Lineamientos para Viáticos y Gastos de Viajes

  NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDE DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJEAREA GENERADORA: DIRECCIÓN GENERALFECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO DEL 2012VERSIÓN: PRIMERA VERSIÓN PROPÓSITO Gestionar, asignar, comprobar y controlar los viáticos y gastos de viajes del personal previaautorización y/o asignación para efectuar comisiones o trabajos en el territorio de México o enel extranjero. OBJETIVO Definir y establecer las reglas de aplicación para el desempeño de las comisiones ymovilizaciones temporales en territorio nacional y extranjero, así como para el pago deviáticos y gastos de viajes del personal de la empresa. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación general y observancia obligatoria para todo el personal dela empresa, inicia con verificación de disponibilidad presupuestal de la empresa y termina conla recepción de los documentos que amparen los gastos. SUPERVISÓ AUTORIZAFIRMA FIRMANOMBRECONTABILIDADNOMBREDIRECCIÓN  1.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1.1 El otorgamiento de viáticos y gastos de viajes se gestionaran por medio del formatoautorizado para solicitud de viáticos y gastos de viajes de la empresa, y será estrictamentepersonal, estos gastos deberán ser comprobados.1.2 El otorgamiento de viáticos y gastos de viajes únicamente para casos imprevistos y/osituaciones de emergencias podrán ser tratados a través de la utilización de medios alternativos(teléfono, correo electrónico, fax, etc.) y bajo la autorización del Director de la Empresa.1.3 El otorgamiento de viáticos y gastos de viajes estará sujeto a las tarifas vigentesconforme a la ley y lineamientos aprobados por el Director de la empresa y que en su caso seencuentren vigentes.1.4 El pago de viáticos procederá únicamente cuando y que por necesidad del trabajo oservicio tenga que desplazarse de su lugar de adscripción, de trabajo o residencia a otro cuyadistancia sea mayor a 50 km.1.5 El concepto de viáticos incluye los gastos indispensables en el desempeño de unacomisión o trabajo, relacionados con hospedaje, alimentación, transporte local,estacionamiento, llamadas telefónicas oficiales, fax, servicio de internet y cualquier otrosimilar que sea necesario en el cumplimiento de los objetivos de la comisión.1.6 La asignación y autorización de las comisiones solo podrán ser realizadas por elDirector de la empresa.1.7 Sera estrictamente indispensable establecer en la Solicitud de Viáticos y Gastos deViajes las fechas de inicio y termino de la comisión, estas sustentarán el monto solicitado sinpernoctar el último día de la comisión.1.8 El personal comisionado será el responsable de solicitar y dar trámite a la Solicitud deViáticos y Gastos de Viajes con un mínimo de dos días hábiles de anticipación, para el caso deque su desempeño sea en el interior de la República y cinco días hábiles para comisiones en elextranjero.1.9 Únicamente se autorizarán las comisiones estrictamente indispensables para eldesarrollo de las funciones encomendadas, debiendo reducir al mínimo la duración de lasmismas y cuidando que sólo concurran a ellas el personal realmente necesarios. Para tal efectodeberán evaluarse los resultados que se esperen de la comisión en relación con su aporte real ala consecución de los objetivos y metas de la empresa.1.10 Los períodos de comisión no deberán de exceder a 5 días, salvo causas plenamente justificadas.1.11 En comisiones que se realicen en el mismo día (ida y vuelta) solo se pagará el importede alimentación y transportación.  1.12 EI importe de transporte del lugar de trabajo al de la comisión y viceversa, se hará enfunción al valor vigente de las tarifas del medio de transporte utilizado, excepto cuando seutilice vehículo oficial, arrendado o propio de la persona comisionada.1.13 El importe del transporte en avión se pagará con la tarifa vigente correspondiente a clase turista , excepto cuando el Director de la empresa autorice lo contrario.1.14 Cuando el traslado se efectúe en vehículo de la empresa, se pagará gasolina y lascuotas de peaje. (El conductor deberá de contar con licencia de manejo en regla.). Será bajoresponsabilidad del comisionado utilizar vehículo propio.1.15 El pago de gasolina será proporcional a la distancia existente entre el lugar deresidencia y/o trabajo de la persona comisionada y el lugar de comisión.1.16 Sólo podrá arrendarse equipo de transporte para el cumplimiento de comisiones cuandotengan que trasladarse varias personas y no exista disponibilidad de vehículo en la empresa.1.17 EI avión como medio de transporte, procederá cuando la distancia del lugar en que serealice la comisión lo justifique (más de 800 Km o el tiempo de recorrido sea superior a 8horas) previa autorización del Director de la empresa.1.18 Los gastos de transportación en el lugar de la comisión (taxis), serán comomáximo el20% sobre el importe del hospedaje. La comprobación se realizará con el comprobante delservicio correspondiente ó a falta de este mediante recibo de caja firmado por el comisionado.1.19 EI personal comisionado (excepto directivos), deberá presentar un breve informe de losresultados de la comisión, avalado por su superior inmediato.1.20 Si por así requerirlo, se prolonga el período de comisión, por los días de diferencia seelaborará una nueva solicitud de viáticos, a la que se deberá anexar fotocopia de la solicitudinicial y de los documentos comprobatorios; enel espacio de observaciones se anotará el justificante y se hará referencia a lasolicitud srcinal.1.21 De no comprobarse la totalidad de los gastos o hacerlo con documentos que no reúnanlos requisitos de aceptación, el comisionado deberá reintegrar la diferencia en efectivo o, en sudefecto, se descontará el importe de los viáticos no comprobados a través de la nómina.1.22 La autorización de una nueva solicitud de viáticos, si se tiene una partida pendiente porcomprobar, deberá estar sujeta a la aprobación del Director de la Empresa.1.23 En ningún caso, se podrán otorgar viáticos para sufragar gastos de terceras personas ode actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeñode una comisión oficial.  1.24 En los casos en que por alguna razón no se lleve a cabo la comisión, el comisionadodeberá hacer el reintegro de inmediato en cuanto se conozca quese cancela la comisión ante lainstancia financiera que le proporcionó el recurso, haciendo referencia al documento deSolicitud de Viáticos y Gastos de Viajes que está cubriendo.1.25 No se autorizarán comisiones ni se otorgarán pasajes ni viáticos cuando el personal seencuentre disfrutando de su periodo vacacional o cuando estén desempeñando servicios conobjetivos diferentes a los de la empresa o como incremento o complemento de sueldos u otrasremuneraciones.1.26 Tampoco para cubrir gastos de representación de orden social o en calidad de cortesíau otro distinto a los señalados en los lineamientos vigentes de la empresa.1.27 Para el otorgamiento de pasajes se cuidará que los traslados se hagan a través deltransporte que resulte más económico y no se utilizarán servicios de primera clase ni secontratarán boletos abiertos.1.28 Toda entrega de viáticos, pasajes y gastos de viaje deberá ser comprobada mediante losdocumentos que respalden los gastos efectuados durante la comisión, por lo que seráresponsabilidad de los comisionados recabar y resguardar en el curso del viaje, loscomprobantes de los gastos que efectúen y verificar cuando se trate de viajes nacionales, quelos mismos cumplan con los requisitos fiscales.1.29 La comprobación de los viáticos y gastos deberá efectuarse en un plazo máximo de dosdías hábiles posteriores a la fecha del término de la. En el caso de que el comisionado nocumpla con el plazo establecido, el importe correspondiente le será descontado por nóminasalvo prórroga autorizada por el Director de la empresa.1.30 Para comprobar el período de la comisión se requiere que las fechas de los boletos deautobús, notas de gasolina y peajes correspondan a las de inicio y término de la comisión, lasfacturas de hotel y notas de alimentos sean por el periodo de la comisión, debiendo reunir losrequisitos fiscales.1.31 Como excepción cuando se tramite el pago de viáticos por comisiones urgentes yarealizadas, se deberá adjuntar la documentación comprobatoria e identificar tal hecho en lasolicitud.1.32 No se aceptaran facturas expedidas en bares, ni se efectuará el pago por consumo debebidas alcohólicas, ni llamadas telefónicas personales.1.33 No se otorgaran viáticos al personal, que adeuden comprobantes y/o reembolsos porconcepto de viáticos no devengados de comisiones anteriores, salvo que se haya autorizadoprorroga.