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  FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje CONTROLES ADMINISTRATIVOS 1. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE PLANEACIÓN 3 1.1. PLAN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 4 1.2. PLAN DE CAMBIO 5 1.3. PLAN MAESTRO 6 1.4. PLAN PROYECTO 1.5. PLAN RECUPERACION DE DESASTRES 8 2. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE DIRECCIÓN 8 2.1. MOTIVACIÓN 9 2.2. LIDERAZGO 9 2.3. COMUNICACIÓN 10 3. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL 10 3.1 HIPÓTESIS DE ETAPAS DE CRECIMIENTO 10 3.2 MEDIOS DE CONTROL 12 3.3 STÁNDARES 12 3.3.1 Estándares de desempeño 3.3.2 Estándares de documentación 3.4 A TENER EN CUENTA 13 3.4.1 Revisión de los puntos de chequeo 3.4.2 Ayuda para el control del proyecto 3.4.3 Post-Auditorias 3.4.4 Controlando el uso de los servicios computacionales 3.4.5 Aseguramiento de la calidad en el departamento de servicios de información 3.4.6 Funciones de Auditoria Interna 3.4.7 Requerimientos externos4. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN 16 4.1 CENTRALIZACIÓN – DESCENTRALIZACIÓN 16 4.2 SELECCIÓN HARDWARE – SOFTWARE 18 4.3 ESTÁNDARES 185. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE STAFF 19 5.1 CONTRATACIÓN DE PERSONAL 19 5.2 CAPACITACIÓN DE PERSONAL 20 5.3 RETIRO DE PERSONAL 21   2 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Controles Administrativos Evalue el rendimiento delas actividadespermitena tráves del cualse evaluaFunción de planeaciónFunción de direcciónFunción de controlFunción de organizaciónFunción de staff impactada porEstudio defacti b ilidadPlan de cambioPlan maestroPlan proyectoPlan recuperaciónde desastrespromueveMotivaciónLiderazgoComunicaciónse tiene en cuentaHipótesis etapa de crecimientoEstándaresMedios de controlproveese realizaCentralizaciónDescentralizaciónEstándaresSelección hardware y softwareTener control delas actividades desarrolladasContrataciónCapacitaciónPersonalRetirode  3 SENA INTRODUCCIÓN En toda empresa o entidad para su buen funcionamiento y desarrollo, se debe tener un control de las actividades desarrolladas a través del cual se evalúe el rendimiento de las mismas. La funciones específicas a evaluar son: planeación, dirección, control, organización y staff.Se pretende a través de estos controles supervisar las actividades realizas, realizar corrección de errores, y planificar nuevamente actividades después de realizar las correcciones correspondientes. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Controles Administrativos  4 SENA 1. FUNCIÓN DE PLANEACIÓN  La planeación en el área de informática no es un tema sencillo de tratar, ya que se ve impactada con cinco tipos de planes que son básicos para garantizar un buen funcionamiento. Aún y cuando el área de tecnología de información es un área en donde se presentan cambios a la vuelta de pocos meses es necesario que la planeación exista en todos los sentidos. A continuación se muestran los aspectos básicos y relevantes a considerar en cada uno de estos planes. 1.1. PLAN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD A través de este plan se realiza la investigación del costo y los beneficios a largo plazo del uso de computadores y con este estudio se recomienda si la organización debe o no utilizar computadores. Es a largo plazo y el responsable es el comité de manejo.La administración requiere un estudio de factibilidad para cualquier decisión de planeación en la instalación computacional. Por ejemplo: • Utilizar tecnología de información en la organización. • Implementar un nuevo sistema de aplicación o cambiar el sistema de aplicación actual. • Instalar un nuevo hardware o software y definir qué características debe tener. • Realizar un cambio de estructura organizacional para aumentar la capacidad de procesamiento de datos. El estudio de factibilidad es una herramienta del proceso de planeación más que un plan. Por otro lado, constituye un plan, ya que documenta las deliberaciones de la administración y proporciona recomendaciones y guías para implementar esas recomendaciones.El estudio de factibilidad involucra dos pasos:Cuestionario preliminar. Determinar rápidamente si el procesamiento vale la pena y si el estudio de factibilidad está garantizado. Apropiado estudio de factibilidad. Se lleva a cabo si el procesamiento de datos vale la pena. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Controles Administrativos  5 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Complejidad en el proceso • Las inversiones del procesamiento de datos deben ser evaluadas en términos de beneficios intangibles y costos. • Evaluar la tasa de descuento es difícil.• Muchos proyectos de procesamiento de datos ahora son interdependientes y su viabilidad financiera es difícil de evaluar. 1.2. PLAN DE CAMBIO En el plan de cambio se realiza la especificación de tareas y actividades que deben ser llevadas a cabo durante el cambio de procesamiento computacional de datos, un nuevo hardware, configuración del software o una nueva estructura organizacional. Es a corto plazo y el responsable es el comité de manejo.En este plan se especifican las tareas que deben ser llevadas a cabo, sus interdependencias y las restricciones que aplican las organizaciones cuando llevan a cabo cambios relacionados con el procesamiento de datos. Por ejemplo: adquisición e instalación de un nuevo computador, establecer una nueva configuración de hardware y software o cambios en la estructura de la organización. Algunas actividades típicas incluidas en un plan de cambio para informática son entre otras: • Completar las especificaciones de hardware y software. • Evaluar y seleccionar hardware y software. • Planeación física y preparación del sitio. • Prueba final y aceptación de hardware y software. • Entrega e instalación de hardware y software. • Diseño de la estructura organizacional para la instalación. Controles Administrativos
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