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1.5. Presentación escrita y verbal de un plan de negocios.doc

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Sistemas de negocios y niveles de aplicación 1.5. Presentación escrita y verbal de un plan de negocios. Un buen concepto de negocios puede ser rechazado por errores en el proceso de comunicarlo, por lo que un plan de negocios debe estar bien desarrollado en fondo (contenido) y forma (presentación). La presentación del plan de negocios se puede analizar desde dos puntos de vista (ambos de gran importancia para alcanzar el objetivo y lograr un impacto positivo con el público al que se expone), ést
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  Sistemas de negocios y niveles de aplicación 1.5. Presentación escrita y verbal de un plan de negocios. Un buen concepto de negocios puede ser rechazado por errores enel proceso de comunicarlo, por lo que un plan de negocios debe estarbien desarrollado en fondo (contenido) y forma (presentación).La presentación del plan de negocios se puede analizar desde dospuntos de vista (ambos de gran importancia para alcanzar el objetivo ylograr un impacto positivo con el público al que se expone), éstos son: ã Presentación escrita; ã Presentación verbal. Presentación escrita del documento. El documento escrito debe guardar una estructura de contenidosimilar a la de cualquier documento formal; entre otras cosas, debecontener al menos los siguientes puntos: portada, índice, cuerpo deldocumento (contenido), anexos.  Portada . La portada debe establecer claramente: o El nombre de la empresa o negocio o La naturaleza del documento (Plan de negocios de laempresa XYZ), incluyendo de preferencia, el logotipode la empresa para darle una personalidad definida alproyecto. o Al responsable de la elaboración del plan, en especialsi se elaboró bajo pedido, por alguna persona oempresa ajena al proyecto. o El domicilio legal de la empresa. o Los datos necesarios para comunicarse con la(s)persona(s) responsables del proyecto. o La confidencialidad del documento. o La propiedad del plan de negocios (especialmente,para el caso de que el documento se haya mandado ahacer).  Índice . El índice debe contener: o  Títulos autoexplicativo y/o con una breve descripciónde ellos. o Señalar, en cada tema y subtema, los números depáginas correspondientes; por tanto, todo el plandeberá estar claramente paginado. o Debe estar desglosado por: contenido temático,gráficas, tablas y figuras.  Cuerpo del documento . La primera impresión cuenta mucho,por lo que se recomienda:42  Sistemas de negocios y niveles de aplicación o El documento se elabore con el procesador depalabras, eligiendo el tipo y tamaño de letraapropiados a lo largo de todo el trabajo (Arial, Genevao Helvética; 12 o 14 puntos respectivamente). o Usar hojas blancas del mismo tipo. o Homogeneizar el tipo de gráficos, tablas y figuras. o Utilizar carpetas de tres aros para facilitar la adición oeliminación de hojas, dependiendo de la presentaciónque se realice. o Usar separadores en cada sección del documento, loscuales indiquen el capítulo que trate, y así facilitar elacceso a los mismos.El documento debe estar bien presentado, evitando caer en laostentación, al grado que refleje un dispendio inútil de recursos (evitarel uso de papel costoso, impresiones de color, etc., a menos de que estosea muy necesario o solicitado por el cliente).La presentación del documento deberá incluir información de larazón para su elaboración (solicitud de préstamo, inversión, etc.), en nomás de una cuartilla. Es importante que se establezca claramente lacantidad solicitada, la forma de la aplicación de los recursos y la formaen que se piensa retribuir (retorno de la inversión, en tiempo ycantidad).La extensión del plan es un punto clave: el documento no deberásobrepasar 50 páginas, para evitar el rechazo natural a revisar undocumento extenso.La presentación del documento debe ser autoexplicativo en loposible. Deberá contener gráficas de la información numérica,considerando que el lector quizá no tenga un conocimiento profundo deltema.El documento debe estar limpio. Ordenado y bien presentado. Esconveniente diferenciar de manera clara cada tema y subtema, a travésde incluir títulos con letras en negritas y de un tamaño mayor (14 a 18puntos) en el resto del texto.La redacción y los errores ortográficos o numéricos juegan unpapel importante como distractores durante la lectura del documento,por lo que se deben eliminar. Se recomienda utilizar doble espacio en laimpresión para facilitar las notas del lector.   Anexos . Toda información complementaria debe presentarsepor separado, incluyéndola en los anexos correspondientes,tal como se muestra en el punto correspondiente de esteapunte. Usuarios potenciales del plan de negocios. 43  Sistemas de negocios y niveles de aplicación El plan de negocios puede tener, generalmente, los siguientesusuarios potenciales: operativos, inversionistas o institucionesfinancieras, proveedores, clientes.   Operativos (uso administrativo interno). El plan de negocioses una base para la operación de la empresa, por lo que sudesarrollo determina un proceso de planeación estratégica ylógicamente, operativa. El plan es una guía operativa básicadel negocio que aclara las metas, objetivos y actividadesrequeridas para el logro de estas, por lo que indica conclaridad los planes de acción, con sus respectivosrequerimientos de recursos. La elaboración del plan favorecela detección de áreas débiles o de oportunidad, aún antes deque una situación problemática se presente.  Inversionistas   o   Instituciones financieras (para obtenerpréstamos o financiamiento). Los inversionistas einstituciones financieras son los usuarios primarios externosmás frecuentes de un plan de negocios, por lo que éste seconvierte en la carta de presentación del emprendedor.Ningún inversionista o institución pensará en invertir oarriesgar su dinero en un negocio que no tenga preparadoun buen plan, y aún cuando el proyecto no es un documentoinfalible que garantice el éxito de la operación, sí facilita lavisualización de las perspectivas de éxito, por lo que setransforma en la mejor y más completa solicitud de apoyoque el emprendedor pudiera presentar.Si el documento está dirigido a un inversionista enparticular, es indispensable atender a ese público (su formade pensar y de tomar decisiones), a fin de orientarlo adecidir positivamente respecto a la propuesta que lepresentamos, a través de la información provista.El inversionista se comportará escépticamenterespecto al proyecto y tomará al pié de la letra la Ley deMurphy, en cuanto a que “si algo puede fallar, va a fallar”,por lo cual los aspectos débiles del proyecto deberán sercuidadosamente investigados y claramente señalados,permitiendo así proyectar su riesgo.El inversionista da especial atención a los puntos clavedel plan, por lo que solo estará dispuesto, en una etapainicial de presentación del proyecto, a dedicarle escasosminutos al mismo (10 a 15); el resumen ejecutivo seconvierte así en un elemento de gran importancia paracaptar la atención del inversionista e interesarlo, a través deinformación relevante, en la revisión integral del plan.44  Sistemas de negocios y niveles de aplicación El inversionista sustentará su confianza en laexperiencia y capacidad del equipo que le presenta elproyecto; es conveniente incluir una copia del curriculum delpersonal clave de la empresa, el cual enfatice sushabilidades, conocimientos y experiencia.En general, se recomienda que el plan muestre lapermanencia del proyecto y se manifieste como unaverdadera oportunidad de negocio.  Proveedores (créditos o facilidades de pago). En lo referentea proveedores, es más factible que se logre un incrementoen líneas de crédito o facilidades de pago cuando existe unplan que muestra el posible desarrollo de la empresa,asegurando así la recuperación del dinero financiado.Resulta más sencillo negociar con un plan fundamentado enla mano, que platicando el probable éxito de la empresa.  Clientes . El cliente es muy susceptible de buscar lapermanencia y estabilidad de la empresa (sobre todo cuandose convertirá en un cliente continuo), por lo que la captaciónde los clientes clave se facilitará si se presenta el desarrollode la empresa, fundamentándolo en un plan bien elaborado. Recomendaciones finales. Una vez elaborado el documento, es muy importante solicitar apersonas relacionadas con los temas abordados que realicen unarevisión detallada al capítulo correspondiente a su especialidad; losexpertos pueden facilitar comentarios que permitan complementar lainformación presentada y corregir cualquier error eventual; para estotrate de contactar abogados, mercadólogos, administradores,contadores, etc., de confianza, que estén dispuestos a realizar unarevisión imparcial y guardar la confidencialidad del caso.Una vez revisado y corregido el documento, se deben buscarpersonas ajenas al proyecto que lean el documento y jueguen losdiversos papeles del público a que va dirigido, para que externen susdudas, de manera que se logren identificar posibles causas de rechazo.Cada copia del documento debe ser registrada con los datos dequien la recibió y cuándo lo hizo; de ser posible, solicitar una carta queindique que se recibió el documento, señalando claramente el númerode hojas entregadas. Presentación verbal del Documento. La presentación verbal del plan también es muy importante, por loque se deben considerar algunos aspectos básicos:45
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