na prática: Usando o Dspace PRESERVAÇÃO DIGITAL Atividade necessária para a preservação de longa duração de conjuntos de bytes (incluindo metadados), de tal modo que permita a produção de um facsimile adequado do documento original e de todas as suas versões e que possibilite, ao mesmo tempo, o acesso continuado ao conteúdo do documento, através dos tempos e independentemente das mudanças tecnológicas (Trad. e adapt. Jantz, 2007).
  • 48. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 O arquivo e as TIC TECNOLOGIA http://www.youtube.com/results?search_query=medieval+helpdesk+in+portugueseE http://www.youtube.com/watch?v=4ZwJZNAU-hE CONHECIMENTO PRÁTICA DOMÍNIO FERRAMENTAS ADEQUADAS
  • 49. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 O arquivo e as TIC TECNOLOGIA Existem, no mercado, inúmeras soluções de gestão de arquivos de todas as tipologias. Em comum todas possuem linguagem apelativa promovendo o seu produto como aquele que melhor se adequa às necessidades de cada cliente. No IPCB existem programas de gestão de bibliotecas e seus utilizadores mas não existe um Software que promova, em exclusivo a gestão do arquivo (SIGA, SGQ, REPOSITÓRIOS…).
  • 50. TECNOLOGIA Pesquisa GOOGLE O arquivo e as TIC Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014
  • 51. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 TECNOLOGIA Proposta Apresentação da ferramenta Dspace nos módulos de Repositório Científico do IPCB e Repositório de Trabalhos de Fim de Curso da ESACB. http://www.repositorio.ipcb.pt http://minerva.esa.ipcb.pt/jspui/ Na prática: Usando o Dspace
  • 52. Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014 TECNOLOGIA Metodologia Exemplo: Elaboração de um plano de classificação simplificado, com número limitado de níveis. Aplicação experimental do DSpace à construção e gestão do arquivo institucional, usando como exemplo o I
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